С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Переход на электронный формат — это не просто смена носителя информации, а юридически значимое событие, требующее четкого оформления. Одним из ключевых вопросов при этом процессе является вопрос о копиях и выписках. В этой статье подробно разберем, как правильно оформить переход, какие документы выдавать и хранить.
⚠️ Важное уточнение терминов
Не путайте:
- Копия бумажной трудовой книжки — полное или частичное дублирование информации с физического документа, заверенное работодателем.
- Выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК), документ, сформированный в установленном порядке из базы данных СЗВ-ТД, содержащий сведения о трудовой деятельности. Это не «копия» в классическом понимании, а официальный документ, имеющий равную с ЭТК юридическую силу.
Процедура перехода на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция
Перевод сотрудника на ЭТК происходит только по его собственному заявлению. Работодатель не может инициировать этот процесс принудительно. Алгоритм действий следующий:
- Получение письменного заявления от работника. Заявление оформляется в свободной форме или по внутреннему образцу организации. В нем сотрудник должен четко выразить согласие на ведение его трудовой книжки в электронном виде и отказ от бумажного носителя.
- Внесение записи в бумажную трудовую книжку. Это обязательный этап, даже если у сотрудника уже есть ЭТК. В последнюю (или предпоследнюю) запись о последнем месте работы вносится специальная отметка по форме, рекомендованной Минтрудом; Пример записи: «Переход на ведение электронной трудовой книжки с [дата]. Бумажная трудовая книжка выдана на руки.». Запись заверяется подписью должностного лица и печатью организации.
- Выдача бумажной книжки работнику. После внесения записи бумажная трудовая книжка (ТК) выдается работнику под расписку. С этого момента работодатель прекращает ее хранение.
- Формирование сведений в ЭТК. Работодатель обязан передать в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о трудовой деятельности сотрудника (формы СЗВ-ТД, СТД-Р) в электронном виде. Это делается в рамках обычной отчетности.
Что выдает работодатель после перехода? Копия или выписка?
Здесь часто возникает путаница. Ответ зависит от того, что именно запрашивает сотрудник.
Если сотрудник запрашивает документ о своей трудовой деятельности (например, для нового работодателя или банка):
- Работодатель не выдает копию бумажной книжки, так как бумажный носитель теперь находится у сотрудника.
- Работодатель обязан выдать выписку из электронной трудовой книжки.
- Срок: Не позднее 3 рабочих дней с даты получения заявления от работника (ст. 66.1 ТК РФ, п. 5 Правил ведения ЭТК).
- Форма: Выписка оформляется по форме СТД-Р (сведения о трудовой деятельности — распечатка). Это и есть официальный документ, подтверждающий стаж и трудовую историю.
Если сотрудник хочет получить дубликат или копию своей старой бумажной книжки (до перехода):
- Это возможно только на основании заявления и в порядке, установленном для бумажных ТК (ст. 77 ТК РФ).
- Работодатель выдает копию той бумажной книжки, которая у него хранилась до момента перехода. Эта копия заверяется в установленном порядке.
- Важно: после выдачи бумажной книжки сотруднику и внесения записи о переходе на ЭТК, работодатель больше не хранит оригинал и не может выдать его копию, так как документ перешел в собственность работника.
Обязанности работодателя по хранению информации
Даже после выдачи бумажной книжки сотруднику и перехода на ЭТК, работодатель обязан хранить:
- Электронные копии всех сведений о трудовой деятельности, переданных в ПФР (файлы СЗВ-ТД, СТД-Р).
- Электронные копии заявлений работников о переходе на ЭТК.
- Электронные копии выписок (СТД-Р), выданных работникам.
Эти документы должны храниться в электронном архиве организации в течение всего срока исковой давности и срока хранения трудовых документов (75 лет). Они понадобятся при проверках Государственной инспекции труда (ГИТ) или в судебных спорах.
Где и как сотрудник может посмотреть свою ЭТК?
Сотрудник имеет доступ к своим данным в ЭТК через:
- Личный кабинет на портале Пенсионного фонда России (Госуслуги). Это основной и самый полный источник информации.
- Личный кабинет на портале Госуслуг. Доступ к данным ЭТК также реализован.
Важно: Работодатель не имеет права самостоятельно заходить в ЭТК сотрудника. Он может получить сведения только по письменному запросу от самого работника или в рамках межведомственного информационного обмена с ПФР.
Частые ошибки и риски
- Невыдача бумажной книжки после записи о переходе. Это прямое нарушение ТК. Бумажная ТК после записи должна быть вручена работнику.
- Отсутствие заявления от работника. Переход без письменного согласия незаконен.
- Неправильная формулировка записи в бумажной книжке. Запись должна быть однозначной и содержать дату перехода, а также факт выдачи книги.
- Невыдача выписки СТД-Р по запросу в 3-дневный срок. За это предусмотрена административная ответственность для работодателя (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
- Уничтожение бумажной книжки после перехода. Бумажную книжку после выдачи сотруднику работодатель не хранит, но должен хранить электронные копии всех сведений и документов по переходу.
Процедура перехода на электронную трудовую книжку и оформления связанных с ней копий и выписок строго регламентирована. Ключевые правила:
- Переход — только по заявлению работника.
- Обязательная запись в бумажной книжке и ее выдача сотруднику.
- Выдача выписки СТД-Р (не копии!) по запросу в течение 3 рабочих дней.
- Хранение электронных архивов всех сведений и документов.
Соблюдение этих правил защищает и права работника (доступ к своему стажу), и работодателя от претензий и штрафов.