С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Этот шаг стал частью масштабной цифровизации государственных услуг и упрощения кадрового учета. Однако многие работодатели и сотрудники до сих пор задаются вопросом: что именно выдавать при увольнении, если у работника уже оформлена электронная трудовая книжка? Ответ на этот вопрос важен для соблюдения трудового законодательства и избежания споров с трудовой инспекцией.

Основные принципы работы с электронной трудовой книжкой

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , с 1 января 2021 года:

• При первичном трудоустройстве работнику оформляется только электронная трудовая книжка, если он не подал заявление об использовании бумажного варианта.
• Работник может выбрать формат: электронный или бумажный. Если он не подал заявление — автоматически используется ЭТК.
• Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, он может сохранить её и продолжать использовать, либо перейти на электронный формат, подав заявление работодателю.

Электронная трудовая книжка ведется в Информационной системе Пенсионного фонда России (ИС ПФР). Все сведения о трудовой деятельности сотрудника (прием, переводы, увольнение) передаются работодателем в ПФР через форму СЗВ-ТД.

Что выдавать при увольнении при наличии ЭТК?

При увольнении сотрудника, у которого только электронная трудовая книжка (то есть он не подавал заявление на сохранение бумажной), работодатель не выдает никакого физического документа в виде трудовой книжки. Вместо этого:

1. Выдается справка о трудовой деятельности — это обязательный документ, который должен быть выдан работнику в день увольнения.
2. Предоставляется доступ к электронной трудовой книжке через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.

Справка о трудовой деятельности

Справка о трудовой деятельности — это официальный документ, утвержденный Приказом Минтруда России № 72н от . Она содержит:

• ФИО работника;
• Периоды работы (даты приема и увольнения);
• Должности, которые занимал сотрудник;
• Основания прекращения трудового договора (например, по собственному желанию, сокращение и т.д.);
• Сведения о наградах, поощрениях, если они были отражены в трудовой книжке;
• Сведения о стаже, подлежащем учету для назначения пенсии.

Важно: Справка выдается в бумажном виде на бланке организации, заверяется печатью и подписью руководителя (или уполномоченного лица). Она может быть выдана как в день увольнения, так и по запросу работника в течение 3 рабочих дней.

Доступ к электронной трудовой книжке

Работник может самостоятельно проверить свою трудовую историю в любое время через:

• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России, https://es.pfrf.ru
• Портал Госуслуги — после авторизации в разделе «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка»

На этих платформах отображается полная история трудовой деятельности, включая все записи, сделанные работодателями с 2020 года. Работодатель не обязан выдавать распечатку ЭТК — достаточно предоставить доступ к личному кабинету и выдать справку.

Что делать, если у работника была бумажная трудовая книжка, но он перешел на ЭТК?

Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и подал заявление о переходе на электронный формат, то:

• Бумажная трудовая книжка остается у работника, она не изымается и не уничтожается.
• На основании заявления работодатель прекращает внесение новых записей в бумажную книжку и начинает вести учет в ЭТК;
• При увольнении работодатель выдает оба документа:
  • Бумажную трудовую книжку с последней записью об увольнении;
  • Справку о трудовой деятельности (за период, когда велась ЭТК).

Это важно: никогда не изымайте бумажную трудовую книжку у работника, если он ее сохранил — это нарушение трудового законодательства (ст. 84.1 ТК РФ).

Как подтвердить наличие ЭТК у работника?

Работодатель может проверить, есть ли у сотрудника электронная трудовая книжка, через:

• Заявление работника о переходе на ЭТК (оно хранится в личном деле);
• Сведения в системе ПФР — работодатель может запросить информацию через личный кабинет на сайте ПФР;
• При приеме на работу, работник может предоставить выписку из ЭТК или сообщить номер СНИЛС, по которому система идентифицирует его трудовую историю.

Что не нужно делать при увольнении с ЭТК?

• Не выдавайте бумажную трудовую книжку, если у работника ее никогда не было и он не подавал заявление на ее сохранение.
• Не требуйте от работника распечатку ЭТК, она не является официальным документом, только личный кабинет ПФР или Госуслуги являются источником достоверной информации.
• Не уничтожайте бумажную трудовую книжку, даже если работник перешел на ЭТК — она остается его собственностью.
• Не задерживайте выдачу справки, это нарушение ст. 84.1 ТК РФ и может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда.

Практические рекомендации для работодателей

1. Ведите учет: ведите журнал учета заявлений работников о выборе формата трудовой книжки (бумажный/электронный).
2. Обучите кадровиков: все сотрудники кадровой службы должны знать порядок выдачи справок и работы с ЭТК.
3. Используйте 1С:ЗУП — современные версии программы автоматически формируют СЗВ-ТД и справку о трудовой деятельности при увольнении.
4. Информируйте сотрудников: объясните, как получить доступ к ЭТК через Госуслуги и ПФР — это снижает количество вопросов при увольнении.
5. Сохраняйте копии СЗВ-ТД — эти документы подтверждают передачу данных в ПФР и могут понадобиться при проверках.

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой работодатель обязан выдать справку о трудовой деятельности в бумажном виде. Бумажная трудовая книжка не выдаеться, если она не была у работника на момент перехода на ЭТК. Доступ к электронной трудовой книжке предоставляется через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги — это и есть основной документ, подтверждающий трудовой стаж.

Соблюдение этих правил не только соответствует закону, но и упрощает процесс увольнения, снижает риски споров и штрафов, а также повышает доверие сотрудников к компании. В эпоху цифровизации важно не просто следовать формальным требованиям, а ориентироваться на удобство и прозрачность для работника.

Помните: Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной, а ее цифровое продолжение. Главное — обеспечить работнику полный и доступный доступ к его трудовой истории, независимо от формата.