С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это знаковое событие кардинально меняет подход к учету трудового стажа и процедуре трудоустройства. В этой статье подробно разберем, что такое ЭТК, как она работает, и что нужно знать как работнику, так и работодателю.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой аналог (замена) традиционной бумажной трудовой книжки. Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, переводы, награждения) ведутся исключительно в электронном виде в единой государственной информационной системе.

Как это работает: Участники процесса

Система ЭТК строится на взаимодействии трех основных сторон:

1. Работник (гражданин РФ): Получает доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или специальное мобильное приложение. Именно он является владельцем своих трудовых данных.
2. Работодатель (организация или ИП): Обязан вносить информацию о каждом работнике в ЭТК через сервисы ФНС России (для юридических лиц) или напрямую в систему ПФР. Работодатель не хранит «книжку», а лишь отправляет сведения в реестр.
3. Пенсионный фонд России (ПФР): Является оператором системы. ПФР аккумулирует все данные, обеспечивает их сохранность, целостность и предоставляет доступ уполномоченным лицам (в первую очередь, самому работнику).

Порядок трудоустройства с ЭТК: Пошаговая инструкция

Для работника:

• Шаг 1: При приеме на работу предоставить работодателю свои данные для идентификации (например, СНИЛС).
• Шаг 2: Убедиться, что работодатель (или он через бухгалтерию) вносит запись о приеме на работу в вашу ЭТК. Это его обязанность.
• Шаг 3: После внесения записи (обычно в течение 5-10 рабочих дней) проверить ее отображение в своей ЭТК на Госуслугах. Запись должна содержать: наименование работодателя, дату приема, должность, основание (номер и дата трудового договора).
• Шаг 4: При увольнении аналогично контролировать внесение записи об увольнении.

Для работодателя:

• Шаг 1: При заключении трудового договора (даже с испытательным сроком) обязательно подготовить и отправить сведения о приеме на работу в систему ЭТК через сервис ФНС.
• Шаг 2: При любом изменении условий трудового договора (перевод, изменение оплаты) также вносить соответствующие записи;
• Шаг 3: При увольнении работника вносить запись об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ).
• Важно: Отсутствие или несвоевременное внесение сведений в ЭТК влечет административную ответственность для работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).

Преимущества и особенности ЭТК

Плюсы для всех сторон:

• Для работника: Не боишься потерять книжку. Все данные доступны онлайн в любое время. Упрощен процесс смены работы — новый работодатель может запросить у вас выписку из ЭТК (с вашего согласия).
• Для работодателя: Сокращаются издержки на изготовление, хранение и передачу бумажных книжек. Упрощается отчетность перед ПФР.
• Для государства: Снижаются риски подделки трудовых документов. Упрощается и ускоряется начисление пенсий, так как стаж учитывается автоматически.

Что нужно помнить:

• ЭТК не отменяет трудовой договор. Документом, подтверждающим трудовые отношения, остается именно он.
• Работник вправе получить на руки бумажный документ — выписку из ЭТК. Для этого нужно подать заявление через Госуслуги или в отделение ПФР. Выписка имеет ту же юридическую силу, что и запись в книжке.
• Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка с записями, она сохраняет силу. При трудоустройстве после вы можете: а) передать ее новому работодателю для внесения записей в ЭТК (он обязан это сделать), б) или самостоятельно внести данные из нее в свою ЭТК через Госуслуги (требует подтверждения у работодателя).
• Для сезонных работников, работников в сельской местности и других категорий, у которых могут быть сложности с доступом в интернет, сохраняется возможность получить бумажную выписку.

Частые вопросы (FAQ)

Что будет с моей старой бумажной трудовой книжкой?

Она остается у вас и сохраняет юридическую силу. Все записи, сделанные в нее ранее, должны быть перенесены в вашу ЭТК. Вы можете инициировать этот процесс самостоятельно или через нового работодателя.

Как доказать стаж, если в ЭТК нет какой-то записи?

В первую очередь — обратиться к работодателю того периода с требованием внести недостающую запись. Если это невозможно, можно использовать иные документы (приказы, зарплатные ведомости, выписки из отчетности), но это усложнит процесс подтверждения стажа в ПФР.

Может ли работодатель отказаться принимать на работу из-за отсутствия ЭТК?

Нет. Отсутствие у кандидата активной ЭТК (например, у человека, который никогда не работал официально) не является препятствием для трудоустройства. При первом приеме на работу работодатель сам создаст запись в системе.

Переход на электронные трудовые книжки — это логичный и неизбежный шаг в цифровизации трудовых отношений. К 1 января 2026 года система должна заработать в полную силу. Главное для работника — активно следить за своей ЭТК, регулярно проверять записи на портале Госуслуг и при необходимости запрашивать выписки. Для работодателей — внедрить четкий внутренний регламент по работе с ЭТК, чтобы избежать штрафов и обеспечить защиту прав своих сотрудников.

Статья подготовлена на основе официальной информации Пенсионного фонда России и Министерства труда РФ. Актуальные разъяснения всегда можно найти на сайтах ПФР и Минтруда.