Трудовая книжка – один из важнейших документов, фиксирующих трудовую историю гражданина. Для учащегося (школьника, студента, обучающегося в профессиональном колледже) оформление и заполнение трудовой книжки имеет свои особенности. В статье подробно рассмотрены:

• Кому и в каких случаях требуется трудовая книжка;
• Какие документы нужны для её оформления;
• Пошаговая инструкция по заполнению (бумажный и электронный варианты);
• Как оформить запись при приёме, переводе, увольнении;
• Типичные ошибки и как их избежать.

Нужно ли учащемуся трудовая книжка?

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка обязательна для всех работников, заключающих трудовой договор; Учащийся, который:

1. Подписывает трудовой договор (например, в рамках школьного практического обучения, летних стажировок, работы в школе, в колхозе, в общежитии, в детском саду и т.п.);
2. Получает официальную заработную плату;
3. Работает по совместительству (в т.ч. в государственных учреждениях);

обязан иметь трудовую книжку. Если работа осуществляеться на основании гражданско‑правового договора (ГПД) или договора подряда, книжка не требуется.

Электронная vs бумажная трудовая книжка

С 1 января 2020 г. работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако в школах и учебных заведениях часто сохраняют бумажный вариант, особенно если учащийся ещё не достиг 18 лет. В любом случае запись в ЭТК автоматически синхронизируется с ПФР, а бумажный документ может использоваться как «резерв».

Какие документы нужны для оформления трудовой книжки учащемуся?

Все документы необходимо собрать до первого рабочего дня. При оформлении ЭТК работодателю достаточно загрузить сканы этих бумаг в систему СЗВ‑ТД.

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки

Бумажный вариант

1. Получение книжки. Учащийся (или его представитель) заполняет заявление «О выдаче трудовой книжки» и передаёт его в отдел кадров.
2. Запись о приёме на работу. В первой строке указывается:
   • Дата приёма (день, месяц, год);
   • Наименование организации‑работодателя;
   • Должность (или вид работы, например «помощник учителя»);
   • Трудовой договор № и дата его заключения;
   • Ставка заработной платы (в рублях) и порядок её выплаты;
   • Ссылка на нормативный документ, регулирующий работу несовершеннолетних (ТК РФ, статья 67).
3. Запись о переводе/смене должности. При изменении условий труда вносятся новые данные, а в колонке «Основание» указывается «Перевод», «Повышение» и т.д.
4. Запись об увольнении. Последняя строка содержит:
   • Дата увольнения;
   • Основание (по желанию работника, по соглашению сторон, по окончании контракта);
   • Подпись работодателя и печать.
5. Подпись и печать. Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица (начальника отдела кадров) и печатью организации.

Электронный вариант (ЭТК)

1. Регистрация в системе СЗВ‑ТД. Работодатель (школа/колледж) вводит сведения о новом сотруднике в «Система заполнения ведомостей о трудовых событиях» (СЗВ‑ТД).
2. Создание записи о приёме. Вводятся те же данные, что и в бумажном варианте, но в электронных полях:
   • Дата начала работы;
   • Организация (Код ОКПО, ИНН);
   • Должность/вид работы;
   • Трудовой договор (номер, дата);
   • Условия оплаты.
3. Автоматическое формирование записи в ПФР. После сохранения система отправляет данные в Пенсионный фонд, где формируется электронная запись в личном кабинете сотрудника.
4. Изменения и увольнение. При переводе, изменении условий труда или увольнении работодатель вносит соответствующие корректировки в СЗВ‑ТД. Система генерирует электронный акт увольнения, который подписывается цифровой подписью.
5. Доступ учащегося. После завершения всех операций учащийся может просмотреть свою электронную трудовую книжку через портал Личный кабинет ПФР (логин/пароль, полученные от работодателя).

Как оформить запись при приёме, переводе и увольнении

Приём на работу

Для учащегося запись выглядит так (пример):

Дата приёма: 
Организация: Школа №12, г. Москва
Должность: Помощник учителя физкультуры
Трудовой договор № 45/2026 от 
Ставка: 12 000 руб./мес.
Основание: Трудовой договор, статья 67 ТК РФ.
Подпись работодателя: __________ Печать

Перевод/смена должности

Пример записи:

Дата изменения: 
Новая должность: Стажёр‑ассистент в лаборатории химии
Основание: Перевод по заявлению работника, статья 71 ТК РФ;
Подпись работодателя: __________ Печать

Увольнение

Пример записи об увольнении:

Дата увольнения: 
Основание: По желанию работника (заявление от )
Подпись работодателя: __________ Печать

Важно:

• Все даты пишутся в формате ДД.MM.ГГГГ.
• Записи делаются в хронологическом порядке без пропусков.
• Никакие пробелы, исправления или «корректировки» без подписи не допускаются – это может привести к отказу в пенсионных начислениях.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи и печати. Без подписи уполномоченного лица запись считается недействительной.
• Неправильный формат даты. ПФР принимает только ДД.MM.ГГГГ; иной формат может вызвать отклонение отчёта.
• Пропуск записей. Каждый трудовой эпизод (приём, перевод, увольнение) требует отдельной строки.
• Неполные сведения о договоре. Указывайте номер и дату договора, а также ставку оплаты.
• Отсутствие согласия родителей. Для несовершеннолетних без подписи родителей запись будет признана недействительной.
• Не своевременное внесение изменений. По закону запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента события.

Как проверить правильность заполнения?

1. Сравните запись с оригиналом трудового договора.
2. Убедитесь, что в колонке «Основание» указана точная статья ТК РФ.
3. Проверьте наличие подписи и печати.
4. Для ЭТК – зайдите в личный кабинет ПФР и убедитесь, что запись отображается без ошибок.

Что делать, если в трудовой книжке ошибка?

Для исправления ошибок необходимо:

1. Составить акт исправления (в бумажном виде) или оформить запрос в системе СЗВ‑ТД.
2. Получить подпись руководителя и печать организации.
3. Внести исправление в оригинальную запись (зачеркнуть ошибку, подписать «Исправлено», указать правильные данные).
4. Для электронного варианта – загрузить исправленный документ и подписать цифровой подписью.

После исправления рекомендуется запросить выписку из ПФР, чтобы убедиться, что изменения отразились в электронном реестре.

Заполнение трудовой книжки учащегося – процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения нормативных требований. Правильное оформление гарантирует:

• Корректный учёт трудового стажа;
• Право на будущие пенсионные выплаты;
• Отсутствие проблем при трудоустройстве после завершения обучения.

Следуйте пошаговой инструкции, используйте электронные сервисы (СЗВ‑ТД, личный кабинет ПФР) и проверяйте каждую запись. При возникновении вопросов обращайтесь к специалистам отдела кадров вашего учебного заведения или к профессиональному бухгалтеру.

Помните: своевременное и точное заполнение трудовой книжки – залог вашей будущей социальной защиты.