В современных условиях, когда люди вынуждены по разным причинам временно или постоянно отсутствовать на рабочем месте — будь то болезнь, командировка, переезд или иные обстоятельства — возникает необходимость передать полномочия по получению или оформлению трудовой книжки другому лицу. В этой статье мы подробно разберём, что такое доверенность на оформление трудовых книжек, когда она нужна, как правильно её составить, какие документы требуются, и на какие нормативные акты опираться.

Что такое доверенность на оформление трудовых книжек?

Доверенность на оформление трудовых книжек — это письменное полномочие, выдаваемое работником (доверителем) другому лицу (доверенному представителю), позволяющее ему действовать от имени работника в вопросах, связанных с получением, проверкой, подписанием и передачей трудовой книжки (ТК) или вкладыша в неё.

Этот документ не является обязательным по закону, но в ряде случаев — единственный юридически корректный способ передать права на получение трудовой книжки третьему лицу, особенно если сам работник не может присутствовать в организации лично.

Когда требуется доверенность на оформление трудовой книжки?

Доверенность на оформление трудовой книжки может понадобиться в следующих ситуациях:

• Работник уволен и не может лично явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (например, из-за болезни, длительной командировки, нахождения за границей).
• Работник находится в стационаре, в реабилитационном центре или в местах лишения свободы.
• Работник уехал в другой город или регион, а трудовая книжка уже готова к выдаче.
• Работник не владеет достаточными знаниями для проверки правильности записей в ТК и поручает это доверенному лицу (например, юристу или родственнику).
• Необходимо получить вкладыш в трудовую книжку, если он выдан отдельно.
• Требуется подписание трудовой книжки от имени работника (в случае, если работник не может лично поставить подпись).

Правовая основа

Хотя Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) прямо не регулирует возможность выдачи трудовой книжки по доверенности, Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) предоставляет такую возможность. Согласно статье 185 ГК РФ, доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

Также важны:

• Постановление Правительства РФ от № 225 — «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
• Письмо Роструда от № ПГ/2496-6-1 — подтверждает, что трудовая книжка может быть выдана представителю работника на основании нотариально удостоверенной доверенности.

Важно! Несмотря на отсутствие прямого запрета, многие работодатели требуют нотариального удостоверения доверенности, чтобы избежать рисков неправомерной выдачи документа. Это не обязательно по закону, но на практике, наиболее безопасный вариант.

Какие действия может выполнять доверенное лицо?

В доверенности можно указать следующие полномочия:

• Получить трудовую книжку (или вкладыш в неё) от работодателя.
• Проверить правильность и полноту записей в трудовой книжке (соответствие приказам, табелям, договорам).
• Поставить подпись о получении трудовой книжки в журнале учёта ТК (вместо работника).
• Подписать личную карточку работника (форма Т-2) от его имени.
• Получить расписку о выдаче трудовой книжки.
• Передать трудовую книжку работнику лично или по почте (с согласия работодателя).
• Оспорить ошибочные записи в ТК и запросить их исправление.

Важно: Доверенное лицо не может вносить записи в трудовую книжку, подписывать приказы о приёме/увольнении или выдавать ТК другим лицам, эти действия строго запрещены и относятся исключительно к компетенции работодателя и ответственного за ведение ТК.

Обязательные реквизиты доверенности

Чтобы доверенность имела юридическую силу, она должна содержать следующие обязательные элементы:

1. Место и дата составления — указывается город и точная дата (например, «г. Москва, 15 мая 2026 года»).
2. Паспортные данные доверителя — ФИО, серия и номер паспорта, кем и когда выдан, адрес регистрации.
3. Паспортные данные доверенного лица, аналогично выше.
4. Полные реквизиты работодателя — полное наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес.
5. Перечень конкретных полномочий — подробно описано, что именно может делать доверенное лицо (см. выше).
6. Срок действия доверенности — по закону не более 3 лет, но обычно указывают 1–6 месяцев. Если срок не указан — доверенность действует 1 год.
7. Подпись доверителя — обязательно собственноручная.
8. Нотариальное удостоверение — рекомендуется, особенно если доверенность выдаётся для получения ТК в организации, где требуют строгий контроль.

Образец доверенности на получение трудовой книжки

Ниже приведён пример корректно составленной доверенности:

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Москва
15 мая 2026 года

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 07 123456, выдан ОВД района Северный г. Москвы , зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 25, настоящей доверенностью уполномочиваю Петрову Петра Петровича, паспорт: 45 07 987654, выдан ОВД района Южный г. Москвы , зарегистрированного по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 15, кв. 30, представлять мои интересы в ООО «Иванниковский молокозавод» (ИНН 7701234567, ОГРН 1027700000000) в следующих вопросах:

• Получить от работодателя мою трудовую книжку;
• Проверить правильность и полноту всех записей, внесённых в трудовую книжку;
• Поставить мою подпись в журнале учёта трудовых книжек и вкладышей в них;
• Подписать личную карточку работника (форма Т-2) от моего имени;
• Получить расписку о выдаче трудовой книжки;
• Передать трудовую книжку мне лично или по почте с уведомлением.

Срок действия доверенности, 6 месяцев с даты её выдачи.

Доверенность выдана без права передоверия.

_________________ /Иванов И;И./
(подпись доверителя)

Нотариально удостоверено
Нотариус: Сидорова А.В.
Адрес: г. Москва, ул. Советская, д. 25
Номер удостоверения: 123/2026
_________________ /Сидорова А.В./
(печать и подпись нотариуса)

Как оформить доверенность: пошаговая инструкция

1. Подготовьте документы: паспорта доверителя и доверенного лица, данные работодателя (полное название, ИНН, ОГРН, адрес).
2. Составьте текст доверенности — можно использовать образец выше или обратиться к нотариусу.
3. Запишитесь на приём к нотариусу — оба лица должны присутствовать лично. Доверитель — обязательно. Доверенное лицо — желательно, но не обязательно.
4. Оплатите услуги нотариуса — стоимость варьируется от 500 до 2000 рублей в зависимости от региона и сложности.
5. Получите готовую доверенность — нотариус заверит её своей печатью и подписью.
6. Передайте доверенность доверенному лицу, оно предъявляет её вместе с паспортом в отдел кадров.

Можно ли оформить доверенность без нотариуса?

Согласно статье 185.1 ГК РФ, доверенность, выдаваемая для представительства перед организациями, может быть удостоверена самой организацией, если она не требует нотариального удостоверения. Однако в случае с трудовой книжкой большинство работодателей требуют нотариальную форму из-за ответственности за хранение и выдачу персональных документов.

Если вы уверены, что работодатель примет простую письменную доверенность, можно оформить её в произвольной форме, но это рискованно. Лучше перестраховаться и оформить нотариально.

Особенности получения вкладыша в трудовую книжку

Если вкладыш в трудовую книжку выдан отдельно (например, при увольнении в 2020–2024 годах), то он также может быть получен по доверенности. В этом случае в доверенности необходимо указать серию и номер вкладыша, если они известны.

Работодатель ведёт отдельный журнал учёта вкладышей, и доверенное лицо может получить его, предъявив доверенность и паспорт.

Что делать, если работодатель отказывает в выдаче ТК по доверенности?

Если работодатель отказывает в выдаче трудовой книжки по доверенности, несмотря на её нотариальное удостоверение, вы можете:

• Запросить письменный отказ с указанием причины.
• Обратиться в Роструд с жалобой — они обязаны проверить законность действий работодателя.
• Подать иск в суд о принудительной выдаче трудовой книжки.

Судебная практика (например, постановления Арбитражных судов) подтверждает: нотариальная доверенность — достаточное основание для выдачи трудовой книжки.

Важные ошибки при оформлении доверенности

• Не указан срок действия — доверенность действует 1 год, но это может не подойти для вашей ситуации.
• Нет данных о работодателе — работодатель может отказать, не зная, кому выдаёт документ.
• Не указаны конкретные полномочия — «иные действия» — слишком расплывчато, лучше перечислить всё.
• Отсутствует нотариальное удостоверение — риск отказа от работодателя.
• Подпись доверителя не собственноручная — доверенность недействительна.

Доверенность на оформление трудовой книжки — это важный юридический инструмент, позволяющий защитить права работника в сложных жизненных обстоятельствах. Она не обязательна по закону, но на практике — единственный надёжный способ получить трудовую книжку, если вы не можете явиться лично.

Совет: Всегда оформляйте доверенность у нотариуса, чётко прописывайте полномочия, указывайте срок и сохраняйте копию. Это сэкономит вам время, нервы и избавит от возможных конфликтов с работодателем.

Если вы не уверены в правильности составления документа — обратитесь к юристу. Лучше потратить 1–2 тысячи рублей на консультацию, чем потерять месяц на получение трудовой книжки из-за ошибки в доверенности.

Помните: Трудовая книжка — это ваша важнейшая трудовая документация. Её получение и проверка — не формальность, а защита ваших прав на пенсию, трудовой стаж и социальные гарантии.