В современном мире защита личной информации становится всё более актуальной. Особое место среди конфиденциальных сведений занимают данные сотрудников‚ которые получает работодатель при трудоустройстве. Одним из ключевых документов‚ содержащих такую информацию‚ является трудовая книжка. Важно понимать‚ что данные трудовой книжки являются персональными‚ и их обработка строго регламентирована законодательством Российской Федерации.

Что относится к персональным данным работника?

Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ‚ персональные данные — это любая информация‚ относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). В рамках трудовых отношений к таким данным относится информация‚ которая нужна для выполнения трудовой функции.

К общим персональным данным (ПДн) относятся:

• ФИО‚ дата и место рождения;
• Адрес прописки и фактического проживания;
• Профессия и образование‚ семейный статус;
• Наличие и количество детей‚ материальное положение;
• Индивидуальные качества и биометрические данные.

При приеме на работу работодатель берет персональные данные из документов‚ которые запрашивает у сотрудников. К ним относяться:

1. Паспорт сотрудника;
2. СНИЛС;
3. Военный билет;
4. Трудовая книжка или сведения о трудовом стаже;
5. Трудовой договор;
6. Документы о квалификации и образовании.

Почему данные трудовой книжки — это ПДн?

Трудовая книжка фиксирует профессиональную историю человека: места работы‚ занимаемые должности‚ стаж‚ причины увольнения. Кроме того‚ в ней содержатся базовые идентификаторы личности, ФИО‚ дата рождения. Сведения о заработной плате‚ предыдущем месте профессиональной деятельности‚ а также любые данные из трудовой книжки‚ резюме‚ тестов и рабочего пропуска прямо относятся к персональным данным. Порядок их обработки работодателем регулируется специальной главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).

Законодательство и согласие на обработку

Многие работодатели задаются вопросом: нужно ли брать отдельное согласие на обработку данных из трудовой книжки? Согласно ТК РФ (п. 5 ч. 1 ст. 31 Закона 152-ФЗ)‚ работодатель вправе обрабатывать персональные данные сотрудников без их согласия‚ поскольку действует в рамках трудового договора. Однако это не освобождает компанию от соблюдения строгих правил конфиденциальности.

Лица‚ получающие персональные данные работника‚ обязаны соблюдать режим секретности. Данное положение не распространяется на обмен информацией‚ который законодательство обязывает осуществлять в обязательном порядке (например‚ передачу сведений в Социальный фонд РФ — СФР).

Физическая защита и хранение бумажных документов

Согласно ст. 87 ТК РФ‚ работодатель обязан обеспечить сохранность документов с персональной информацией‚ защитив ее от неправомерного использования‚ а сами документы — от утраты. Для этого разработаны строгие правила хранения:

• Документы необходимо размещать в отдельном помещении с сейфами и запираемыми шкафами.
• В несгораемые сейфы помещают трудовые книжки и дипломы (они хранятся до востребования).
• В запираемые шкафы — личные карточки‚ приказы‚ справки и прочие документы.

Персональные данные работника хранятся в отделе кадров: на бумажных носителях (трудовая книжка‚ личная карточка‚ личное дело) и на электронных носителях с ограниченным доступом. Личные дела сотрудников хранятся 75 лет‚ а подлинные личные документы (трудовые книжки‚ свидетельства) — до востребования.

Назначение ответственного лица

В силу ст. 22.1 Закона 152-ФЗ‚ в организации обязательно должен быть назначен ответственный за персональные данные. Этот человек будет отвечать за:

• Сбор согласий с работников;
• Физическую защиту документов;
• Ограничение доступа к информации.

С ответственного сотрудника берется обязательство о неразглашении данных. Брать трудовые книжки‚ договоры и копии паспортов сможет только он. Выдача трудовой книжки и копий документов‚ связанных с работой (ст. 62 ТК РФ)‚ осуществляется только по письменному заявлению сотрудника — носителя этих данных.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии

С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) процесс хранения данных изменился. Вся информация из цифровой трудовой книжки сохраняется в новом разделе лицевого счета застрахованного лица‚ который хранится в информационной базе данных Социального фонда РФ (СФР).

Важно отметить: возможность возобновления ведения трудовой книжки на бумажном носителе после перехода на ЭТК и внесения соответствующей записи законодательством Российской Федерации не предусмотрена. Это решение окончательное.

Гарантии защиты в цифровую эпоху

Чем защищены базы данных таких крупных организаций‚ как СФР или НИУ ВШЭ? Крупные учреждения гарантируют сохранность персональных данных всех работников за счет внедрения современных криптографических протоколов‚ разграничения прав доступа и постоянного мониторинга информационной безопасности. Однако обязанность защиты данных на стороне работодателя остается первостепенной.

Штрафы и ответственность

Нарушение правил обработки‚ хранения и передачи персональных данных (в т.ч. данных из трудовых книжек) влечет серьезную ответственность по КоАП РФ. Штрафы для юридических лиц могут достигать сотен тысяч рублей‚ а при утечке данных, миллионов. Поэтому каждому руководителю и специалисту отдела кадров необходимо знать ключевые документы и требования 152-ФЗ‚ чтобы избежать проблем при работе с ПДн.

Данные трудовой книжки — это не просто формальность или кадровый учет. Это важнейший массив персональной информации‚ защита которого — прямая обязанность работодателя. Будь то классическая бумажная книжка в несгораемом сейфе или электронная запись на серверах СФР‚ принципы конфиденциальности и безопасности остаются неизменными. Назначение ответственных лиц‚ ограничение доступа и соблюдение норм ТК РФ и 152-ФЗ — залог того‚ что профессиональная история и личные данные сотрудников останутся под надежной защитой.