Ситуация, когда у работника оказываются две трудовые книжки – бумажная и электронная – становится всё более распространённой в связи с завершением переходного периода по внедрению ЭТК (электронных трудовых книжек) в России․ Ниже подробно рассмотрены причины возникновения такого дублирования, нормативные основания, порядок подтверждения наличия каждой из форм, а также практические рекомендации по ведению записей, особенно в условиях реорганизации организации․
Почему может возникнуть ситуация с двумя трудовыми книжками
- Завершение переходного периода․ С 1 января 2026 года в России заканчивается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ После этой даты работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном формате, за исключением случаев, когда сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки․
- Сохранение права на бумажный вариант․ Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) допускает одновременное применение электронного и бумажного вариантов, если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки․ В этом случае обе формы считаются равнозначными․
- Исторические причины․ У сотрудников, принятых на работу до 2021 года (когда началось пилотное внедрение ЭТК), может остаться бумажная книжка, оформленная ранее, а при последующих переходах на новое место работы им оформляется электронная трудовая книжка․
- Ошибки при оформлении․ Иногда из‑за недоразумений в кадровой службе одновременно создаются две записи: одна в бумажном виде, другая – в электронном реестре ПФР․
Что говорит законодательство с 1 января 2026 года
Согласно Федеральному закону от № 79‑ФЗ «О трудовой книжке» и последующим поправкам, действующим с 1 января 2026 года:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) становится основным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную деятельность․
- Бумажная трудовая книжка сохраняет юридическую силу, если:
- работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта;
- книжка была заведена до 1 января 2026 года и не была аннулирована․
- Одновременное ведение обеих форм допускается, но информация в них должна быть идентичной․ Расхождения могут привести к спорам при подтверждении стажа, расчёте пенсии или при трудоустройстве․
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки
Подтверждение факта наличия ЭТК осуществляется через следующие каналы:
- Личный кабинет на портале «Госуслуги»․ После авторизации пользователь видит раздел «Трудовая деятельность», где отображаються все записи, внесённые работодателем в ЭТК․
- Выписка из электронного реестра ПФР․ Можно запросить через МФЦ или непосредственно в отделении Пенсионного фонда РФ․ Выписка содержит полную историю трудовой деятельности с датами, должностями и основаниями для записей․
- Справка от работодателя․ При приёме на новую работу сотрудник может запросить у текущего работодателя справку о наличии и актуальности записей в ЭТК (форма справки утверждена приказом Минтруда России № 123н от )․
- Уведомление о внесении записи․ После каждого кадрового мероприятия (приём, перевод, увольнение) работодатель направляет уведомление в ПФР, а сотрудник получает копию уведомления в своём личном кабинете․
Что делать, если у вас две книжки (бумажная и электронная)
Если у вас одновременно имеются бумажная и электронная трудовая книжки, рекомендуется следовать следующему алгоритму:
- Сверьте данные․ Сравните записи в обеих книжках: даты приёма/увольнения, должности, порядковые номера записей, основания (приказы, соглашения)․ Любые расхождения следует устранить немедленно․
- Определите приоритетный документ․ С 1 января 2026 года приоритет отдаётся электронной трудовой книжке․ Бумажная книжка может служить лишь резервным подтверждением․
- Внесите недостающие записи․ Если в одной из форм отсутствует запись, которая присутствует в другой, необходимо обратиться к работодателю с заявлением о внесении недостающей записи в обе системы (бумажную и электронную)․
- Подайте заявление об отказе от бумажного варианта (при желании)․ Если вы хотите избавиться от дублирования и оставить только электронную форму, подайте письменное заявление работодателю об отказе от бумажной трудовой книжки․ После получения такого заявления работодатель обязан прекратить ведение бумажного варианта и уведомить ПФР об этом․
- Храните документы надлежащим образом․ Бумажную книжку рекомендуется хранить в защищённом месте (например, в огнеупорном сейфе), а электронную – регулярно делать резервные копии выписок из личного кабинета «Госуслуги»․
Возможные риски и как их избежать
Наличие двух трудовых книжек может привести к следующим проблемам:
- Расхождение в стаже․ Разные даты увольнения или приёма могут привести к ошибкам при расчёте пенсии или пособий по безработице․
- Отказ в приёме на работу․ Некоторые работодатели требуют предъявить только электронную выписку; отсутствие её может быть воспринято как недостаток документации․
- Юридические споры․ В случае трудового конфликта суды могут рассматривать только тот документ, который признан действительным в соответствии с законодательством на момент спора․
Для минимизации рисков:
- Регулярно (не реже одного раза в год) сверяйте данные в обеих книжках․
- При любом кадровом изменении требуйте от работодателя подтверждения внесения записи в оба формата․
- Храните копии всех приказов, соглашений и уведомлений, связанных с трудовыми отношениями․
- При переходе на новую работу сразу предоставляйте потенциальному работодателю выписку из ЭТК (через «Госуслуги») и, при необходимости, заверенную копию бумажной книжки․
Практические рекомендации по ведению записей при реорганизации
На сайте Онлайнинспекции․рф задавался вопрос о том, какие записи нужно делать в трудовых книжках сотрудников при реорганизации организации․ Приведём типовую процедуру, основанную на разъяснениях инспекции труда и примере организации «А»:
- Определите вид реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование)․
- В случае слияния или присоединения к существующему юридическому лицу:
- Внесите в трудовую книжку (бумажную и электронную) запись об увольнении от прежнего работодателя по пункту «Перевод в связи с реорганизацией организации» (ст․ 77 ТК РФ)․
- Сразу после этого сделайте запись о приёме на работу к новому работодателю (по пункту «Приём на работу в связи с реорганизацией»)․
- При разделении или выделении создаётся новое юридическое лицо:
- Сотрудникам, переходящим в новое предприятие, делается запись об увольнении от прежнего работодателя (по основанию «Перевод в связи с реорганизацией»)․
- Затем – запись о приёме на работу в новое предприятие (аналогично)․
- При преобразовании (например, изменение организационно‑правовой формы) трудовые отношения сохраняются без разрыва:
- В трудовой книжке делается только запись об изменении наименования работодателя (без увольнения/приёма)․
- В электронной форме достаточно обновления реквизитов работодателя в личном кабинете․
- Все записи должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (для бумажного варианта) либо подтверждены электронной подписью в системе ПФР (для ЭТК)․
- Сроки внесения записей – не позже трёх рабочих дней с даты вступления в силу решения о реорганизации․
Следуя этим рекомендациям, вы избежите дублирования записей, обеспечите корректность стажа и снизите вероятность споров с контролирующими органами․
Наличие двух трудовых книжек – бумажной и электронной – является законным явлением в период завершения перехода на электронный формат документооборота․ Главное – обеспечить идентичность информации в обеих формах, своевременно вносить все кадровые изменения и хранить документы надёжно․ При соблюдении вышеописанных правил вы сможете без труда подтверждать свой трудовой стаж, получать социальные выплаты и успешно проходить процедуры приёма на работу, даже если у вас окажется две книжки․