С 2020 года в России вводится электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Переход на цифровой формат стал обязательным для новых сотрудников, но при этом бумажная трудовая книжка остаётся в силе до 2026 года. В статье мы разберём, какие плюсы и минусы у каждого формата, как происходит переход, и какие нюансы стоит учитывать при выборе.

История и законодательство

В 2020 г. Минтруд РФ принял закон о введении электронных трудовых книжек. С того времени:

• Новые сотрудники, которые устраиваются на работу после 1 января 2020 г., получают только ЭТК.
• Сотрудники, у которых уже была бумажная трудовая книжка до 2020 г., могут продолжать вести её параллельно с ЭТК или полностью перейти на цифровой формат, подав заявление работодателю.
• С 1 января 2026 г. завершается переходный период: бумажные трудовые книжки перестают действовать в качестве основного документа, но сохраняют юридическую силу в рамках обязательных записей.
• Работодатели обязаны вести бумажную трудовую книжку до 2026 г. и одновременно подавать отчёт ЕФС‑1 в Федеральную службу по труду (СФР).

В 2025 г. Минтруд предложил законопроект об упрощении правил ведения трудовых книжек, который включал в себя:

• Устранение избыточных требований к бумажной книжке.
• Обязательное наличие записи о переходе на ЭТК в бумажной версии.

Преимущества и недостатки электронных трудовых книжек

Преимущества

• Удобный доступ – информация доступна в любой точке мира через портал госуслуг.
• Интеграция с госуслугами – данные автоматически передаются в СФР, Пенсионный фонд и другие органы.
• Низкая вероятность ошибок – электронные формы автоматически проверяют корректность данных.
• Непрерывный хранение – данные не теряются при утере или повреждении бумажного документа.
• Экономия времени – нет необходимости лично посещать отдел кадров для внесения записей.

Недостатки

• Требования к технике – необходимо иметь доступ к интернету и современному устройству.
• Зависимость от госуслуг – при сбоях в работе портала доступ к данным может быть ограничен.
• Отсутствие физического документа – для некоторых официальных процедур (например, при переезде за границу) бумажный экземпляр может пригодиться.
• Сложности при смене работодателя – при переходе на нового работодателя требуется корректное перенесение данных.

Преимущества и недостатки бумажных трудовых книжек

• Физический носитель – можно показать лично, если это требуется в конкретной ситуации.
• Независимость от интернета – доступ к информации всегда возможен.
• Юридическая сила – до 2026 г. бумажная трудовая книжка остаётся официальным документом.

• Риск потери или повреждения – бумажный документ может быть утерян, испорчен или уничтожен.
• Устаревшие данные – при отсутствии автоматической синхронизации информация может быть неактуальной.
• Низкая удобность – для внесения записей необходимо лично обращаться в отдел кадров.
• Сложности при проверке – работодатели и госорганы могут требовать подтверждения данных, что усложняет процесс.

Как перейти на электронную трудовую книжку

1. Подать заявление работодателю – сотрудник может в любой момент заявить о желании перейти на ЭТК.
2. Получить электронный документ – работодатель регистрирует сотрудника в системе ЭТК и передаёт данные в СФР.
3. Получить бумажную запись о переходе – при переходе работодатель оформляет запись в бумажной трудовой книжке, подтверждающую переход.
4. Проверить данные – сотрудник может открыть портал госуслуг и убедиться, что все сведения корректны.

Как сохранить бумажную трудовую книжку

• Сохранить в надёжном месте – в сейфе, банковском отделении или у доверенного лица.
• Сделать копии – фотокопии или сканы всех страниц.
• Регулярно обновлять – при каждом новом месте работы работодатель обязан внести запись в бумажную книгу.
• Проверять актуальность – сравнивать данные в бумажной книге с данными в ЭТК.

Совместное ведение бумажной и электронной трудовой книжки

Сотрудники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка до 2020 г., могут вести оба документа одновременно:

• Бумажная книга остаётся официальным документом, но её данные автоматически синхронизируются с ЭТК.
• При переходе на ЭТК работодатель делает запись о переходе в бумажной книге, подтверждая её юридическую силу.
• С 2026 г. бумажная книга перестаёт быть обязательной, но сохраняет юридическую силу в рамках обязательных записей.

Статистика перехода

По данным портала госуслуг и региональных отделений СФР:

• С 1 января 2026 г. более 73 000 жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области оформили ЭТК.
• В первом квартале 2026 г. почти 73 000 человек из двух регионов перешли на электронный формат.
• В 2025 г. в Челябинской области наблюдался рост числа пользователей ЭТК на 15 % по сравнению с 2024 г.

Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой зависит от ваших личных предпочтений и конкретных обстоятельств:

• Если вам важен удобный доступ и быстрая проверка данных, электронный формат – лучший выбор.
• Если вы часто работаете в местах с ограниченным доступом к интернету или цените физический документ, сохранение бумажной книги может быть оправдано.
• Переход на ЭТК не является обязательным для тех, у кого уже есть бумажная книга до 2020 г., но после 2026 г. бумажная книга перестанет быть основным документом.
• Совместное ведение обоих форматов возможно и обеспечивает максимальную надёжность и гибкость.

Таким образом, электронная трудовая книжка предлагает современные преимущества и упрощает взаимодействие с государственными сервисами, однако бумажная книга остаётся надёжным резервом до окончания переходного периода. При выборе формата учитывайте свои потребности, технические возможности и требования работодателя.