В современной России процесс цифровизации документов коснулся и сферы труда. С 1 января 2020 года в стране была внедрена система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ что породило множество вопросов у работников и работодателей. Один из самых частых: нужно ли и можно ли заверять бумажную трудовую книжку‚ если сотрудник выбрал электронный формат? В этой статье мы подробно разберем законодательные нормы‚ актуальные на 2026 год‚ и ответим на этот вопрос.
Что означает «переход на электронную трудовую книжку»?
Важно сразу уточнить терминологию. Фраза «перешел на электронную» означает‚ что работник подал работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Однако это не означает уничтожение или изъятие бумажного документа.
Согласно законодательству РФ:
- Если работник подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку‚ но вносит в нее только две записи: о подаче заявления и о выборе формы ведения.
- После внесения этих записей бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки для хранения.
- С этого момента все новые сведения о трудовой деятельности фиксируются исключительно в электронном виде в системе Пенсионного фонда (СФР).
Может ли работодатель заверять бумажную книжку после перехода?
Ответ на этот вопрос требует разделения ситуаций на две категории:
Заверение новых записей о работе
Нет‚ не может и не должен. После того как работник подал заявление о переходе на электронную трудовую‚ работодатель прекращает внесение любых записей о приеме на работу‚ переводах и увольнениях в бумажный бланк. Следовательно‚ и заверять эти записи печатью или подписью в бумажном документе не требуется‚ так как их там просто не появляется. Вся актуальная информация теперь содержится в базе данных Социального фонда России (СФР).
Заверение копии бумажной книжки или выписки из нее
Да‚ может и обязан по запросу работника. Даже если трудовая книжка находится на руках у работника и он перешел на ЭТК‚ у него может возникнуть потребность в заверенной копии этого документа (например‚ для визы‚ банка или оформления пенсии за периоды до 2020 года).
В этом случае:
- Работник обращается к работодателю (текущему или последнему) с просьбой заверить копию бумажной трудовой книжки.
- Работодатель снимает копии со всех заполненных страниц.
- На каждой странице копии ставится надпись «Копия верна»‚ должность лица‚ заверяющего копию‚ его подпись‚ расшифровка подписи и дата заверения.
- Также обязательно добавляется фраза о том‚ что работник подал заявление о выборе электронной трудовой книжки‚ и указывается дата этого заявления.
Как правильно оформить заверение?
Если работнику нужна копия его бумажной трудовой книжки‚ где уже стоит запись о переходе на ЭТК‚ документ должен выглядеть следующим образом:
- Копии всех страниц с записями;
- На последней странице (или на отдельном листе‚ если места нет) ставится штамп организации‚ подпись уполномоченного лица и дата.
- Делается приписка: «Работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде [дата]. Бумажная трудовая книжка выдана работнику на руки [дата].»
Это подтверждает‚ почему в документе нет свежих записей после определенной даты и что отсутствие записей не является ошибкой кадровика.
Где брать сведения о стаже после перехода?
Поскольку бумажная книжка больше не пополняется‚ основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж с 2020 года‚ становится:
- Выписка из электронной трудовой книжки. Ее можно заказать через портал «Госуслуги»‚ в клиентской службе СФР (бывший ПФР) или запросить у текущего работодателя.
- Работодатель обязан предоставить работнику сведения о его трудовой деятельности (форма СТД-Р) в день увольнения или по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней.
Частые ошибки и заблуждения
Многие до сих пор считают‚ что при переходе на ЭТК бумажную книжку нужно сдать в архив или уничтожить. Это неверно. Бумажная трудовая книжка остается действительным документом‚ подтверждающим стаж до момента перехода на электронный формат. Она хранится у работника и может быть заверена работодателем в виде копии в любой момент.
Также ошибочно требовать от работодателя внесения записей в бумажную книжку за периоды после подачи заявления о переходе на ЭТК. Такие записи будут считаться излишними и могут создать путаницу при проверке данных в СФР.
Помните: своевременное получение выписки из ЭТК и правильное хранение бумажного оригинала — залог беспроблемного подтверждения вашего трудового стажа в будущем.