В 2026 году ведение трудовых книжек остаеться важным аспектом кадрового делопроизводства, несмотря на активный переход на электронные форматы. Работодатели и сотрудники часто задаются вопросом: какие именно сведения и в какой последовательности должны появляться в документе? Ниже мы подробно разберем, что вносят в трудовую книжку после наступления ключевых событий в трудовой жизни сотрудника.

Основные виды записей в разделе «Сведения о работе»

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж и характер работы. В нее вносятся следующие типы записей:

Запись о приеме на работу.
Запись о переводе на другую постоянную работу.
Запись об увольнении с указанием причины.
Запись о награждениях (за успехи в работе).

Важно помнить, что записи вносятся только на основании официальных документов работодателя (приказов, распоряжений).

Что вносят после приема на работу?

Это самый частый вопрос в кадровом делопроизводстве. После того как сотрудник приступил к обязанностям, работодатель обязан оформить его трудоустройство документально.

Сроки внесения

Запись о приеме на работу вносится в течение 5 рабочих дней с момента издания приказа (распоряжения) о приеме. Если приказ не издавался, то отсчет ведется с даты заключения трудового договора.

> Важно: Ранее существовало правило «недельного срока», однако современные нормы (и разъяснения Роструда) ориентируют на внесение записи в течение 5 рабочих дней, чтобы синхронизировать бумажный документооборот с передачей сведений в Социальный фонд России (СФР).

Алгоритм действий после приема:

• Издание приказа о приеме на работу.
• Ознакомление сотрудника с приказом под роспись.
• Внесение записи в трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде и сотрудник не перешел полностью на ЭТК до 2021 года).
• В графе 4 указывается основание: вид документа, дата и номер (например: Приказ от № 15-к).

Что вносят после перевода на другую должность?

Если сотрудник меняет должность, структурное подразделение или характер работы на постоянной основе, это требует обязательной фиксации.

После издания приказа о переводе в трудовую книжку вносится соответствующая запись.

• В графе 3 указывается: «Переведен в [название отдела] на должность [название должности]».
• Запись вносится в те же сроки, что и при приеме — в течение 5 рабочих дней после издания приказа.
• Временные переводы (например, на время декрета другого сотрудника) в трудовую книжку, как правило, не вносятся, если они не стали постоянными.

Что вносят после увольнения?

Увольнение — критически важный этап, требующий максимальной точности.

Сроки

Запись об увольнении вносится в день увольнения. Это строго регламентировано: нельзя внести запись заранее или с опозданием. В этот же день трудовая книжка (если она велась в бумажном виде и не была ранее изъята для перехода на ЭТК) выдается работнику на руки.

Содержание записи

После издания приказа об увольнении в трудовую книжку вносится:
Причина увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ, например, «по собственному желанию», ст. 77 ч. 1 п. 3 ТК РФ).
Дата увольнения.
Должность, подпись и ФИО лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печать организации (если она используется).
> Внимание: Одновременно с внесением записи об увольнении, работодатель обязан направить форму ЕФС-1 в Социальный фонд России не позже следующего рабочего дня.

Особый случай: Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Один из самых важных моментов в 2026 году касается ситуации, когда сотрудник принял решение перейти на электронную трудовую книжку.

Что вносят после заявления о переходе на ЭТК?
Если работник подал заявление о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки:
Работодатель вносит в бумажную трудовую книжку запись о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку.
После внесения этой записи и выдачи документа на руки работнику, работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
Новый работодатель не может вносить какие-либо записи в такую бумажную книжку, так как она перестает быть действующим документом, подтверждающим текущую трудовую деятельность. Все дальнейшие сведения фиксируются только в электронном виде в системе СФР.

Заполнение при совместительстве

Существует нюанс с записями о работе по совместительству.

• Запись о приеме на работу по совместительству вносится по желанию работника.
• Запись об увольнении совместителя вносит работодатель по основному месту работы (если работник предоставит соответствующие документы) или работодатель по совместительству (если трудовая хранится у него).
• После увольнения совместителя необходимо направить форму ЕФС-1 в срок не позже следующего рабочего дня.

Технические требования к записям

Чтобы записи имели юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:

• Записи вносятся шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
• Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «ст.» вместо «статья», нужно писать полностью).
• Даты указываются арабскими цифрами (день и месяц — двузначными, год, четырехзначными).
• Каждая запись должна иметь свой порядковый номер.

Резюме

Порядок внесения записей строго регламентирован:
После приема, запись в течение 5 рабочих дней.
После перевода — запись в течение 5 рабочих дней.
После увольнения — запись в день увольнения.
После перехода на ЭТК — вносится финальная запись, и бумажная книжка отдается сотруднику, после чего новые записи в нее не вносятся.

Соблюдение этих правил в 2026 году гарантирует отсутствие проблем с подтверждением стажа для пенсии и защитит работодателя от штрафов со стороны контролирующих органов.