Вопрос о том, должна ли трудовая книжка быть передана работодателю при приёме на работу, часто возникает у соискателей и даже у опытных специалистов. Ответ зависит от конкретных обстоятельств, но в большинстве случаев законодательство РФ предписывает её предоставление. Ниже – подробный разбор требований Трудового кодекса, исключений, порядка оформления новой книжки и ответственности сторон.

Что говорит статья 65 Трудового кодекса РФ?

Согласно статье 65 ТК РФ при заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю:

• трудовую книжку, оформленную в установленном порядке,
• иные документы, подтверждающие квалификацию (диплом, сертификаты и т.п;).

Однако есть исключения из этого правила:

1. Если трудовой договор заключается впервые (работник никогда ранее не был официально трудоустроен);
2. Если работа осуществляется на условиях совместительства (частичная занятость, подработка).

В указанных случаях работодатель сам оформляет первую трудовую книжку для сотрудника.

Что делать, если трудовая книжка утеряна, повреждена или отсутствует?

Если у соискателя нет книжки по любой причине (утрата, повреждение, уничтожение), он обязан подать письменное заявление о выдаче новой. В заявлении должны быть указаны причины отсутствия книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

После получения заявления работодатель обязан:

• оформить новую трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня заключения трудового договора;
• внести в неё сведения о предыдущих местах работы, если они известны (по справкам, выпискам из ПФР и т.д.).

Если работник не предоставил заявление, работодатель обязан вести как бумажную, так и электронную трудовую книжку (за исключением случаев, когда электронный вариант полностью заменил бумажный).

Электронная трудовая книжка: когда она заменяет бумажную?

С 1 января 2021 года в России введена возможность вести электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом:

• Если работник впервые начинает трудовую деятельность после  г., ему может быть выдана только электронная книжка без обязательного бумажного варианта;
• Если у работника уже есть бумажная книжка, она остаётся действующей, но может быть заменена на электронную по желанию сторон.
• ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, и хранится в системе Госуслуг.

Важно помнить, что даже при наличии электронного варианта работодатель обязан предоставить работнику доступ к ЭТК (через портал «Госуслуги» или иное официальное приложение).

Ответственность за нарушение порядка оформления

Невыполнение требований ТК РФ влечёт за собой административную ответственность:

• Для работодателя – штраф от 5 000 до 10 000 рублей за каждый случай непредставления трудовой книжки (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Для работника – предупреждение, если он отказывается предоставить книжку без уважительных причин.

Кроме штрафов, отсутствие надлежащего оформления может стать основанием для признания трудовых отношений незаконными, что влечёт дополнительные риски (выплата компенсаций, восстановление в должности и т.п.).

Пошаговая инструкция для соискателя

1. Проверьте наличие книжки. Если у вас есть бумажная трудовая книжка, подготовьте её к передаче.
2. Определите, есть ли исключения. Если вы устраиваетесь впервые или на совместительство – книжка не требуется.
3. Если книжки нет, подготовьте заявление. Укажите причину утраты/повреждения, подпишите документ.
4. Передайте заявление работодателю. Работодатель в течение 3 рабочих дней оформит новую книжку.
5. Если вы предпочитаете электронный вариант, согласуйте это с работодателем. Он обязан оформить ЭТК и предоставить доступ.
6. Сохраняйте копии всех документов. На случай споров храните копию заявления и подтверждения получения новой книжки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли предоставлять трудовую книжку, если я уже работаю в компании более года?

Да. При каждой новой трудовой договоре (перевод в другой отдел, изменение условий) работник обязан предоставить текущую книжку, если она у него есть.

Можно ли отказаться от бумажной книжки и сразу перейти на электронную?

Да, если обе стороны согласны и работник не имеет предыдущих записей в бумажной книжке. В этом случае оформляется только электронная трудовая книжка.

Что делать, если работодатель отказывается оформить новую книжку?

Сначала обратитесь к руководству организации с письменной претензией. При отсутствии реакции – подайте жалобу в Государственную инспекцию труда или в суд.

Какие документы могут заменить трудовую книжку при её отсутствии?

Временно могут использоваться:

• справка из Пенсионного фонда РФ о трудовом стаже;
• выписка из личного кабинета ПФР;
• другие официальные документы, подтверждающие стаж.

Однако они не заменяют обязательное оформление новой книжки в установленный срок.

В большинстве случаев трудовую книжку необходимо предоставить работодателю при приёме на работу. Исключения – первая работа и совместительство. Если книжка утеряна, работник обязан написать заявление, а работодатель обязан оформить новую книгу в течение трёх рабочих дней. С 2021 года возможен переход на электронную трудовую книжку, но её наличие также должно быть согласовано сторонами.

Несоблюдение этих требований влечёт административные штрафы и может привести к юридическим конфликтам. Поэтому как работнику, так и работодателю важно знать свои права и обязанности, а также правильно оформлять все необходимые документы.