Дата подготовки материала: 18:09:28 ()

Что такое заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде?

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности или продолжении ведения трудовой книжки в электронном виде (ЭТК) – это документ, которым работник выражает своё желание, чтобы работодатель фиксировал сведения о его трудовой деятельности исключительно в электронном формате. После подачи такого заявления отдел кадров больше не несёт ответственности за ведение бумажной трудовой книжки.

Основания для подачи заявления регламентируются:

• Статьёй 66.1 ТК РФ (о переходе и ведении трудовой книжки в электронном виде);
• Приказом Минтруда России от № 245п «Об утверждении порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Формой ЕФС‑1 (раздел 1.1 подраздела 1) – используется для отражения в отчётности факта подачи заявления.

Когда необходимо подать заявление?

Заявление требуется в следующих ситуациях:

1. Переход с бумажной на электронную трудовую книжку. Работник, ранее выбравший бумажный формат, может в любой момент перейти на ЭТК.
2. Получение сведений из ЭТК (форма СТД‑Р). Для выдачи выписки о трудовой деятельности работодатель обязан иметь заявление о предоставлении таких сведений.
3. Исправление неточных сведений. При обнаружении ошибок в электронной трудовой книжке заявление служит основанием для внесения корректировок.

Порядок действий при подаче заявления

Ниже представлен пошаговый алгоритм, который следует соблюдать как работнику, так и работодателю.

1. Подготовка заявления. Работник заполняет бланк заявления (образец можно скачать в системах КонсультантПлюс, Контур.Норматив или на сайте работодателя). В заявлении указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • Должность и подразделение;
   • Просьба о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде (или о предоставлении сведений из ЭТК);
   • Ссылка на ст. 66.1 ТК РФ;
   • Дата и подпись.
2. Регистрация заявления в кадровой службе. Отдел кадров присваивает заявлению внутренний номер и фиксирует дату получения.
3. Внесение записи в бумажную трудовую книжку (при переходе с бумажного формата). В графе трудовой книжки делается запись:
   • Графа 2: дата выдачи бумажной трудовой книжки работнику;
   • Графа 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
   • Графа 4: дата заявления и его регистрационный номер.

   После этого сотрудник и руководитель расписываются в книжке, и документ возвращается работнику.

4. Перевод учёта в электронную систему. Кадровая служба начинает вести сведения о трудовой деятельности в электронном формате (внутрикорпоративная ЭТК или через государственный портал «Работа в России»).
5. Информирование сотрудника. Работнику выдаётся выписка form СТД‑Р (при необходимости) либо подтверждение о переходе на ЭТК.

Образец заполнения заявления

Ниже представлен типовой бланк заявления (выделены обязательные поля). Вы можете скопировать его в любой текстовый редактор и распечатать.

Заявление
о предоставлении сведений о трудовой деятельности
или продолжении ведения трудовой книжки в электронном виде

Я, ______________________________ (ФИО полностью),
работаю в должности ______________________ в подразделении ______________________
(наименование организации).

Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации
прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде
и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности.

Дата подачи заявления: «__» __________ 20__ г.
Подпись сотрудника: ______________________

После заполнения заявление передаётся в отдел кадров, где ставится регистрационный номер и дата получения.

Особенности и ограничения

• Необратимость выбора. После подачи заявления о переходе на ЭТК изменить своё решение и вернуться к бумажной трудовой книжке уже нельзя (п. 4.1 порядка, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда от № 245п).
• Ответственность работодателя. Работодатель обязан обеспечить хранение электронных сведений в соответствии с требованиями законодательства (конфиденциальность, целостность, доступность).
• Взаимодействие с государственными системами. Сведения из ЭТК могут быть переданы в Пенсионный фонд РФ, ФСС и другие органы через единую систему электронного взаимодействия (ЕСИА).
• Архивирование бумажной книжки. При переходе на электронный формат бумажная трудовая книжка остаётся у сотрудника как документ, подтверждающий стаж до момента перехода.

Полезные ссылки и ресурсы

• Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (КонсультантПлюс, 2026) – ссылка.
• Инструкция по заполнению формы ЕФС‑1 (ПФР, 2022) – ссылка.
• Форма СТД‑Р (выписка из электронной трудовой книжки) – ссылка.
• Методические рекомендации Минтруда по ведению трудовых книжек (2023) – ссылка.

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде – это простой, но юридически значимый документ, который открывает работнику доступ к современным формам учёта трудовой деятельности, упрощает получение выписок и снижает риск потери бумажных носителей. Соблюдение установленного порядка подачи заявления, правильное оформление записи в трудовой книжке и timely взаимодействие с кадровой службой гарантируют законный переход на ЭТК и защиту прав как сотрудника, так и работодателя.

Помните: своевременное и корректное оформление заявления – залог бесперебойного ведения вашей трудовой истории в цифровой эпохе.