Вопрос о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку генерального директора (ГД), особенно если он является единственным учредителем организации, часто вызывает споры среди бухгалтеров, кадровиков и самих руководителей. На первый взгляд кажется, что если человек — владелец компании, то он «сам себе начальник» и трудовые отношения не возникают. Однако российское трудовое законодательство требует иного подхода. Ниже, подробный разбор ситуации с ссылками на нормы закона и практические рекомендации.
Общее правило: генеральный директор — это работник
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 20, ст. 56), генеральный директор — это работник организации, независимо от того, является ли он учредителем или нет. Даже если директор, единственный учредитель ООО, он не может одновременно быть и работодателем, и работником в одном лице в рамках трудовых отношений. Для того чтобы он мог выполнять обязанности генерального директора, между ним и организацией должны быть оформлены трудовые отношения.
Это означает, что:
- Должен быть заключён трудовой договор (не договор поручения, не договор ГПХ, не протокол собрания учредителей — именно трудовой договор);
- Должна быть оформлена приказ о приеме на работу;
- Должна быть внесена запись в трудовую книжку о приеме на должность генерального директора.
Игнорирование этого требования нарушает ст. 66 ТК РФ, которая обязывает работодателя вести трудовые книжки всех работников, подлежащих обязательному социальному страхованию.
Когда именно вносить запись?
Запись в трудовую книжку генерального директора вносится со дня фактического начала исполнения им своих обязанностей, то есть с момента, когда организация начала свою деятельность и директор приступил к работе.
Например:
- ООО зарегистрировано 15 января 2026 года;
- На собрании учредителей 16 января 2026 года директор назначен;
- Трудовой договор подписан 17 января 2026 года;
- Директор приступил к работе 18 января 2026 года — запись в трудовую книжку вносится 18 января 2026 года.
Важно! Дата регистрации ООО не является датой начала трудовых отношений. Только факт фактического исполнения обязанностей и заключения трудового договора даёт основание для внесения записи.
Как правильно оформить запись?
Запись в трудовую книжку генерального директора вносится по общим правилам, установленным Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).
Пример записи:
- Графа 1 (порядковый номер): 1
- Графа 2 (дата):
- Графа 3 (сведения о работе): Принят на работу на должность генерального директора
- Графа 4 (основание): Приказ № 1 от
В графе 4 указывается номер и дата приказа о приеме на работу. Никаких ссылок на протоколы собрания учредителей или уставные документы в трудовую книжку вносить нельзя — только приказ по форме Т-1 (или унифицированной форме).
Кто вносит запись?
Запись в трудовую книжку генерального директора вносит сам генеральный директор — но не как работник, а как работодатель в лице своего представителя (обычно это он сам, действующий на основании полномочий, вытекающих из ст. 40 ГК РФ и устава).
Практически это означает:
- Генеральный директор подписывает приказ о своём приёме на работу;
- Затем он же, как ответственное лицо за ведение трудовых книжек (обычно это кадровик или сам ГД), вносит запись в свою трудовую книжку;
- Запись заверяется печатью организации (если она есть) и подписью самого директора.
Если в организации нет кадровика, то директор ведёт трудовые книжки сам — это прямо предусмотрено законом.
Что делать, если директор — единственный учредитель и не получает зарплату?
Отсутствие зарплаты не освобождает от необходимости оформлять трудовые отношения. Даже если директор работает «на благо компании» и не берёт деньги, он всё равно выполняет трудовую функцию — руководит, подписывает документы, несёт ответственность. Следовательно, трудовой договор должен быть заключён, и запись в трудовую книжку — внесена.
Важно: если директор не получает зарплату, это может вызвать вопросы у налоговой инспекции. Рекомендуется хотя бы минимальный оклад (например, МРОТ) для формального соблюдения требований и избежания претензий.
Увольнение генерального директора — тоже запись в трудовую книжку
Если директор уходит с должности (даже если он — единственный учредитель и решает сам себя уволить), то:
- Принимается приказ об увольнении;
- Заключается соглашение о расторжении трудового договора (или подаётся заявление об уходе);
- В трудовую книжку вносится запись об увольнении по основанию, например: «Уволен по собственному желанию» или «Расторгнут трудовой договор по соглашению сторон»;
- Запись оформляется по тем же правилам, что и при приёме.
Если директор увольняется и сразу же назначается на новую должность (например, в другой компании или вновь создаваемом ООО), то запись об увольнении вносится в первую трудовую книжку, а запись о приёме — во вторую (если он получает новую должность).
А если директор — ИП?
Если человек является индивидуальным предпринимателем (ИП), то в его трудовую книжку записи не вносятся, потому что ИП не является работодателем по отношению к самому себе. Трудовой кодекс к ИП не применяется.
Однако если ИП создаёт ООО и становится его генеральным директором — тогда трудовые отношения возникают, и запись в трудовую книжку обязательна.
Электронная трудовая книжка — тоже подходит
С 2020 года работники могут выбрать электронную форму ведения трудовой книжки. Генеральный директор — не исключение. Если он подал заявление в Пенсионный фонд РФ о переходе на электронный формат, то все записи (о приёме, увольнении, переводах) вносятся в его личный кабинет на сайте ПФР.
В этом случае бумажная трудовая книжка может не вестись, но записи всё равно должны быть сделаны, только в электронном виде.
Последствия отсутствия записи
Если запись в трудовую книжку генерального директора не внесена, это может повлечь:
- Штрафы от трудовой инспекции — до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Проблемы с ПФР — отсутствие стажа, что влияет на пенсионные права;
- Споры при ликвидации компании — если директор не имеет записи о трудоустройстве, он не сможет доказать, что работал, и не получит компенсации или отпускные;
- Проблемы при продаже бизнеса — покупатель может запросить полный пакет кадровых документов, и отсутствие записи в трудовой книжке вызовет подозрения.
Запись в трудовую книжку генерального директора, не просто рекомендация, а юридическая обязанность. Независимо от того, является ли директор единственным учредителем, работает ли он на нулевом окладе или не получает зарплату — если он исполняет обязанности руководителя, между ним и организацией существуют трудовые отношения. И они должны быть оформлены в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Рекомендации:
- Заключайте трудовой договор с генеральным директором сразу после регистрации компании;
- Издайте приказ о приёме на работу;
- Внесите запись в трудовую книжку в день начала работы;
- Не забывайте вносить записи об увольнении, переводах и награждениях;
- Если нет кадровика — директор ведёт трудовые книжки сам.
Помните: «Сам себе начальник» — это не значит «сам себе работник без прав и обязанностей». В России трудовое законодательство не делает исключений для владельцев бизнеса. Правильное оформление — залог легальности, спокойствия и защиты от проверок.