С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая позволяет хранить информацию о трудовой деятельности работников в цифровом формате. Однако многие сотрудники продолжают использовать бумажные трудовые книжки. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить заявление на выбор формата трудовой книжки, какие документы необходимы и какие сроки установлены законодательством.
Почему важно правильно оформить заявление?
Выбор формата трудовой книжки — это право работника, а не обязанность. Однако от этого выбора зависит, как будет храниться и предоставляться информация о вашем трудовом стаже. Неправильно оформленное заявление может привести к:
- Потере данных о трудовой деятельности
- Проблемам при оформлении пенсии
- Сложностям при устройстве на новое место работы
- Юридическим спорам с работодателем
Кто должен подавать заявление?
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, заявление о выборе формата трудовой книжки должны подавать:
- Новые сотрудники, принятые на работу после 1 января 2020 года
- Сотрудники, уже работающие, которые хотят изменить формат своей трудовой книжки
- Сотрудники, у которых закончилась бумажная трудовая книжка и которые хотят перейти на электронный формат
Сроки подачи заявления
Законодательством установлены следующие сроки для подачи заявления:
- Для новых сотрудников: в течение первых 5 дней с момента заключения трудового договора
- Для действующих сотрудников: в любое время, но не позднее чем за 15 дней до предполагаемого перехода на новый формат
- При изменении формата: не позднее чем за 15 дней до предполагаемой даты изменения
Как правильно оформить заявление?
Заявление на бумажную трудовую книжку
Если вы хотите, чтобы ваша трудовая книжка велась в бумажном виде, подайте следующее заявление:
Директору [Название организации]
[ФИО директора]
[Должность директора]
[Название организации]
[Адрес организации]
От [ФИО работника]
[Должность]
[Подразделение]
Заявление
В соответствии с частью 1 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации,
прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде.
Дата перехода на бумажный формат: «__» _____________ 20__ г.
_____________________
[Подпись работника]
[Расшифровка подписи]
Заявление на электронную трудовую книжку
Если вы предпочитаете электронный формат, оформите следующее заявление:
Директору [Название организации]
[ФИО директора]
[Должность директора]
[Название организации]
[Адрес организации]
От [ФИО работника]
[Должность]
[Подразделение]
Заявление
В соответствии с частью 1 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации,
прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде.
Дата перехода на электронный формат: «__» _____________ 20__ г.
_____________________
[Подпись работника]
[Расшифровка подписи]
Что делать после подачи заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Внести соответствующую запись в трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде)
- Передать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку (если она велась ранее) в течение 3 рабочих дней
- Обеспечить ведение электронной трудовой книжки (если выбран этот формат)
Особые случаи
Прием на работу в 2026 году
В 2026 году система электронных трудовых книжек уже полностью внедрена. При трудоустройстве на работу:
- Новые сотрудники должны подать заявление о выборе формата трудовой книжки в течение первых 5 дней работы
- Если заявление не подано, работодатель автоматически ведет трудовую книжку в бумажном виде
- Работник может изменить формат в любое время, подав новое заявление
Получение сведений о трудовой деятельности
Для получения информации о своей трудовой деятельности в электронном виде работник может:
- Обратиться к работодателю с соответствующим заявлением
- Получить сведения через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ
- Запросить сведения в МФЦ или через портал госуслуг
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?
Ответ: Нет, нельзя. Трудовая книжка может вестись только в одном формате — либо бумажном, либо электронном.
Вопрос 2: Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?
Ответ: Вы можете обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд. Также можно написать жалобу в Государственную инспекцию труда.
Вопрос 3: Можно ли изменить формат трудовой книжки после подачи заявления?
Ответ: Да, можно. Для этого нужно подать новое заявление о выборе другого формата.
Вопрос 4: Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна?
Ответ: Необходимо обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней.
Выбор формата трудовой книжки — это важное решение, которое влияет на вашу трудовую деятельность и будущую пенсию. Правильно оформленное заявление поможет избежать проблем и обеспечит сохранность ваших данных.
Помните:
- Заявление должно быть оформлено в письменном виде
- Сроки подачи заявления установлены законодательством
- Работодатель не имеет права отказывать в выборе формата
- Вы всегда можете изменить формат, подав новое заявление
Если у вас остались вопросы по оформлению заявления или выбору формата трудовой книжки, обратитесь к специалистам по трудовому праву или в кадровую службу вашей организации.