Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий ваш страховой и трудовой стаж․ Иногда в жизни возникает ситуация, когда у работника оказывается сразу две (или даже больше) трудовые книжки․ Это может вызвать вопросы у работодателя, инспекции труда и самого сотрудника․ В статье мы разберём, почему так происходит, какие правовые нормы регулируют данную ситуацию и какие шаги необходимо предпринять, чтобы привести всё в порядок․
Почему может появиться вторая трудовая книжка?
- Перепутанные бланки․ На некоторых предприятиях в прошлом использовали старые бланки, а новые выдавали в другой момент․ Сотрудник мог получить «замену» без возврата старой․
- Переход на электронную трудовую книжку․ С 2023 года в России вводятся новые бумажные бланки и электронные версии․ Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта, он может одновременно иметь и бумажную, и электронную книжку․
- Работа в разных регионах․ В некоторых регионах (например, Челябинская область) активно используют электронные трудовые книжки, а в других – только бумажные․
- Ошибка работодателя․ Иногда отдел кадров по ошибке выдаёт новую книжку, не отметив в старой запись о прекращении трудовых отношений․
- Смена формы трудовой книжки․ С 2023 года обязательны новые бланки, отличающиеся от прежних․ При переходе на новые бланки работники могут получить «дополнительную» книжку․
Что говорит закон?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 62), каждый работник обязан вести одну трудовую книжку․ При этом:
- Если работник получает новую книжку, старую необходимо закрыть (записать в ней запись о прекращении трудовых отношений) и передать работодателю․
- Работодатель обязан ставить печать отдела кадров и подпись ответственного лица в каждой записи․ Роструд подтверждает, что печать кадровой службы считается законной, если она соответствует требованиям к оформлению․
- При наличии электронной трудовой книжки (ЭТК) работник может одновременно иметь бумажный вариант, если не подал заявление об отказе от него․ Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законом․
Какие проблемы могут возникнуть?
- Потеря стажа․ Если записи разбросаны по двум книжкам, работодатели могут не учитывать часть стажа при расчёте отпускных, пенсии и страховых выплат․
- Трудности при проверке в СФР․ При проверке в Социальный фонд России (СФР) может возникнуть конфликт данных, если сведения из разных книжек не совпадают․
- Недоразумения при трудоустройстве․ Новый работодатель может потребовать одну полную книжку, а наличие второй вызовет вопросы у инспекции․
- Штрафы для работодателя․ Если в книжке отсутствует обязательная печать или подпись, инспекция труда может наложить административный штраф․
Как правильно оформить ситуацию, если у вас две трудовые книжки?
Шаг 1․ Определите, какая книжка «активна»
Проверьте записи в обеих книжках:
- Наличие записи о последнем месте работы․
- Наличие печати и подписи работодателя в последней записи․
- Дата выдачи книжки (бланк 2023 года имеет определённый дизайн)․
Шаг 2․ Закройте «старую» книжку
Для закрытия необходимо:
- Обратиться в отдел кадров текущего (или последнего) работодателя․
- Попросить оформить запись о прекращении трудовых отношений в старой книжке (включая печать и подпись)․
- Получить справку об этом (можно потребовать копию записи)․
Шаг 3․ Перенесите недостающие записи в активную книжку
Если в старой книжке есть записи, которых нет в новой, попросите работодателя:
- Внести недостающие сведения в активную книжку (при возможности)․
- Если запись уже невозможна (например, работодатель закрыл предприятие), обратитесь в Пенсионный фонд России (ПФР) с заявлением о восстановлении недостающих периодов․
Шаг 4․ Оформление электронного варианта
Если вы хотите пользоваться электронной трудовой книжкой:
- Подайте заявление в отдел кадров о переводе в электронный формат․
- Получите подтверждение о том, что бумажная книжка будет закрыта (запись о прекращении трудовых отношений)․
- После подтверждения в СФР вы сможете просматривать свои данные онлайн․
Шаг 5․ Проверка данных в СФР
С помощью Электронного кабинета на сайте Госуслуг проверьте, какие сведения о вашем стаже уже переданы в СФР․ Если обнаружены расхождения, подайте заявление о корректировке․
Полезные рекомендации
- Храните обе книжки до полного урегулирования․ Не выбрасывайте «старую» книжку, пока не убедитесь, что все записи перенесены․
- Сохраняйте копии всех записей․ Фотографируйте каждую страницу, чтобы иметь доказательство в случае споров․
- Регулярно проверяйте электронный реестр․ С 2023 года работодатели обязаны передавать сведения в электронный реестр, но иногда бывают задержки․
- Обращайтесь в инспекцию труда․ Если работодатель отказывается ставить печать или подпись, вы имеете право подать жалобу в Онлайн‑инспекцию․
- Не забывайте о заявлении об отказе от бумажной книжки․ Если вы решили пользоваться только электронной, подайте соответствующее заявление в отдел кадров․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать две трудовые книжки одновременно?
Трудовой кодекс допускает наличие одновременно бумажной и электронной книжки, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта․ Однако обе книжки должны содержать полные и согласованные записи о трудовом стаже․
Что делать, если в одной из книжек нет печати отдела кадров?
Обратитесь к работодателю с требованием оформить запись в соответствии с требованиями Роструда․ Если работодатель отказывается, подайте жалобу в Онлайн‑инспекцию (сайт inspectorat․ru)․
Как объединить два стажа, если один из работодателей уже закрыт?
Подайте заявление в Пенсионный фонд России с копиями записей из обеих книжек и документами, подтверждающими трудовые отношения (трудовой договор, справка 2‑ндфл)․ ПФР проведёт проверку и, при подтверждении, внесёт недостающие периоды в ваш страховой стаж․
Можно ли самостоятельно перенести записи из одной книжки в другую?
Нет․ Перенос записей может выполнить только уполномоченный представитель работодателя или орган, уполномоченный на ведение реестра (например, ПФР)․ Самостоятельные записи считаются недействительными․
Наличие двух трудовых книжек – не редкость в период перехода от старых бумажных бланков к новым, а также к электронным вариантам․ Главное – не игнорировать эту ситуацию, а систематически проверять, какие записи находятся в каждой книжке, и при необходимости закрывать «лишнюю» книгу, перенося недостающие данные․
Соблюдая рекомендации, изложенные в статье, вы сможете избежать проблем с подтверждением стажа, получением пенсии и другими социальными выплатами․ При возникновении затруднений всегда можно обратиться за помощью к специалистам отдела кадров, в Пенсионный фонд или в инспекцию труда․
Дата публикации: