Дубликат трудовой книжки – это официально заверенный документ, который заменяет утерянный, испорченный или изъятый оригинал. Правильное оформление дубликата имеет критическое значение, поскольку в нём фиксируются сведения о трудовом стаже, награждениях и иных записях, влияющих на пенсионные и социальные выплаты.

Что такое дубликат трудовой книжки?

Дубликат – это копия трудовой книжки, оформленная в соответствии с установленными нормативными актами. На ьном листе дубликата обязательно ставится отметка «Дубликат», а в случае выдачи взамен неутраченной книжки – запись «Взамен выдан дубликат с серией … и номером …».

Правовые основы оформления

• Постановление Министерства труда и социальной защиты РФ от № 438 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (пункт 69).
• КонсультантПлюс: раздел V. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки – указывает, что сведения о работе и награждении вносятся в дубликат так же, как в оригинал.
• Инструкция Системы «Кадры» (2026) – порядок регистрации выдачи дубликата в книге учёта движения трудовых книжек.

Когда нужен дубликат?

Дубликат может потребоваться в следующих случаях:

1. Утеря оригинальной трудовой книжки.
2. Повреждение (разрыв, заливание, стирание записей).
3. Изъятие книжки работодателем без возврата.
4. Необходимость предоставить копию в органы соцзащиты, при переоформлении пенсионного страхования и т.п.

Пошаговая инструкция оформления дубликата

Шаг 1. Сбор необходимых документов

1. Заявление работника (образец ниже).
2. Документ, подтверждающий прежний трудовой стаж (справка с места работы, трудовой договор, выписка из пенсионного фонда).
3. Паспорт работника.
4. Справка о потере (если требуется по региональному законодательству).

Шаг 2. Заполнение ьного листа дубликата

ьный лист заполняется в точности как у новой книжки, но дополнительно указывается:

• Отметка «Дубликат» в правом верхнем углу.
• Если дубликат выдан взамен оригинала – запись «Взамен выдан дубликат с серией №1234 и номером 56789».
• Дата выдачи дубликата.
• Подпись и печать работодателя.

Шаг 3. Заполнение раздела «Сведения о работе»

В разделе Сведения о работе (глава 2 Инструкции) необходимо:

1. Внести запись о общем трудовом стаже до поступления в данную организацию (графа 3). Ставится запись вида: «Общий трудовой стаж – XX лет YY месяцев, подтвержден документом справка №… от …».
2. Отразить все последующие места работы, награждения и поощрения, как в оригинале.
3. Не забывать указывать серию и номер использованного бланка.

Шаг 4. Оформление отметки «Дубликат» в журнале учёта

Выдача дубликата фиксируется в журнале учёта трудовых книжек:

• Дата выдачи.
• ФИО работника.
• Серия и номер дубликата;
• Подпись работника и работодателя.

Шаг 5; Подписание и заверение

После заполнения всех разделов дубликат подписывается работником и заверяется подписью и печатью работодателя. При необходимости запись о выдаче дубликата вносится в книжку учёта движения трудовых книжек.

Образцы заполнения

Образец заявления работника

Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 01 123456,
прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с утерей оригинала.
Приложения:
Копия паспорта.
Справка о трудовом стаже.

ьный лист дубликата (пример)

Запись о предыдущем стаже (раздел «Сведения о работе»)

Графа 1. Дата начала работы: 
Графа 2. Дата окончания работы: 
Графа 3. Общий трудовой стаж до поступления в данную организацию: 7 лет 10 месяцев
Графа 4. Наименование организации: ООО «Старт»
Графа 5. Должность: слесарь
Графа 6. Основание: справка № 45 от 

Часто задаваемые вопросы

Как быстро получить дубликат?

Срок выдачи дубликата обычно составляет от 5 до 10 рабочих дней после подачи полного пакета документов. В случае экстренной необходимости работник может обратиться в отдел кадров с заявлением о срочном оформлении.

Можно ли оформить дубликат без подтверждающих документов о предыдущей работе?

Нет. По пункту 69 Инструкции дубликат заполняется только на основании подтверждающих документов (справки, трудовые договоры, выписки из пенсионного фонда).

Что делать, если оригинальная книжка найдена после выдачи дубликата?

Оригинал подлежит сдаче в бухгалтерию работодателя, где в журнале учёта фиксируется запись «Оригинал возвращён, дубликат выдан». Оригинал может быть уничтожен или храниться в архиве в зависимости от внутренней политики организации.

Оформление дубликата трудовой книжки – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Правильное заполнение ьного листа, раздела «Сведения о работе» и регистрация выдачи в журнале учёта позволяют избежать ошибок, которые могут негативно отразиться на расчёте пенсионных прав и социальных выплат. Используйте представленные образцы и пошаговую инструкцию, чтобы процесс прошёл быстро и без лишних осложнений.

Дата актуализации информации: