С 2020 года в России произошел масштабный переход на цифровой учет трудового стажа. Важно понимать‚ что электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не отдельный файл или цифровой документ‚ который работодатель «создает» в программе‚ а совокупность сведений о трудовой деятельности работника‚ которые хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР).
Что такое ЭТК на самом деле?
Многие ошибочно полагают‚ что ЭТК — это PDF-файл с печатью. На самом деле‚ это цифровой реестр сведений. Работодатель не «выписывает» электронную книжку‚ а передает данные о приеме‚ переводе или увольнении сотрудника в СФР с помощью специальных форм отчетности.
Как оформить переход на ЭТК: пошаговая инструкция
Переход с бумажного носителя на электронный возможен только по инициативе работника. Вот основные этапы процесса:
Шаг 1. Получение заявления от сотрудника
Сотрудник должен написать заявление о переходе на электронный формат сведений о трудовой деятельности. В заявлении указывается желание вести трудовой стаж в электронном виде.
Шаг 2. Оформление бумажной трудовой книжки
Если у сотрудника была бумажная книжка‚ работодатель обязан выдать её на руки. Это критически важный момент‚ так как сведения‚ внесенные в бумажную книжку до перехода на ЭТК‚ автоматически в цифровую базу не переносятся.
- В бумажной книжке делается запись о том‚ что она выдана работнику в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
- Факт выдачи фиксируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Шаг 3. Уведомление СФР
Работодатель должен направить в Социальный фонд России сведения о переходе сотрудника на электронный формат. Это делается путем подачи соответствующей формы отчетности (обычно через системы электронного документооборота‚ такие как Контур.Экстерн‚ СБИС и др.).
Как вести ЭТК в повседневной работе
После перехода на ЭТК работодатель больше не делает записи ручкой в бумажную книжку. Все кадровые изменения отражаются следующим образом:
- Издание приказа (о приеме‚ переводе‚ увольнении).
- Передача сведений в СФР. Работодатель направляет отчетность о трудовой деятельности в установленные законом сроки.
- Хранение данных. Теперь за сохранность «книжки» отвечает государство (СФР)‚ а не работодатель.
Как сотруднику получить сведения из ЭТК?
Поскольку физического документа нет‚ работник может получить подтверждение своего стажа несколькими способами:
- Через портал Госуслуги: в разделе «Справки и выписки» можно заказать выписку из ЭТК. Документ придет в формате PDF с электронной печатью.
- В личном кабинете СФР: аналогично Госуслугам.
- Через МФЦ: можно заказать бумажную выписку.
- От работодателя: сотрудник имеет право запросить справку о стаже или выписку из сведений о трудовой деятельности.
Важные нюансы и риски
Штрафы для работодателя
За непредставление или несвоевременную подачу сведений о трудовой деятельности в СФР должностным лицам организации грозят административные штрафы. Своевременная отчетность, залог отсутствия проблем с проверками.
Сведения до 2020 года
Помните‚ что работодатели передают данные в СФР в основном за период с . Все‚ что было записано в бумажную книжку до этой даты‚ остается только в бумажном варианте. Именно поэтому крайне важно не терять бумажную книжку после её выдачи на руки при переходе на ЭТК.
| Характеристика | Бумажная ТК | Электронная ТК (ЭТК) |
|---|---|---|
| Где хранится | У работодателя (или на руках у работника) | В базе данных СФР |
| Как вносятся данные | Ручная запись в документ | Электронная отчетность в СФР |
| Как получить выписку | Показать оригинал документа | Госуслуги‚ МФЦ‚ СФР‚ работодатель |
| Риск потери | Высокий (документ может сгореть/потеряться) | Низкий (данные в цифровом облаке) |