Цифровизация кадрового документооборота коснулась абсолютно всех работодателей и работников в России. С 2020 года начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако это вовсе не означает, что бумажный вариант канул в Лету. Многие сотрудники осознанно выбрали сохранение традиционного формата, а работодатели оказались между двух огней: нужно вести и бумажную книжку, и сдавать электронный отчет СЗВ-ТД.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно сдавать отчет СЗВ-ТД, если сотрудник выбрал трудовую книжку на бумаге, в каких случаях отчет можно сдать на бумажном носителе, и какие нюансы действуют в 2026 году.
Электронная или бумажная: право выбора работника
Начиная с 2020 года, работники получили право самостоятельно выбирать способ ведения сведений о своей трудовой деятельности: в электронном виде или на бумаге. От этого выбора напрямую зависит алгоритм действий кадровика или бухгалтера:
- Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК: работодатель выдает бумажную трудовую на руки и освобождается от обязанности вести ее дальше. При этом все кадровые события подлежат отражению в форме СЗВ-ТД, направляемой в ПФР (СФР).
- Если сотрудник написал заявление о сохранении бумажной трудовой: работодатель обязан вести обе формы. По-прежнему вносятся записи в бумажную книжку, и параллельно эти же сведения передаются в ПФР по форме СЗВ-ТД.
Важно помнить: бумажная трудовая книжка ценна прежде всего как подтверждение трудового стажа до 2020 года. Поэтому, даже если сотрудник переходит на ЭТК, ему настоятельно рекомендуется сохранить бумажную версию у себя.
Особенности для новых сотрудников
Право выбора распространяется не на всех. Согласно законодательству, лица, впервые поступившие на работу после 31 декабря 2020 года, не получают право выбора. Их трудовая книжка ведется исключительно в электронной форме. Бумажный бланк таким работникам не выдается и не заводится.
Как заполнить СЗВ-ТД при выборе бумажной трудовой
Форма СЗВ-ТД содержит специальный раздел, где необходимо указать, какое именно заявление подал работник. Если сотрудник решил остаться на бумажном варианте, в отчете СЗВ-ТД это обязательно фиксируется:
- В программе кадрового учета (например, 1С:ЗУП или СБИС) необходимо зайти в карточку сотрудника и выбрать тип заявления.
- Выбирается пункт «Ведение бумажной ТК» и статус «Подано».
- Обязательно указывается дата подачи заявления работником.
Эта информация передается в ПФР, чтобы фонд корректно вел электронный счет сотрудника, понимая, что у него остается активный бумажный оригинал документа.
СЗВ-ТД на бумаге: кто имеет право сдавать отчет на бумажном носителе?
Название формы СЗВ-ТД и термин «трудовая книжка на бумаге» могут вызывать путаницу. Важно четко разделять: трудовая книжка на бумаге — это документ работника, а СЗВ-ТД на бумаге — это способ сдачи отчетности работодателем в фонд.
По общему правилу отчетность СЗВ-ТД сдается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Однако закон делает исключение для микробизнеса:
Представить СЗВ-ТД на бумаге работодатель вправе только в том случае, если численность работающих у него зарегистрированных лиц за предшествующий отчетный период (месяц) менее 25 человек.
Если штат больше 25 человек, сдача бумажного отчета незаконна и будет расценена как непредставление сведений.
Пример заполнения СЗВ-ТД на бумажном носителе
Если компания сдает отчет на бумаге, он распечатывается, подписывается руководителем и заверяется печатью (при наличии). В форме заполняются данные о работнике, его СНИЛС, выполняемой работе и поданных заявлениях. Например, при приеме на работу сотрудника, выбравшего бумажную книжку, в графе о заявлении будет указано: «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе — подано [дата]».
Увольнение и выдача документов
Один из самых частых вопросов — что выдавать сотруднику при увольнении, если он не отказывался от бумажной трудовой?
Ответ однозначен: если работник не подавал заявления об отказе от ведения трудовой книжки на бумаге или ранее подавал заявление с просьбой сохранить ее, то при увольнении работодатель обязан выдать ему только бумажную трудовую книжку. Выдавать справку СТД-Р в этом случае не нужно.
Если же сотрудник перешел на ЭТК, то при увольнении (или в момент перехода) ему выдаются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Формат выдачи зависит от того, что сотрудник указал в заявлении: на бумаге или в виде электронного документа.
Штрафы и ответственность
Сроки сдачи СЗВ-ТД строго регламентированы, и за опоздание предусмотрены санкции. Если в прошлые годы штрафы были предметом дискуссий, то сейчас они уже вступили в силу и вполне конкретны:
- Штраф за несвоевременную сдачу отчета или сдачу неполных/недостоверных сведений составляет 500 рублей за каждого застрахованного лица.
- Дополнительно может быть вынесено предупреждение должностному лицу работодателя по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.
Поэтому крайне важно не только правильно выбрать тип заявления (бумажная или электронная трудовая), но и вовремя отправить отчет в фонд.
Резюме
Бумажная трудовая книжка по-прежнему остается важным документом, подтверждающим стаж до 2020 года. Если ваш сотрудник решил сохранить бумажный формат, вы обязаны:
- Продолжать вести записи в его бумажной трудовой.
- Параллельно сдавать сведения по форме СЗВ-ТД в ПФР, обязательно отмечая в отчете факт подачи заявления о ведении бумажной ТК.
- При увольнении выдать работнику на руки именно бумажную трудовую книжку.
Если же численность вашего штата менее 25 человек, вы имеете полное право отчитываться перед фондом по форме СЗВ-ТД на бумажном носителе, не подключаясь к электронному документообороту. Главное — внимательность, соблюдение сроков и корректное отражение заявлений сотрудников.