Вопрос о возможности наличия у одного работника двух (и более) трудовых книжек возникает достаточно часто – как у сотрудников, так и у кадровых специалистов и бухгалтеров. Ниже приведён подробный разбор правовых норм, практических ситуаций и последствий, связанных с наличием двух трудовых книжек.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66 ТК РФ устанавливает, что трудовая книжка ведётся только по основному месту работы.
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронные трудовые книжки» – вводит обязательный электронный формат, но сохраняет возможность ведения бумажной книжки.
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» – регламентирует порядок ведения, хранения и выдачи дубликатов.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – п. 5.2 указывает процедуру оформления дубликата при утрате.

Из указанных норм следует, что законодательно предусмотрена одна трудовая книжка (либо электронная, либо бумажная) как основной документ, подтверждающий трудовой стаж и занятость.

Когда могут появиться две книжки?

На практике ситуация с двумя трудовыми книжками возникает в следующих случаях:

1. Утрата оригинала и выдача дубликата – если работник потерял трудовую книжку, а работодатель оформил дубликат, то у сотрудника может оказаться как оригинал (если он later найден), так и дубликат.
2. Переход на электронный формат – после введения обязательной электронной трудовой книжки (ЭТК) некоторые работники продолжают пользоваться бумажной версией, получая тем самым две параллельные записи (одна в ПФР, другая – на бумаге).
3. Ошибки кадровой службы – при приёме на работу новый работодатель может оформить новую трудовую книжку, не зная о существующей у сотрудника.
4. Работа по совместительству – хотя по совместительству трудовая книжка не ведётся, некоторые работники оформляют отдельную книжку для каждого места работы (что противоречит закону).
5. Мошенничество или подделка – умышленное получение второй книжки с целью завышения стажа или получения незаконных льгот.

Что говорит закон о наличии двух книжек?

Согласно ст. 66 ТК РФ:

«Трудовая книжка ведётся только по основному месту работы».

Это означает, что:

• У сотрудника может быть только одна действительная трудовая книжка, подтверждающая его трудовой стаж.
• Вторая книжка, если она существует, считается недействительной либо дубликатом (в случае утраты оригинала).
• Ведение двух параллельных книжек с разными записями о трудовой деятельности является нарушением трудового законодательства.

Ответственность за такие нарушения может нести как работник (если он умышленно ввёл в заблуждение работодателя или государственные органы), так и работодатель (если он оформил книжку без проверки наличия уже существующей).

Последствия наличия двух трудовых книжек

Для работника

• Отказ в назначении пенсии – Пенсионный фонд РФ при расчёте стажа учитывает только данные из ЕГРЗ (единого государственного реестра застрахованных лиц). Если в книжках есть противоречивые сведения, фонд может запросить пояснения и приостановить выплаты.
• Отказ в предоставлении социальных льгот (например, пособия по безработице, выплаты при временной нетрудоспособности) – органы соцзащиты могут потребовать подтверждения стажа, а противоречия в книжках приведут к отказу.
• Дисциплинарная ответственность – работодатель вправе применить меры дисциплинарного взыскания (выговор, увольнение) за предоставление ложных сведений о трудовой деятельности.
• Уголовная ответственность – в случае умышленного подделки или использования поддельной трудовой книжки возможно возбуждение дела по ст. 327 УК РФ (подделка официальных документов).

Для работодателя

• Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ – за нарушение правил ведения трудовых книжек (несоответствие данных, отсутствие записи о приёме/увольнении) могут быть наложены штрафы от 1 000 до 5 000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию.
• Риски при проверках – трудовая инспекция и ПФР могут вынести предписание о приведении документации в соответствие с законом, а также потребовать возмещения излишне выплаченных пособий.
• Репутационные потери – факты ведения двойной трудовой документации могут негативно сказаться на имидже компании, особенно в сфере, где важна прозрачность кадровой политики.

Как правильно поступить, если у сотрудника две трудовой книжки?

Следует действовать в соответствии с внутренними регламентами компании и законодательными требованиями:

1. Установить факт наличия двух книжек – запросить у сотрудника оба документа, проверить их реквизиты (номер, серия, дата выдачи, печати).
2. Определить, какой документ является основным – как правило, это книжка, выданная первым работодателем и содержащая непрерывную запись о трудовой деятельности без пробелов.
3. Если одна из книжек – дубликат – оформить акт о выдаче дубликата (по п. 5.2 Инструкции) и вернуть оригинал сотруднику, а дубликат хранить в личном деле.
4. Если обе книжки оригинальные и содержат разные данные – потребовать от сотрудника объяснения, проверить данные в ПФР (через выписку из ЕГРЗ) и, при необходимости, обратиться в трудовую инспекцию для уточнения порядка действий.
5. Внести исправления в электронную трудовую книжку (ЕТК) – если у сотрудника есть ЭТК, убедиться, что в ней отражены все периоды работы, а бумажная книжка используется только как вспомогательный документ (или сдана в архив).
6. Оформить внутренний приказ о признании одной из книжек недействительной и о хранении второй в личном деле сотрудника (с пометкой «дубликат» или «недействителен»).
7. Предупредить сотрудника о последствиях – разъяснить, что использование недействительной трудовой книжки для получения льгот или пенсии является нарушением закона.

Все действия следует фиксировать в письменной форме (акты, пояснения, приказы) и хранить в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов).

Практические рекомендации для работодателей и кадровых служб

• Вести журнал учёта трудовых книжек – фиксировать выдачу, приём, утрату и выдачу дубликатов.
• Проверять наличие уже существующей книжки при приёме на работу – запрашивать у кандидата справку о трудовой деятельности или выписку из ЕГРЗ.
• Использовать электронную трудовую книжку как основной источник данных – при переходе на ЭТК минимизировать работу с бумажными носителями.
• Проводить периодические аудиты кадровой документации – выявлять случаи двойного ведения книжек и своевременно их устранять.
• Обучать сотрудников кадровой службы – знакомить с инструкцией по заполнению трудовых книжек и изменениями в законодательстве (особенно после введения обязательной ЭТК).

Итак, ответ на вопрос «Можно ли иметь 2 трудовую книжку» выглядит следующим образом:

• Законодательно допускается наличие только одной действительной трудовой книжки (либо электронной, либо бумажной).
• Вторая книжка может существовать лишь как дубликат (при утрате оригинала) или как вспомогательный документ (например, бумажная копия при наличии электронной книжки).
• Любые иные ситуации, когда у работника две трудовой книжки с разными записями о трудовой деятельности, являются нарушением трудового законодательства и могут повлечь административную, дисциплинарную и даже уголовную ответственность.
• Для предотвращения таких ситуаций необходимо чётко соблюдать порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также активно использовать электронный формат, который минимизирует риски дублирования.

Соблюдение этих правил обеспечит прозрачность кадрового учёта, защитит права работников и убережёт организацию от штрафов и репутационных потерь.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и практики кадрового учёта на 2026 год.