С 1 января 2020 года в России введён новый формат электронной трудовой книжки (ЭТК). Все сведения о трудовой деятельности работников теперь хранятся в информационных ресурсах ПФР и доступны как работодателям, так и застрахованным лицам через электронные сервисы. Ниже подробно рассмотрены:

• какие данные фиксируются в ЭТК;
• кто и как передаёт эти сведения в ПФР;
• какие сроки установлены законодательством;
• как получить доступ к информации;
• какие преимущества даёт электронный формат.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие ЭТК:

1. ФЗ № 439‑ФЗ от 16 декабря 2019 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» – вводит обязательность формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
2. ФЗ № 436‑ФЗ от 16 декабря 2019 г. – определяет порядок ведения реестра электронных трудовых книжек.
3. Постановление Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 г. – устанавливает сроки представления сведений в ПФР.
4. Приказы ПФР № П‑5‑2020/1 и последующие – регламентируют порядок работы с личным кабинетом страхователя и формами отчётности.

Какие сведения фиксируются в ЭТК?

В электронную трудовую книжку вносятся все данные, которые традиционно записывались в бумажный документ, а также некоторые дополнительные сведения, предусмотренные законодательством:

• Дата и место рождения работника.
• Серия и номер паспорта (или иного удостоверяющего документа).
• ИНН, СНИЛС.
• Даты и основания приёма на работу.
• Даты и основания прекращения трудовых отношений (увольнение, расторжение договора, перевод и т.п.).
• Должность, разряд, тарифную ставку, оклад.
• Сведения о периодах отпуска, командировок, больничных листов.
• Информация о повышении квалификации, получении профессиональных сертификатов.
• Данные о начислении и выплате пенсии, если они уже начаты.

Кто и как передаёт сведения в ПФР?

Сведения о трудовой деятельности передают работодатели через один из следующих каналов:

1. Личный кабинет страхователя на официальном сайте ПФР (https://www.pfrf.ru).
2. Специализированный оператор связи (например, «Электронный документооборот» от крупных ИТ‑компаний).
3. Обращение в клиентскую службу территориального органа ПФР (по телефону или в офисе).

Для передачи используется усиленная электронная подпись (УЭП) или квалифицированный сертификат, что гарантирует юридическую силу данных.

Сроки представления сведений

Согласно постановлению Правительства РФ № 590, информация о приёме на работу или увольнении должна быть передана в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа/распоряжения работодателя. Пример:

• Приём на работу – приказ от 10 марта 2026 г. → сведения передаются до 11 марта 2026 г.
• Увольнение – приказ от 25 апреля 2026 г. → сведения передаются до 26 апреля 2026 г.

Если передача происходит позже установленного срока, работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф за нарушение сроков представления сведений).

Как работники могут просматривать свои сведения?

Застрахованные лица имеют несколько удобных способов доступа к своей ЭТК:

• Личный кабинет гражданина на сайте ПФР – после входа в систему можно просмотреть «Сведения о трудовой деятельности», скачать выписку в PDF.
• Портал Госуслуг (https://www.gosuslugi.ru) – в разделе «Электронная трудовая книжка» доступна функция «Заказать справку о трудовой деятельности».
• Мобильные приложения – официальные приложения ПФР и «Госуслуги» позволяют просмотреть ЭТК в смартфоне.
• Офисы ПФР и МФЦ – при личном обращении можно получить распечатанный вариант справки, подписанный УЭП.

Как формируеться отчётность по ЭТК?

Отчётность формируется автоматически каждый раз, когда в кадровом составе предприятия происходят изменения. При этом:

• Система ПФР фиксирует дата‑время внесения записи;
• Работодатель получает подтверждение о приёме данных (квитанцию в личном кабинете).
• В случае ошибки работодатель может подать корректирующее сообщение в течение 5 рабочих дней.

Для контроля за корректностью данных ПФР предоставляет отчёт «Сведения о трудовой деятельности», который можно запросить в личном кабинете или через API‑интерфейс (для крупных компаний).

Преимущества электронного формата

• Сокращение бумажного документооборота – нет необходимости хранить и переносить тяжёлые бумажные книжки.
• Доступность 24/7 – работник может проверить свои записи в любой момент из любой точки мира.
• Упрощённый контроль – работодатели получают автоматические уведомления о несоответствиях.
• Повышенная защита данных – информация хранится в защищённых центрах ПФР, а доступ регулируется строгими протоколами.
• Ускорение процесса оформления пенсии – все сведения уже находятся в ПФР, что упрощает расчёт страховых лет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне сохранять бумажную трудовую книжку?

Если вы начали работать после 31 декабря 2020 г;, бумажная книжка не выдаётся. Для работников, у которых уже есть бумажные книжки, ПФР сохраняет их копию в электронном виде, но оригинал остаётся у работника.

Как получить выписку о трудовой деятельности для подачи в банк?

Войдите в личный кабинет ПФР → раздел «Электронная трудовая книжка» → нажмите «Заказать справку». Справка будет сформирована в PDF‑формате и подписана УЭП, её можно скачать и отправить в банк.

Что делать, если в ЭТК указана неверная дата увольнения?

Обратитесь к работодателю с просьбой отправить корректирующее сообщение в ПФР. После подтверждения исправления вы получите уведомление в личном кабинете.

Можно ли передать сведения в ПФР без УЭП?

Для юридических лиц обязательна УЭП. Физические лица (работники) могут просматривать сведения без подписи, но для отправки данных в ПФР работодателю необходимо использовать УЭП или сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.

Как узнать, что мои данные уже внесены в ЭТК?

В личном кабинете ПФР в разделе «История изменений» отображаются все записи с датой и основанием их внесения.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Зарегистрировать организацию в Личном кабинете страхователя ПФР.
2. Получить усиленную электронную подпись (УЭП) для подписи передаваемых файлов.
3. Подготовить файл с данными о приёме/увольнении в формате XML согласно методическим рекомендациям ПФР.
4. Загрузить файл в раздел «Отчётность по трудовой деятельности».
5. Получить подтверждение о приёме (квитанцию) и сохранить её в архиве.
6. При необходимости отправить корректирующее сообщение в течение 5 рабочих дней.

Электронная трудовая книжка – это современный инструмент, который упрощает взаимодействие между работодателем, работником и Пенсионным фондом России. Благодаря чётко установленным нормативам, автоматизированным каналам передачи данных и широкому набору сервисов (личный кабинет, портал Госуслуг, мобильные приложения) каждый участник процесса может быстро и надёжно получать необходимую информацию.

Соблюдение сроков передачи сведений, использование УЭП и регулярный контроль записей в ЭТК позволяют избежать штрафов, ускорить оформление пенсии и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.