С 2024 года в Российской Федерации произошёл фундаментальный сдвиг в системе учёта трудового стажа, традиционные бумажные трудовые книжки постепенно заменяются электронными․ Этот переход, инициированный Федеральным законом № 328-ФЗ от и активно внедряемый с 2021 года, к 2026 году стал обязательным для всех работодателей․ Ниже, подробный обзор ключевых изменений, правил, сроков и последствий для работников и работодателей․

Основные изменения: от бумажной к электронной трудовой книжке

Согласно статье 66 ТК РФ (в редакции с 2021 года и актуальной на 2026 год), работодатель обязан вести учёт трудовой деятельности сотрудника только в электронном виде, если работник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки․

• С 1 января 2024 года, все новые сотрудники, поступающие на работу, получают только электронную трудовую книжку (ЭТК) по умолчанию․
• С 1 января 2025 года — работодатели обязаны прекратить ведение бумажных трудовых книжек для всех сотрудников, не подавших заявление о сохранении бумажного варианта․
• С 1 января 2026 года, ведение бумажных трудовых книжек полностью запрещено для новых трудовых отношений․ Исключение — только для тех, кто до 2025 года подал заявление о сохранении бумажной формы;

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в защищённой базе данных Пенсионного фонда РФ (ПФР)․ В ней фиксируются:

• Дата приёма на работу и увольнения;
• Должность и структурное подразделение;
• Основания для заключения/расторжения трудового договора;
• Награды, поощрения, переводы;
• Сведения о повышении квалификации (по желанию работодателя)․

Доступ к ЭТК имеет сам работник через личный кабинет на сайте www․pfrf․ru или портале Госуслуги; Работодатель вносит данные через специализированный модуль в системе КЭДО (кадровый электронный документооборот)․

Правила перехода: как работодателю перейти на ЭТК

Для работодателя переход на электронные трудовые книжки — это не просто изменение формата, а полная перестройка кадрового документооборота․

Обязательные действия работодателя:

1. Получить электронную подпись (ЭЦП) для доступа к системе ПФР․
2. Настроить кадровую систему (1С, «СБИС», «Контур», и др․) для передачи данных в ПФР в формате XML по стандарту ФСС;
3. Уведомить всех сотрудников о переходе на ЭТК до 31 декабря 2024 года (для тех, кто уже работает)․
4. Предоставить сотрудникам возможность выбрать формат: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную․
5. Внести сведения в ЭТК в течение 5 рабочих дней с даты приёма, увольнения или перевода․
6. Передавать данные в ПФР ежедневно (не позднее 15:00 мск) через специализированный сервис «Электронная трудовая книжка»․

Что делать с бумажными трудовыми книжками?

Если сотрудник выбрал сохранить бумажную трудовую книжку:

• Работодатель продолжает вести её в бумажном виде до момента увольнения;
• При увольнении выдаёт бумажную трудовую книжку с последней записью;
• Все последующие трудовые отношения — только с ЭТК․

Если сотрудник перешёл на ЭТК:

• Бумажная трудовая книжка сохраняется у работодателя как архивный документ на 75 лет (по закону о хранении кадровых документов);
• На последней странице делается запись: «Сведения о трудовой деятельности переданы в электронную форму»;
• Бумажная книжка не выдаётся сотруднику, но может быть предоставлена по его запросу (в виде копии)․

Права работника: как получить и проверить ЭТК

Каждый работник имеет полное право:

• Зарегистрироваться на Госуслугах или сайте ПФР;
• Получить доступ к своей ЭТК в личном кабинете;
• Запросить выписку из ЭТК в бумажном виде — бесплатно, в течение 3 рабочих дней;
• Подать заявление о возврате к бумажной трудовой книжке — один раз в течение жизни (до 31 декабря 2026 года);
• Обратится в ПФР с жалобой на ошибки в ЭТК — работодатель обязан исправить их в течение 5 дней․

Важно!

Если работник не подал заявление о выборе формата до , работодатель обязан автоматически перевести его на электронную форму․ Это не нарушение прав — законодательство предусматривает именно такой порядок․

Последствия для работодателей: штрафы и ответственность

С 2025 года Государственная инспекция труда (ГИТ) активно проверяет соблюдение требований по ЭТК․ Нарушения влекут административную ответственность:

Кроме штрафов, возможны приостановление деятельности на срок до 90 суток по решению ГИТ․

Исключения и особые случаи

Несмотря на обязательность ЭТК, существуют законодательно закреплённые исключения:

• Работники, у которых трудовая книжка была утеряна или повреждена до 2021 года — могут получить дубликат в бумажном виде (по решению ПФР)․
• Работники, работающие у индивидуальных предпринимателей, не имеющих ЭЦП — могут сохранить бумажную книжку до ․
• Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком, на больничном или в командировке, срок подачи заявления продлевается на время отсутствия․
• Работники, работающие по договорам ГПХ — трудовые книжки (бумажные или электронные) им не оформляются․

Будущее: что ждёт нас после 2026 года?

С 2027 года планируется:

• Интеграция ЭТК с системами медицинского страхования и социального обеспечения, для автоматического расчёта пенсий и пособий;
• Внедрение блокчейн-технологий для защиты данных от подделки;
• Создание единого цифрового профиля работника — объединение трудового стажа, образования, квалификаций, наград и медицинских данных;
• Обязательное использование ЭТК при оформлении виз, кредитов и ипотек — как официальный документ трудового стажа․

Переход на электронные трудовые книжки, это не просто техническая модернизация․ Это:

• Защита прав работника — данные не потеряются, не испортятся, не будут «забыты»;
• Экономия времени — при увольнении не нужно ждать выдачи книжки, всё доступно онлайн;
• Снижение издержек — работодатель экономит на бумаге, хранении, кадровом учёте;
• Цифровизация государства — шаг к созданию единой цифровой экосистемы труда и социальной защиты․

Важно помнить: если вы — работник, проверьте свою ЭТК на сайте ПФР до 31 декабря 2026 года․ Если вы, работодатель — не откладывайте настройку КЭДО․ Закон не терпит опозданий․

Для получения актуальных образцов заявлений, шаблонов передачи данных и инструкций по работе с ЭТК обращайтесь на официальные сайты:

• www․pfrf․ru — Пенсионный фонд РФ
• www․gosuslugi․ru — портал Госуслуг
• rosmintrud․ru, Минтруд России

Электронная трудовая книжка — это будущее․ И оно уже наступило․