С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России и других странах, включая Украину, процедура увольнения сотрудников претерпела значительные изменения․ В 2026 году, когда цифровизация кадрового учёта достигла своего пика, работодатели обязаны чётко соблюдать требования законодательства при оформлении увольнения, особенно в части выдачи документов․ Ниже — подробное руководство по тому, что именно необходимо выдать сотруднику при увольнении, если он работает с электронной трудовой книжкой․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, награды, увольнения и причины прекращения трудовых отношений․ Ведётся ЭТК в Единой информационной системе (в России — в системе Пенсионного фонда РФ, в Украине — в Реестре застрахованных лиц)․
С 2020 года в России работники могут выбрать: оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную․ С 2021 года все новые сотрудники оформляются исключительно с ЭТК, если не подали заявление об обратном․ В Украине с 10 июня 2026 года бумажные трудовые книжки официально прекращают действие — все данные переводятся в электронный реестр․
Что выдавать сотруднику при увольнении с ЭТК?
При увольнении сотрудника, который работает с электронной трудовой книжкой, работодатель не выдаёт бумажную трудовую книжку, поскольку её просто нет․ Вместо этого выдаются следующие документы:
Справка о трудовой деятельности (форма СТД-Р)
Это главный документ, который необходимо выдать сотруднику при увольнении․ Справка формируется на основе данных электронной трудовой книжки и содержит:
- ФИО работника
- Периоды работы (даты начала и окончания трудовых отношений)
- Должности, занимаемые в организации
- Причины увольнения (с указанием статьи Трудового кодекса РФ или аналогичного законодательства)
- Сведения о наградах, поощрениях (если они были зафиксированы в ЭТК)
- Подпись руководителя и печать организации (если требуется)
Справка выдаётся в день увольнения (согласно ст․ 84․1 ТК РФ) и может быть предоставлена как в бумажном виде, так и в электронной форме (с электронной подписью работодателя)․
Расчётный листок (расчёт при увольнении)
Все выплаты, причитающиеся сотруднику: заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, премии, выходное пособие — должны быть выплачены в день увольнения․ Расчёт оформляется в виде расчётного листка, который также выдаётся сотруднику под подпись․
Трудовая книжка (только если сотрудник ранее имел бумажную)
Если сотрудник до перехода на ЭТК имел бумажную трудовую книжку, то при увольнении ему выдаётся и бумажная книжка, и справка СТД-Р; В бумажную книжку вносится запись об увольнении, а в ЭТК, дублирующая информация․ Если сотрудник уже полностью перешёл на ЭТК и бумажная книжка у него отсутствует, выдача не требуется․
Копия приказа об увольнении
Сотрудник вправе запросить копию приказа об увольнении (форма Т-8 или Т-8а)․ Работодатель обязан предоставить её в течение трёх рабочих дней по письменному заявлению работника․ Копия приказа подтверждает факт увольнения и может потребоваться при устройстве на новую работу, оформлении пособий или в суде․
Документы по социальному страхованию (при необходимости)
Если сотрудник оформляет пособие по безработице, ему может потребоваться справка о среднем заработке за последние 12 месяцев (форма 182н)․ Эта справка выдаётся отдельно и не является обязательной при увольнении, но её можно запросить․
Важные нюансы
• Электронная подпись обязательна
Справка СТД-Р, выдаваемая в электронной форме, должна быть подписана квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя․ Без подписи документ не имеет юридической силы․
• Сотрудник может запросить выписку из ЭТК в любое время
Даже после увольнения работник может через портал Госуслуг (в России) или Реестр застрахованных лиц (в Украине) получить выписку из своей электронной трудовой книжки․ Однако работодатель обязан предоставить справку СТД-Р в день увольнения, это его прямая обязанность․
• Нельзя отказывать в выдаче документов
Работодатель не имеет права удерживать документы, требовать «доплату» за справки или задерживать выдачу СТД-Р․ За нарушение предусмотрена административная ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Что делать, если сотрудник не согласен с данными в ЭТК?
Если работник обнаружил ошибку в данных своей электронной трудовой книжки (например, неверно указана дата увольнения или должность), он должен:
- Написать заявление в бухгалтерию или отдел кадров с просьбой внести исправления․
- Приложить подтверждающие документы (приказы, трудовые договоры, выписки из ЭТК)․
- Работодатель обязан внести исправления в течение 5 рабочих дней и направить обновлённые данные в ПФР (или Реестр застрахованных лиц)․
С переходом на электронные трудовые книжки увольнение стало более прозрачным и удобным для работников․ Главное — не забыть выдать справку о трудовой деятельности (СТД-Р) в день увольнения․ Это — ключевой документ, который заменяет бумажную трудовую книжку․ Все остальные документы (расчётный листок, копия приказа, справка 182н) выдаются по необходимости и в установленные сроки․
Помните: электронная трудовая книжка, это не повод отказываться от документального оформления увольнения․ Напротив, она требует от работодателя большей ответственности, точности и соблюдения сроков․ Правильно оформленные документы — залог спокойствия как для работника, так и для работодателя․
Если вы — сотрудник: требуйте справку СТД-Р в день увольнения․ Если вы, работодатель: убедитесь, что ваша кадровая система интегрирована с ЕИС и все данные передаются в реестр без задержек․
Цифровая эпоха не отменяет бумажных формальностей — она их трансформирует․ И ваша задача — сделать этот переход гладким и законным․