Фраза «оригинал трудовой книжки находится в отделе кадров» — это стандартная формулировка‚ которую вы часто увидите в заявлениях‚ справках и при заверении копий. Но что она на самом деле означает‚ почему оригинал не выдается сотруднику и как правильно получить нужные документы? Давайте разберем все детально.
Почему оригинал хранится у работодателя?
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66) и действующим правилам ведения трудовых книжек‚ оригинал (подлинник) бумажной трудовой книжки хранится у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника в организации. Это делается для:
- Обеспечения сохранности — оригинал защищен от потери‚ порчи или подделки.
- Единого учета — отдел кадров ведет актуальную историю трудовой деятельности в одном документе.
- Обязанности работодателя — именно организация несет ответственность за правильность и сохранность записей.
Что это значит на практике?
Когда вы устраиваетесь на работу‚ вы предоставляете оригинал трудовой книжки (или сведения об электронной) для внесения первой записи. После этого работодатель забирает ее на хранение. Вы не получаете ее обратно до момента увольнения. При увольнении вам возвращают оригинал с последней записью об увольнении‚ заверенной печатью и подписью.
Как получить копию или выписку‚ если оригинал в отделе кадров?
Если вам нужны сведения из трудовой книжки для банка‚ нового работодателя‚ в пенсионный фонд или для других целей‚ вы не можете просто взять и скопировать оригинал. Нужно официально запросить документ у отдела кадров.
Заверенная копия трудовой книжки
Это полная копия всех записей из вашей трудовой книжки на текущий момент. Она заверяется отделом кадров.
Как получить:
- Напишите письменное заявление на имя руководителя организации (или начальника отдела кадров) с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки. Укажите причину (например‚ «для предоставления в банк»).
- Подайте заявление в отдел кадров или бухгалтерию.
- Сотрудник отдела кадров снимает копии всех страниц с записями.
- На каждой копии ставится отметка «Верно»‚ дата‚ подпись ответственного лица (начальника отдела кадров или специалиста) и печать организации.
Важно: На копии часто делается штамп или рукописная пометка: «Подлинник документа находится в отделе кадров [Название организации]». Это подтверждает‚ что оригинал хранится у работодателя‚ а копия сделана из него.
Выписка из трудовой книжки
Это неполный документ‚ содержащий только выбранные записи (например‚ только последние места работы или конкретный период). Выписка также подлежит заверению.
Когда нужна: Часто требуется для подтверждения стажа при оформлении пенсии или для конкретного работодателя.
Как получить: Процедура аналогична получению копии: заявление‚ копирование нужных страниц‚ заверение печатью и подписью. Существует официальный бланк выписки (форма СТД-СФР для электронных сведений или специальный бланк для бумажных книжек).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что меняется?
С 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. Здесь принцип тот же‚ но носитель другой.
- Оригинал, это электронная запись в реестре СФР (Социального фонда России)‚ которая ведется работодателем.
- Физический носитель (бумажная книжка) сотруднику не выдается‚ если он не подал заявление о выдаче.
- Для предоставления новому работодателю или в инстанции сотрудник может:
- Распечатать сведения в форме документа (выписку) и заверить ее у работодателя (печать‚ подпись).
- Передать данные в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Ключевой момент: Даже с ЭТК фраза «Подлинник документа находится в отделе кадров [Название организации]» может использоваться на распечатанной выписке‚ так как юридический «оригинал» данных — это электронная запись в системе работодателя/СФР.
Практические советы и ответы на частые вопросы
Могу ли я взять трудовую книжку домой‚ чтобы сделать копию?
Нет. Поскольку оригинал хранится у работодателя‚ вы не имеете права забирать его. Все копии и выписки изготавливаются непосредственно в отделе кадров при вашем присутствии или по вашему заявлению.
Что делать‚ если в отделе кадров отказываются заверять копию?
Отказ незаконен‚ если вы предоставили заявление и документ (оригинал для сверки). Настаивайте на своем праве. В случае систематических проблем можно обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Как должна выглядеть правильная отметка о заверении?
Идеальный вариант (на примере копии):
Копия верна.
Подпись: _____________ / [Фамилия И.О.] /
Печать организации
«___» ___________ 20__ г.
Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Ромашка»
А если у меня только дубликат трудовой книжки?
Дубликат — это новой документ‚ выдаваемый взамен утраченного оригинала. Он имеет ту же юридическую силу. Его также хранят у работодателя в процессе работы‚ и с него также делают заверенные копии по тем же правилам.
Утверждение «оригинал трудовой книжки находится в отделе кадров» — это не просто слова‚ а отражение установленного законом порядка. Оригинал (бумажный или электронный) — это документ работодателя‚ который он обязан хранить. Сотрудник имеет право на получение заверенной копии или выписки из него. Для этого нужно официальное заявление и взаимодействие с кадровой службой. Понимание этих правил избавит вас от лишних вопросов и проблем при оформлении любых документов.
Статья составлена на основе актуального законодательства РФ и кадровой практики. Сведения об электронных трудовых книжках актуальны на 2026 год.