В современном мире цифровизация проникает во все сферы жизни, и трудовое законодательство не исключение. Все больше сотрудников получают электронные трудовые книжки (ЭТК), что требует от работодателей понимания новых правил и процедур. В этой статье мы подробно рассмотрим, что делать, если к вам пришел сотрудник с ЭТК, какие вопросы могут возникнуть и как правильно действовать.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она представляет собой базу данных, в которой хранится вся информация о трудовой деятельности сотрудника:
- ФИО
- Дата рождения
- СНИЛС
- Места работы (наименование организации, должности, даты приема и увольнения)
- Квалификация
ЭТК ведется и хранится Фондом пенсионного и социального страхования (СФР). С 2021 года, при приеме на работу, ЭТК становится основным документом, хотя бумажная трудовая книжка все еще может быть оформлена по желанию сотрудника.
Как убедиться, что у сотрудника действительно ЭТК?
Существует несколько способов проверить, действительно ли у сотрудника электронная трудовая книжка:
Спросить у сотрудника: Самый простой способ – прямо спросить у сотрудника, есть ли у него ЭТК.
Запросить выписку из ЭТК: Сотрудник может предоставить выписку из своей ЭТК, которую можно получить на портале Госуслуг или на сайте СФР.
Проверить данные в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуг: Если сотрудник зарегистрирован на портале Госуслуг, вы можете запросить у него доступ к своим данным, чтобы убедиться в наличии ЭТК.
Обратится в СФР: В случае сомнений можно обратиться непосредственно в СФР для проверки информации о сотруднике.
Что делать, если сотрудник пришел с ЭТК?
Если к вам пришел сотрудник с ЭТК, необходимо выполнить следующие действия:
Узнать, как сотрудник планирует вести свою трудовую деятельность: Обсудите с сотрудником, как он планирует получать сведения о своей трудовой деятельности и как вы будете взаимодействовать с СФР.
Убедиться, что сотрудник подписал заявление о переводе на электронную трудовую книжку: Если сотрудник ранее работал по бумажной трудовой книжке, необходимо убедиться, что он подал заявление о переводе на ЭТК.
Обеспечить возможность предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде: Убедитесь, что у вас есть техническая возможность предоставлять сведения о работе сотрудника в электронном виде в СФР. Это можно сделать с помощью специализированного программного обеспечения или через портал Госуслуг.
Регулярно предоставлять сведения о трудовой деятельности в СФР: В соответствии с законодательством, работодатель обязан регулярно предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в СФР. Это необходимо делать в электронном виде.
Ознакомиться с требованиями законодательства: Внимательно изучите требования законодательства в области ведения электронных трудовых книжек, чтобы избежать нарушений.
Преимущества и недостатки ЭТК
Преимущества ЭТК:
- Удобство: Электронная трудовая книжка всегда под рукой, доступна онлайн.
- Безопасность: ЭТК защищена от физического повреждения и утери.
- Экологичность: ЭТК не требует использования бумаги, что способствует сохранению окружающей среды.
- Оперативность: Предоставление сведений о трудовой деятельности в СФР происходит быстрее.
Недостатки ЭТК:
- Зависимость от технологий: Для доступа к ЭТК требуется наличие компьютера или смартфона и доступа к интернету.
- Необходимость обучения: Необходимо ознакомиться с правилами работы с ЭТК.
Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в развитии цифровой экономики. Работодателям необходимо быть готовыми к изменениям и адаптироваться к новым требованиям законодательства. Понимание принципов работы с ЭТК поможет избежать ошибок и обеспечить эффективное ведение кадрового учета.
Важно помнить:
- Законодательство в области электронных трудовых книжек постоянно меняется, поэтому необходимо следить за обновлениями.
- Работодатель не может предоставлять сотруднику выписку из ЭТК, если у сотрудника нет согласия на это.
- Электронная трудовая книжка не является точной копией бумажной трудовой книжки.
Надеемся, эта статья помогла вам разобраться в вопросах, связанных с электронной трудовой книжкой. Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к юристу или в СФР.