Дата публикации: 23 мая 2026 г․
С 1 января 2020 г․ в России действует закон, обязывающий работодателей вести электронную трудовую книжку (ЭТК) вместо привычной бумажной․ К 2023 году в системе уже зафиксировано более 17 млн таких записей, а к 2026 году переход на полностью цифровой формат считается обязательным для большинства категорий сотрудников․ Эта статья поможет понять, что такое ЭТК, как её оформить и, что самое главное, как использовать при устройении на работу․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о:
- месте и дате трудоустройства;
- подписанных трудовых договорах;
- периоде работы и должности;
- многократных местах работы (вкладки для совместителей, удалённых сотрудников и т․д․)․
В отличие от бумажного аналога, ЭТК хранится в ПФР (Пенсионный фонд России) и доступна работодателю, сотрудникам и государственным службам через официальные порталы (Госуслуги, СФР)․ При необходимости вы можете запросить выписку – она выглядит как обычный документ формата A4․
1․1 Ключевые изменения в 2025‑2026 гг․
- С 1 января 2021 г․ для новых сотрудников без трудового стажа вводятся только электронные записи․
- С 1 января 2026 г․ работодатели обязаны вести только ЭТК – бумажные формы уходят в прошлое․
- Сведения о трудовой деятельности должны попадать в отчёт ЕФС‑1 не позднее следующего рабочего дня после оформления․
Как оформить электронную трудовую книжку?
Для работодателя процесс выглядит так:
- Создание записи в системе ПФР (через личный кабинет или интеграцию с HR‑системой)․
- Заполнение полей: ФИО, дата рождения, паспортные данные, сведения о месте работы, должность, стаж․
- Отправка отчёта ЕФС‑1 – обязательный документ, который фиксирует всю информацию о новом сотруднике․
- Утверждение локальных актов – в них фиксируются форматы и процедуры внесения данных․
Для сотрудника важно знать, где и как можно получить доступ к своей книжке:
- Через Госуслуги – личный кабинет → «Электронные документы» → «Трудовая книжка»․
- Через СФР – раздел «Выписка из ЭТК»․
- В МФЦ – при личном обращении с паспортом․
2․1 Как получить выписку из ЭТК?
Выписка выглядит как обычный документ и может быть получена:
- Онлайн – через портал Госуслуги (раздел «Трудовая книжка»)․
- В МФЦ – при личном визите․
- Через ПФР – запрос в личном кабинете․
Для получения выписки обычно требуется:
- Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность)․
- Снилс․
- Код ИНН (при необходимости)․
Как электронная трудовая книжка помогает при устройении на работу?
Для работодателя и соискателя электронный формат предлагает ряд преимуществ:
3․1 Быстрая проверка трудового стажа
Работодатель мгновенно получает доступ к полной истории работы кандидата, что ускоряет процесс оформления․
3․2 Уменьшение риска ошибок и штрафов
Все данные вносятся в единую систему, а отчёты ЕФС‑1 проверяются автоматически․ Это снижает вероятность несоответствий и штрафов․
3․3 Удобство для удалённых и совместителей сотрудников
ЭТК поддерживает несколько вкладышей, что позволяет вести учёт одновременно в нескольких организациях․
3․4 Прозрачность для кандидата
Сотрудник может в любой момент посмотреть свою полную трудовую историю, что повышает доверие к работодателю․
Пошаговая инструкция для соискателя
- Создайте аккаунт на Госуслугах (если ещё нет)․
- Запросите выписку из своей ЭТК – это будет подтверждением вашего трудового стажа․
- Подготовьте копии документов (паспорт, СНИЛС, ИНН) – они понадобятся работодателю для внесения данных․
- Отправьте выписку работодателю (в электронном виде или в печатном виде) – это ускорит процесс оформления․
- Уточните у работодателя требования к заполнению ЭТК – некоторые компании используют свои внутренние формы․
- Сохраните подтверждение подачи (скриншот, электронное письмо) – на случай проверок․
Важно помнить, что с 1 января 2026 г․ работодатели могут принимать только электронные записи․ Поэтому наличие актуальной выписки из ЭТК – обязательный документ для любого нового сотрудника․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Что делать, если у меня есть бумажная трудовая книжка, оформленная до 2020 г․?
Ответ: По закону вы имеете право продолжать пользоваться бумажным вариантом, но при новом трудоустройстве работодатель всё равно будет вести только электронную запись․ - Вопрос: Как быстро получить выписку через Госуслуги?
Ответ: Обычно процесс занимает от 5 до 30 минут, если все данные актуальны․ - Вопрос: Могу ли я изменить данные в своей ЭТК после их внесения?
Ответ: Да, но только через обращение в ПФР или СФР с официальным запросом и подтверждающими документами․ - Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается вести ЭТК?
Ответ: Такое действие нарушает Трудовой кодекс РФ․ Вы можете подать жалобу в трудовую инспекцию․
Переход на электронную трудовую книжку – это не просто цифровая замена бумаги, а реальная возможность ускорить и упростить процесс оформления работы как для работодателей, так и для соискателей․ Понимание того, как правильно оформить и использовать ЭТК, уже сегодня становится конкурентным преимуществом на рынке труда․
Если вы готовитесь к новому месту работы, следуйте рекомендациям из этой статьи, запросите выписку из своей ЭТК и будьте готовы к тому, что все документы будут рассматриваться в электронном виде; Удачной подачи!
Автор: кадровый консультант, специалист по трудовому праву․