Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность гражданина. Однако многие работодатели и сотрудники забывают, что в нее вносятся не только данные о приеме на работу, переводах и увольнении, но и сведения о награждениях за успехи в работе. Правильное оформление таких записей важно для формирования полного профессионального портрета сотрудника и может учитываться при присвоении званий, получении льгот или оформлении пенсии.

В данной статье мы подробно разберем, какие именно грамоты вносятся в трудовую книжку, как правильно оформить запись и что делать, если приказ утерян.

Какие награды подлежат внесению в трудовую книжку?

Согласно пункту 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225) и статье 191 Трудового кодекса РФ, в раздел «Сведения о награждении» вносятся данные о следующих видах поощрений:
Государственные награды и почетные звания. Вносятся на основании указов и официальных решений государственных органов.
Почетные грамоты, дипломы, нагрудные знаки и значки, вручаемые работодателем. Ключевое слово здесь — «почетные». Это могут быть грамоты с формулировками «За многолетний добросовестный труд», «Лучший работник года», «За высокие производственные показатели».
Иные виды поощрений, предусмотренные законодательством РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка или уставами о дисциплине.

Важное уточнение: «Просто грамота» или «Почетная грамота»?

Часто возникает вопрос: нужно ли вносить запись о обычной благодарности или грамоте отдела?

• Если в локальных нормативных актах компании (Правилах внутреннего трудового распорядка) прописано, что выдача грамоты отдела является формой дисциплинарного поощрения за трудовые заслуги, и она приравнивается к почетной, то запись вносить можно и нужно.
• Если же это просто оперативное поощрение без статуса «почетного» и без соответствующего приказа по организации, то в трудовую книжку такие данные обычно не вносят. Однако, если работодатель хочет отметить достижения сотрудника, он вправе издать приказ о награждении почетной грамотой организации.

Инструкция: Как правильно внести запись о награждении

Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» (на развороте, предшествующем разделу о работе, или на вкладке в электронных форматах, если бы они поддерживались, но об этом ниже). Запись должна быть произведена не позднее недели со дня издания приказа.
Оформление производится по графам:

• Графа 1: Порядковый номер вносимой записи (нумерация сквозная в разделе награждений).
• Графа 2: Дата награждения (число, месяц, год). Обычно совпадает с датой приказа.
• Графа 3: Сведения о награждении. Здесь необходимо указать:
• Кем награжден сотрудник (должность, ФИО).
• Чем награжден (например, «Почетной грамотой», «Нагрудным знаком «Лучший строитель»»).
• За какие достижения (кратко: «за многолетний добросовестный труд», «за высокие показатели в работе»).
• Пример формулировки: «Инженера Петрова Ивана Сергеевича наградили Почетной грамотой ООО «СтройМаш» за высокие производственные показатели и личный вклад в развитие предприятия».
• Графа 4: Наименование, дата и номер документа (приказа), на основании которого внесена запись.
• Важно: Если номер приказа найти невозможно (утерян архив), запись в трудовую книжку вносить нельзя, так как она должна иметь документальное подтверждение. В этом случае необходимо сначала восстановить приказ (издать новый с пометкой «Взамен утерянного» или сделать архивную справку), и только потом вносить запись.

Особенности бумажных и электронных трудовых книжек

Здесь кроется самый важный нюанс современного кадрового делопроизводства (актуально на 2026 год).

Бумажные трудовые книжки

Для владельцев бумажных книжек (тех, кто вел их до 2021 года и не отказался от них) правила остаются прежними. Работодатель обязан вносить сведения о почетных грамотах и наградах по месту работы. Это право работника — иметь полную историю своих достижений в документе.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Для электронных трудовых книжек ситуация иная. Согласно действующим правилам (включая отчет ЕФС-1 и постановления ПФР/СФР), раздел для внесения сведений о награждениях в электронную трудовую книжку не предусмотрен.

• Информация о премиях, грамотах и благодарностях не передается в Социальный фонд России (СФР) и не отображается в выписке из ЭТК.
• Все достижения фиксируются только во внутренних документах работодателя (в личном деле сотрудника, в форме Т-2).

Таким образом, если у сотрудника только электронная трудовая, физически внести запись о грамоте некуда. Если же у сотрудника бумажная книжка, запись вносится обязательно (по желанию работника или требованию локальных актов).

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если запись не внесли вовремя?

Если награждение произошло, например, в 1993 году или несколько лет назад, а запись не внесли, ее можно добавить сейчас.
Издается новый приказ (или делается ссылка на старый, если он сохранился).
В графе 2 указывается текущая дата внесения записи.
В графе 3 пишется: «Награжден [дата] Почетной грамотой…».
В графе 4 указывается документ-основание (старый приказ).

Несет ли работодатель ответственность за невнесение записи?

Прямой административной ответственности (штрафов) именно за невнесение записи о награждении для работодателя не предусмотрено, в отличие от ошибок в датах приема/увольнения. Однако это может считаться нарушением прав работника на полное отражение его трудового пути. Кроме того, отсутствие записи может усложнить подтверждение стажа или льгот в будущем, если грамота давала право на досрочную пенсию (например, в педагогической или медицинской сфере).

Влияют ли грамоты на пенсию?

Сами по себе записи о грамотах напрямую не увеличивают размер страховой пенсии. Однако они могут служить подтверждением работы в определенных условиях или наличия ведомственных наград, которые в совокупности с другими факторами могут дать право на звание «Ветеран труда» и соответствующие социальные льготы.

Внесение сведений о награждении почетными грамотами в трудовую книжку, это важный элемент корпоративной культуры и юридической фиксации заслуг сотрудника. Несмотря на то, что в электронных трудовых книжках такой раздел отсутствует, для бумажных документов правило остается актуальным.

Работодателю следует помнить:

• Вносить нужно только почетные грамоты и знаки, оформленные приказом.
• Основанием всегда служит приказ (распоряжение) с указанием номера и даты.
• Запись должна быть точной и соответствовать тексту приказа.

Правильное ведение этого раздела трудовой книжки помогает сохранить историю профессиональных успехов работника для будущих поколений и государственных архивов.