В современных условиях цифровизации документооборота понятие «трудовая книжка» претерпело значительные изменения. Если раньше это был исключительно бумажный документ, то сегодня, в 2026 году, основным форматом хранения информации о стаже является электронная трудовая книжка (ЭТК). Данная статья подробно расскажет о том, что это такое, где хранятся данные, как их получить и какие права есть у работника.
Что такое электронная трудовая книжка?
С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, внедривший систему электронных трудовых книжек. Суть документа осталась прежней: это официальный учет трудовой деятельности гражданина. В нем фиксируются:
- Прием на работу;
- Увольнение;
- Переводы на другую должность;
- Награждения и профессиональные стандарты.
Главное отличие заключается в форме хранения. Все сведения формируются работодателем в электронном виде и передаются в единую базу Социального фонда России (СФР) (ранее ПФР). Для сотрудников, принятых на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки ведутся исключительно в электронном виде.
Где хранятся сведения?
Вся информация аккумулируется в единой информационной системе Социального фонда России. Это гарантирует надежность хранения данных и возможность их быстрого получения в любой точке страны. В базу вносятся:
- Информация о работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Данные о работодателе: название организации, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР.
- Сведения о трудовой деятельности: даты приема, перевода, увольнения, причины увольнения и должности.
Как получить сведения о трудовой деятельности?
Получить выписку из электронной трудовой книжки или проверить актуальность записей можно несколькими способами. Это право закреплено законодательно, и работник может воспользоваться любым удобным для него каналом.
Через портал «Госуслуги»
Самый быстрый и популярный способ. Авторизовавшись в личном кабинете, пользователь может:
- Заказать выписку о трудовой деятельности;
- Получить документ в формате PDF с электронной подписью;
- Проверить, какие данные передал текущий и предыдущие работодатели.
Через работодателя
При увольнении или по письменному заявлению действующий сотрудник имеет право получить сведения о своей трудовой деятельности. Работодатель обязан предоставить заверенную выписку в течение 3 рабочих дней.
В клиентских службах СФР и МФЦ
Граждане могут лично обратиться в отделения Социального фонда России или многофункциональные центры «Мои документы» (МФЦ) для получения бумажной справки о стаже, которая будет равнозначна выписке из ЭТК.
Что делать при приеме на работу?
Согласно статье 66.1 ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан предоставить работодателю:
- Трудовую книжку (если она велась в бумажном виде до 2021 года и работник не отказался от нее);
- Или сведения о трудовой деятельности (форму СТД-Р или выписку из СФР), если бумажной книжки нет или она не велась.
Если трудовой договор заключается впервые, предоставление бумажной книжки не требуется — сведения сразу формируются в электронном виде.
Важные нюансы для работников
Необходимо помнить несколько ключевых моментов:
Проверка данных. Рекомендуется периодически проверять сведения в своей электронной трудовой книжке через Госуслуги, чтобы убедиться, что работодатель своевременно и корректно передает данные в СФР.
Бумажный вариант. Те, кто сохранил бумажную трудовую книжку, должны хранить ее у себя. Работодатель вносит записи в бумажный вариант параллельно с отправкой электронных данных (для тех, кто сохранил бумажную форму).
Выдача при увольнении. При увольнении работнику на руки выдается бумажная трудовая книжка (если она велась) и/или предоставляются сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
Переход на электронные трудовые книжки упростил процесс подтверждения стажа, исключил риск потери документа и ускорил взаимодействие между работником, работодателем и государством. Знание того, где и как получить сведения о своей трудовой деятельности, является важным навыком для каждого современного специалиста в 2026 году.