В современной России трудовая книжка может вестись как в бумажном, так и в электронном виде․ С 1 января 2026 года переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) завершается, и многие работники сталкиваются с вопросом: что делать, если у них одновременно есть две книжки? В этой статье разберём, когда возникает такая ситуация, какие последствия она имеет и как правильно оформить документы․

Почему могут появиться две трудовые книжки?

Существует несколько типовых сценариев, когда у одного сотрудника оказывается две записи о трудовой деятельности:

1. Переход от бумажной к электронной книжке․ Если до 2026 года у работника уже была оформлена бумажная книжка, он может одновременно пользоваться и электронной версией, пока не будет завершён полный переход․
2. Ошибка при переносе данных․ При перенастройке системы иногда создаётся дублирующая запись, особенно если заявление об отказе от бумажной формы не было отправлено․
3. Работа в разных организациях․ Если человек менял места работы, у него могут оставаться отдельные книжки от предыдущих и текущих работодателей․
4. Технические сбои․ При сбоях в работе сервисов электронных книжек иногда формируются дополнительные записи․

Как выглядит ситуация на практике?

Работник может увидеть в личном кабинете две ссылки на свои записи:

• «Трудовая книжка (бумажная)» – открывается в виде сканов старого документа․
• «Электронная трудовая книжка» – отображается в виде онлайн‑таблицы с историей занятости․

В таком случае в системе отображается две отдельные записи, хотя фактически речь идёт о единой трудовой деятельности․

Что говорит закон?

Согласно действующему трудовому законодательству РФ, одновременно вести две официальные трудовые книжки нельзя․ Однако закон допускает одновременное применение электронного и бумажного вариантов, если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы․

Ключевые положения:

• Электронные трудовые книжки вводятся с 2021 года, но бумажные остаются в силе до полного перехода․
• Если работник не отказался от бумажной формы, обе версии могут существовать в системе․
• При возникновении конфликтов приоритет имеет электронную запись, так как она считается более актуальной․

Как правильно оформить две книжки?

Если вы обнаружили, что у вас действительно две записи, следуйте этим шагам:

1. Проверьте статус заявления․ Убедитесь, что вы не подали заявление об отказе от бумажной формы․ Если заявление есть, бумажная книжка должна быть закрыта․
2. Синхронизируйте данные․ В личном кабинете системы есть функция «Объединить записи»․ Нажмите кнопку «Объединить» и следуйте инструкциям․
3. Подтвердите изменения․ После объединения система сгенерирует новое уникальное номерной реестр‑идентификатор и отобразит единую запись․
4. Сохраните подтверждение․ Распечатайте или сделайте скриншот подтверждения объединения – это будет доказательством в случае проверок․

Что делать, если объединение не удалось?

Если по какой‑то причине система не позволяет объединить записи, рекомендуется:

• Обратиться в отдел кадров или в HR‑отдел организации․
• Подать письменное заявление о признании электронной записи основной․
• В случае необходимости – запросить выписку из электронной книжки и скан бумажной формы для передачи в следующую организацию․

Последствия наличия двух книжек

Неправильное обращение с дублирующимися записями может привести к следующим проблемам:

• Ошибки при расчёте стажа․ Дублирование может привести к завышению или занижению стажа, что отразиться на расчёте пенсии и отпускных․
• Задержки при оформлении документов․ При оформлении кредитов, ипотеки или других целей работодатели запрашивают подтверждение трудового стажа․
• Конфликты с контролирующими органами․ При проверке ФССО или Пенсионного фонда могут возникнуть вопросы к наличию нескольких записей․

Советы, как избежать проблем в будущем

Чтобы в дальнейшем не сталкиваться с двойными трудовыми книжками, следуйте этим простым рекомендациям:

1. Регулярно проверяйте личный кабинет․ Убедитесь, что в системе отображается только одна запись․
2. Своевременно подавайте заявления․ Если хотите полностью перейти на электронную форму, отправьте заявление об отказе от бумажной книжки․
3. Сохраняйте копии․ Храните сканы всех подтверждений и подтверждений объединения․
4. Обращайтесь в поддержку․ При возникновении технических сбоев сразу связывайтесь с техподдержкой сервиса электронных книжек․

Наличие двух трудовых книжек – это временное состояние, которое возникает в период перехода от бумажного к электронному формату․ Главное – правильно оформить документы, объединить записи и убедиться в их единстве․ При соблюдении рекомендаций вы избежите ошибок в расчёте стажа, ускорите процесс оформления новых мест работы и не столкнётесь с вопросами контролирующих органов․

Помните, что электронная трудовая книжка – это современный и более надёжный способ ведения трудовой истории, а бумажный документ остаётся валидным лишь до полного перехода․ Поэтому, если вы ещё не сделали этого, не забудьте подать заявление об отказе от бумажной формы и полностью перейти на электронную запись․