Согласно трудовому законодательству РФ, у каждого работающего гражданина должна быть одна трудовая книжка (электронная или бумажная). Однако на практике иногда возникает ситуация, когда у сотрудника оказывается две трудовые книжки. Ниже рассмотрены основные причины такого явления, возможные риски и рекомендации по устранению проблемы.

Почему может появиться две трудовые книжки

• Одновременное ведение электронного и бумажного варианта. С 2021 года при приёме на работу кадровики обязаны заполнять только электронную трудовую книжку (ЭТК). Тем не менее, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта, работодатель может вести обе формы параллельно. В результате у сотрудника появляется две записи о одном и том же трудовом стаже.
• Ошибка кадровой службы. При переводе сотрудника в другое подразделение или при смене работника иногда ошибочно создаётся новая книжка вместо внесения записи в существующую.
• Незаконное оформление второй книжки при совместительстве. Некоторые работодатели, не зная норм права, оформляют отдельную трудовую книжку для каждой должности (основная работа и совместительство). Это противоречит ст. 66 ТК РФ, которая допускает ведение лишь одной книжки.
• Утеря или повреждение оригинала. При утере бумажной книжки работник может получить дубликат, а оригинал позже находится. В результате на руках оказываются два документа.
• Мошеннические действия. В редких случаях сотрудники deliberately заводят вторую книжку, чтобы скрыть реальный стаж или получить незаконные выплаты.

Какие последствия может иметь наличие двух трудовых книжек

• Нарушение трудового законодательства. Работодатель может быть привлечён к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) за ведение неправильной трудовой документации.
• Проблемы при назначении пенсии. Пенсионный фонд РФ принимает данные из единой электронной трудовой книжки. Дублирование записей может привести к ошибкам в расчёте стажа и, как следствие, к неправильному начислению пенсии.
• Сложности при трудоустройстве. Новый работодатель, увидев две книжки, может усомниться в достоверности предоставленной информации и потребовать дополнительных пояснений.
• Риск штрафов для сотрудника. При выявлении факта наличия двух книжек без законных оснований сотрудник может быть привлечён к дисциплинарной ответственности за предоставление ложных сведений.

Как правильно поступить, если у вас две трудовые книжки

1. Определить, какой документ является основным. Если у вас есть электронная трудовая книжка (ЭТК) в системе ПФР, она считается приоритетной. Бумажный вариант можно оставить только как резервную копию, если вы не подали заявление об отказе от него.
2. Связаться с кадровой службой текущего места работы. Предоставьте обе книжки и попротите специалиста внести все недостающие записи в один документ (обычно в ЭТК) и аннулировать второй.
3. При необходимости подать заявление в Пенсионный фонд. Если ошибка уже отражена в данных ПФР, можно направить запрос на корректировку с приложением копий обеих книжек и пояснительной запиской.
4. Если у вас две бумажные книжки. Обратитесь в отдел кадров последнего места работы с просьбой оформить справку о трудовой деятельности и получить дубликат единой трудовой книжки. После получения дубликата старую книжку следует сдать в архив работодателя или уничтожить.
5. Сохранить копии всех документов. На всякий случай храните скриншоты выписки из ЭТК и копии бумажных книжек до полного устранения расхождения.

Профилактика появления двух трудовых книжек

• При приёме на работу сразу уточните у кадровика, ведётся ли у вас электронная трудовая книжка и нужно ли вам подавать заявление об отказе от бумажного варианта.
• При переходе на новое место работы попросите предыдущего работодателя выдать справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) и убедитесь, что все записи перенесены в вашу ЭТК.
• Не допускайте оформления отдельной трудовой книжки для совместительства; все места работы фиксируются в одной книжке.
• Регулярно проверяйте выписку из электронной трудовой книжки через личный кабинет на сайте ПФР или через портал «Госуслуги».

Наличие двух трудовых книжек – это, как правило, следствие либо административной ошибки, либо непонимания норм о simultaneous ведении электронного и бумажного вариантов; Хотя закон допускает параллельное ведение обеих форм при отсутствии отказа от бумажного варианта, в интересах сотрудника и работодателя поддерживать актуальную и единую трудовую запись. При обнаружении дубликата следует оперативно обратиться в кадровую службу или в Пенсионный фонд для корректировки данных, тем самым избежав возможных проблем с пенсией, трудоустройством и юридической ответственностью.