В 2026 году цифровизация трудовых отношений в России достигла своего пика. Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным инструментом учета стажа, однако процесс увольнения по-прежнему требует от работодателя и сотрудника четкого понимания документооборота. Если бумажная трудовая книжка осталась в прошлом для многих, то какие именно документы теперь получает работник на руки в последний рабочий день?
В этой статье мы подробно разберем обязательный пакет документов, формы отчетов и сроки их выдачи согласно актуальному законодательству РФ.
Главный документ: Форма СТД-Р
Самым важным документом, который заменяет бумажную трудовую книжку для владельцев ЭТК, являются Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ и Приказу Минтруда, работодатель обязан выдать этот документ каждому увольняющемуся сотруднику, который ведет электронную трудовую. В отличие от бумажного аналога, где запись ставилась вручную, СТД-Р — это официальная выгрузка данных из системы Пенсионного фонда (СФР), заверенная работодателем.
Что содержит форма СТД-Р:
- Информацию о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
- Сведения обо всех периодах работы у данного работодателя.
- Дату и основание увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ).
- Информацию о подаче отчета в СФР.
Важно: Если у сотрудника осталась бумажная трудовая книжка (он не писал заявления о переходе на ЭТК до 2021 года), ему выдается именно бумажная книжка с записью об увольнении. Форма СТД-Р в этом случае выдается только по письменному заявлению работника.
Обязательный пакет документов при увольнении в 2026 году
Помимо сведений о трудовой деятельности, законодательство строго регламентирует список документов, которые работодатель обязан вручить сотруднику в день увольнения (последний рабочий день). Отсутствие любого из них может повлечь административную ответственность.
Список обязательных документов:
- Форма СТД-Р (для владельцев электронных трудовых) или бумажная трудовая книжка.
- Расчетный листок. В нем должна быть подробно расшифрована сумма final-расчета: зарплата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, выходные пособия (если положены) и удержания (НДФЛ, алименты и т.д.).
- Справка о доходах и суммах налога физического лица (аналог 2-НДФЛ). Выдается за текущий год и два предшествующих года (если работник работал в организации в эти периоды).
- Выписка из формы ЕФС-1 (раздел 1.1). Это подтверждение того, что работодатель отчитался в Социальный фонд России (СФР) о факте увольнения сотрудника. Данные в ЕФС-1 и СТД-Р должны полностью совпадать.
- Справка о среднем заработке (для службы занятости). Выдается по требованию работника, но рекомендуется выдавать всем, планирующим встать на биржу труда, чтобы не задерживать оформление пособия.
Документы, выдаваемые по письменному заявлению
Ряд документов работодатель не обязан выдавать автоматически в день увольнения, но должен предоставить их в течение 3 рабочих дней после получения письменного запроса от бывшего сотрудника. К таким документам относятся:
- Копии приказов о приеме на работу, переводах и увольнении.
- Копии должностных инструкций.
- Справки о периодах работы в данной организации (если форма СТД-Р по каким-то причинам не содержит полной исторической информации, хотя в 2026 году это редкость).
- Копии документов, связанных с премиями и поощрениями.
Сроки и порядок выдачи
Все обязательные документы (СТД-Р, расчетный лист, справки о доходах) должны быть вручены сотруднику в последний день работы.
Существует два способа передачи документов:
- Лично в руки. Сотрудник ставит подпись в журнале учета выдачи документов или на копии описи.
- Почтовым отправлением. Если сотрудник не явился за документами в день увольнения, работодатель обязан направить их заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу регистрации работника. В конверт вкладывается опись вложения.
Электронный формат выдачи
В 2026 году допускается выдача документов в электронном виде, но только при наличии согласия работника и использования квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через защищенные каналы связи (например, через портал «Госуслуги» или корпоративные системы ЭДО), что гарантирует юридическую значимость файлов.
Действия работодателя: отчетность ЕФС-1
Непосредственно перед выдачей документов работнику, кадровая служба и бухгалтерия обязаны сформировать и отправить в СФР отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1). Именно на основании этого отчета в системе СФР появляется запись об увольнении, которая затем «уходит» в личный кабинет гражданина на Госуслугах и попадает в форму СТД-Р.
Срок подачи отчета ЕФС-1 при увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. Однако для выдачи СТД-Р сотруднику в день увольнения, отчет должен быть сформирован заранее или в тот же день до момента ухода сотрудника.
Чек-лист для увольняющегося сотрудника
Чтобы обезопасить себя, в последний рабочий день проверьте наличие следующих документов:
- [ ] Форма СТД-Р (заверенная печатью организации и подписью руководителя/кадровика).
- [ ] Расчетный листок с подробной расшифровкой выплат.
- [ ] Справка о доходах (2-НДФЛ) за текущий год.
- [ ] Справка для центра занятости (если планируете искать работу через госорганы).
- [ ] Копия приказа об увольнении (по желанию).
Правильное оформление документов при увольнении, залог отсутствия проблем с будущим трудоустройством и начислением пенсии. В эпоху электронных трудовых книжек форма СТД-Р становится ключевым документом, подтверждающим ваш профессиональный путь.