Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. С 2021 года её начали вводить в России‚ и к 2026 году процесс перехода на ЭТК стал обязательным для большинства работодателей. В этой статье мы разберём‚ когда и как заводится электронная трудовая книжка‚ какие шаги необходимы‚ какие документы требуются и какие плюсы и минусы у такого способа учёта трудовой деятельности.

Что такое электронная трудовая книжка

ЭТК – это официальный цифровой документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина РФ: места работы‚ периоды занятости‚ должности‚ стаж‚ а также сведения о страховых взносах. В отличие от бумажной версии‚ ЭТК существует только в электронном виде и доступна через личный кабинет на портале Госуслуг или специальные мобильные приложения.

Как выглядит ЭТК

• Открывается в виде таблицы с данными работодателя.
• Содержит ссылки на выписки‚ которые можно скачать в PDF‑формате.
• Отображается в разделе «Мои документы» личного кабинета.

Зачем нужна электронная трудовая книжка

ЭТК упрощает процесс учёта и контроля трудовой деятельности:

1. Уменьшает количество бумажных документов.
2. Позволяет мгновенно проверять данные у работодателя и в ПФР.
3. Облегчает получение выписок и подтверждения стажа.
4. Снижает риск потери или повреждения оригиналов.

Когда заводится электронная трудовая книжка

Переход на ЭТК происходит в следующих случаях:

• При устройстве на работу впервые (с нуля).
• При смене работодателя‚ если прежний работодатель уже использовал ЭТК.
• По инициативе работника‚ который желает вести учёт в электронном виде.

Заявление о переходе на ЭТК подаётся в HR‑отдел организации или в отдел кадров. После его принятия в системе формируется запись о выборе электронного формата.

Как оформить заявление

1. Получить и изучить приказ нанимателя о переходе на ЭТК.
2. Подготовить набор документов: паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ диплом (если требуется).
3. Подать заявление в HR‑отдел (можно в электронном виде через корпоративный портал).
4. Подписать трудовой договор и приказ о приёме.

Как вести электронную трудовую книжку

Ведение ЭТК осуществляется работодателем через систему СЗВ‑ТД. Основные этапы:

• Формирование отчёта по форме СЗВ‑ТД.
• Загрузка отчёта в личный кабинет страхователя на сайте СФР.
• Автоматическое внесение данных в ЭТК сотрудника.
• Периодическое обновление информации при изменении места работы‚ должности‚ стажа.

Как вносить записи

1. Открыть раздел «Электронные трудовые книжки» в личном кабинете СФР.
2. Выбрать нужного сотрудника.
3. Внести сведения о новом месте работы‚ дате начала‚ должности.
4. Сохранить изменения – запись появится в ЭТК автоматически.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Выписка может быть получена несколькими способами:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг – раздел «Справки и выписки».
• В МФЦ – обращение с запросом «Выписка из электронной трудовой книжки».
• Через отделение Социального фонда России (СФР).
• В приложении «Госуслуги» на смартфоне.

После подачи запроса система генерирует документ‚ который можно скачать в PDF‑формате или распечатать.

Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжки? – Да‚ при переходе на ЭТК выдаётся бумажная копия с отметкой о выборе электронного формата.
2. Как исправить ошибку в ЭТК? – Ошибку можно поправить через личный кабинет‚ подав запрос в HR‑отдел или в СФР.
3. Кто отвечает за ведение ЭТК? – Заведующий отделом кадров или специалист по персоналу‚ который вводит данные в систему СЗВ‑ТД.
4. Можно ли получить бумажную выписку? – Да‚ выписка предоставляется в виде бумажного документа по запросу работника.

Электронная трудовая книжка – это современный и удобный инструмент учёта трудовой деятельности‚ который упрощает работу как работодателей‚ так и сотрудников. Переход на ЭТК происходит в момент устройства на работу‚ при смене места работы или по инициативе работника. Правильное оформление заявления‚ подготовка необходимых документов и своевременное внесение данных в систему СЗВ‑ТД позволяют без проблем завести электронную трудовую книжку и пользоваться ею в дальнейшем.

Если у вас возникнут вопросы по оформлению ЭТК‚ бесплатная консультация юриста доступна по телефону 7 (800) -01-07-30 (jurik.ru).