С 2020 года в России действует электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Однако вопросы оформления записей по совместительству остаются актуальными как для кадровых специалистов‚ так и для самих работников․ В данной статье рассмотрены правовые основания‚ порядок ведения‚ особенности оформления и практические примеры записей о работе по совместительству в электронной и бумажной трудовой книжке․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 60․1 (определение совместительства)‚ ст․ 66 (ведение трудовых книжек)․
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части внедрения электронных трудовых книжек»․
• Постановление Правительства РФ от № 1845 «Об утверждении Порядка ведения электронных трудовых книжек и взаимодействия с ними»․
• Приказ Минтруда России от № 527н «Об утверждении образцов электронной трудовой книжки и вкладыша к ней»․

Кто отвечает за ведение трудовой книжки совместителя?

Согласно ст․ 66 ТК РФ‚ трудовая книжка хранится у основного работодателя․ Это означает‚ что:

1. Записи о работе по совместительству вносятся только основным работодателем (тот‚ у которого хранится книжка)․
2. Дополнительный работодатель предоставляет справку о периоде работы‚ должности и основаниях для записи‚ но сам не делает запись в книжке․
3. Если у сотрудника несколько основных мест работы (например‚ внутреннее совместительство в одной организации)‚ книжка ведётся у того подразделения‚ где оформлен основной трудовой договор․

Форма ведения трудовой книжки: электронная или бумажная?

С  года при приёме на работу впервые гражданин оформляет электронную трудовую книжку‚ если не подаёт заявление о продолжении ведения бумажного варианта․ С  года завершается переходный период‚ после которого все трудовые книжки должны быть исключительно электронными‚ за исключением случаев‚ когда работник написал заявление об отказе от ЭТК․

Важно:

• Если работник до подал заявление о сохранении бумажной книжки‚ он может вести её параллельно с электронной до конца переходного периода․
• Сведения о работе по совместительству вносятся в ту форму книжки‚ которую ведёт основной работодатель (электронную или бумажную)․

Порядок внесения записи о работе по совместительству

Запись оформляется в соответствии с Приказом Минтруда России № 527н и включает следующие обязательные реквизиты:

1. Дата поступления на работу (по совместительству)․
2. Наименование организации‑дополнительного работодателя (полное‚ без сокращений)․
3. Должность‚ профессия или специальность․
4. Вид работы (указывается «совместительство»)․
5. Трудовой функционал (краткое описание обязанностей)․
6. Дата увольнения (если известна на момент внесения записи)․
7. Основание для записи (номер и дата приказа о приёме на работу по совместительству)․
8. Подпись уполномоченного лица и печать организации (для бумажной формы) либо электронная подпись (для ЭТК)․

Пример записи в электронной трудовой книжке (формат JSON‑подобный‚ используемый в ГИС «Трудовая деятельность»):

{
 "date_entry": "2024-03-15"‚
 "employer": {
 "name": "ООО «ТехноСервис»"‚
 "inn": "7712345678"‚
 "kpp": "771201001"
 }‚
 "position": "Инженер‑программист"‚
 "work_type": "Совместительство"‚
 "description": "Разработка и тестирование веб‑приложений на платформе ․NET"‚
 "date_dismissal": null‚
 "basis": {
 "order_number": "45"‚
 "order_date": "2024-03-10"
 }‚ "signature": {
 "type": "electronic"‚
 "certificate": "СЕРТИФИКАТ_12345"
 }
}

Особенности внутреннего и внешнего совместительства

Внешнее совместительство

Работник трудится у другого работодателя․ Основной работодатель вносит запись на основании справки от дополнительного работодателя․ Справка должна содержать:

• Наименование и реквизиты организации;
• Дата приёма и увольнения;
• Должность и характер работы;
• Подпись и печать организации․

Внутреннее совместительство

Работник выполняет дополнительные функции в той же организации‚ но по другому трудовому договору․ Запись вносится основным отделом кадров той же организации‚ где хранится трудовая книжка․ В этом случае достаточно внутреннего приказа о приёме на работу по совместительству․

Практические рекомендации для кадровых специалистов

1. Запросите справку от дополнительного работодателя до оформления записи․ Убедитесь‚ что в ней указаны все обязательные реквизиты․
2. Проверьте форму ведения книжки у основного работодателя (электронная/бумажная)․ Если у сотрудника есть заявление о сохранении бумажного варианта‚ ведите запись в бумажную книжку‚ а также дублируйте сведения в ЭТК (если требуется)․
3. Используйте шаблоны приказа о приёме на работу по совместительству и справки от дополнительного работодателя – это сократит время на оформление и снизит риск ошибок;
4. Обеспечьте хранение документов: справки и приказы хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (ст․ 66 ТК РФ)․
5. Информируйте сотрудника о том‚ где хранится его трудовая книжка и кто отвечает за внесение записей․ Это уменьшит количество запросов и недоразумений․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли внести запись о совместительстве в электронную трудовую книжку‚ если основной работодатель ведёт бумажную?

Нет․ Запись делается только в той форме книжки‚ которую ведёт основной работодатель; Если основной работодатель ведёт бумажную книжку‚ запись оформляется там․

Нужно ли получать согласие сотрудника на внесение записи о совместительстве?

Согласие не требуется‚ так как запись отражает фактически выполненную работу․ Однако сотрудник должен быть уведомлён о том‚ что запись будет внесена‚ и получить копию справки от дополнительного работодателя․

Что делать‚ если дополнительный работодатель отказался выдавать справку?

В этом случае основной работодатель может запросить копию трудового договора‚ приказов и иных документов‚ подтверждающих факт работы․ При отсутствии документов запись о совместительстве не вносится‚ а факт работы может быть подтверждён иным способом (например‚ через налоговую отчётность)․

Как отразить совместительство в электронной трудовой книжке‚ если работа была выполнена до 2021 года (до введения ЭТК)?

Запись о работе‚ выполненной до перехода на ЭТК‚ вносится в бумажную трудовую книжку․ При переходе на электронную форму эти данные переносятся в ЭТК посредством сканирования и загрузки изображения страницы книжки в ГИС «Трудовая деятельность» (по согласованию с работником и в соответствии с Приказом Минтруда № 527н)․

Ведение трудовой книжки на совместителей требует чёткого понимания норм трудового законодательства и внутренних процедур организации․ Основной работодатель несёт ответственность за внесение записей‚ независимо от формы ведения книжки (электронной или бумажной)․ Соблюдение установленного порядка‚ своевременное получение справок от дополнительных работодателей и правильное оформление приказов позволят избежать ошибок и обеспечат защиту прав сотрудников при подтверждении их трудового стажа․

Следуя рекомендациям‚ изложенным в данной статье‚ кадровые службы смогут эффективно управлять процессом оформления записей о совместительстве и обеспечить прозрачность трудовой деятельности своих сотрудников․