В 2026 году переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал обязательным для всех новых сотрудников․ 1С:Зарплата и управление персоналом (8․3) предоставляет удобный механизм оформления заявления о ведении ЭТК прямо в системе․ Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить этот документ, какие поля заполнять и как отразить информацию в ПФР;
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это электронный реестр трудовой деятельности сотрудника, который хранится в базе 1С и автоматически передаётся в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через сервис 1С‑Отчетность․ В отличие от бумажной трудовой книжки, ЭТК не имеет физического носителя, но содержит те же сведения: дату приема, увольнения, переводов, совместительства и т․д․
Законодательная база
- Статья 66․1 Трудового кодекса РФ – обязательность предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
- Постановление Минтруда РФ от № 1234 – переход на электронную трудовую книжку для всех новых сотрудников․
- Положения ПФР о сдаче отчётов СЗВ‑ТД в электронном виде․
Как оформить заявление в 1С:ЗУП 8․3
- Создание приказа о приёме на работу
- Перейдите в модуль Зарплата и кадры → Кадровые документы → Приём на работу․
- Выберите сотрудника (или несколько) и заполните основные данные: ФИО, дата рождения, должность, отдел, дата начала работы․
- Убедитесь, что флаг Отразить в трудовой книжке активирован․ Он включается автоматически при создании приказа․
- Автоматическое создание заявления о ведении трудовой книжки
- При сохранении приказа 1С автоматически генерирует документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (тип документа – «Заявление о ведении трудовой книжки»)․
- Откройте этот документ, чтобы проверить заполненные поля․
- Поля заявления
- ФИО сотрудника – автоматически заполняется․
- Дата заявления – дата, когда сотрудник подписал заявление (обычно дата приёма)․
- Способ ведения трудовой книжки – «Электронный»․
- Способ ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя – укажите, если сотрудник переходил с другой компании․
- Дата подачи заявления – дата, когда заявление было подано в ПФР (обычно совпадает с датой приёма)․
- Сохранение и печать
- Сохраните документ․ 1С автоматически добавит его в отчёт СЗВ‑ТД․
- Если необходимо, распечатайте заявление в бумажном виде для сотрудника․
Отражение в отчёте СЗВ‑ТД и сдача в ПФР
- В 1С:ЗУП 8․3 откройте Отчёты → СЗВ‑ТД․ В отчёте вы увидите запись о заявлении, включая дату, ФИО, способ ведения и т․д․
- Отчёт можно экспортировать в ПФР в формате XML через 1С‑Отчетность (меню «Отправка отчётов» → «ПФР»)․
- ПФР автоматически обновит сведения о сотруднике и подтвердит, что трудовая книжка ведётся в электронном виде․
Частые вопросы и нюансы
- Можно ли оставить бумажную трудовую книжку? – Да, но в 2026 году это уже не требуется для новых сотрудников․ Для старых сотрудников можно оставить бумажную, но при приёме нового сотрудника обязательно задать электронный режим․
- Что делать, если сотрудник не согласен с электронным режимом? – Сотрудник обязан написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в течение 30 дней с даты приёма․ В 1С это оформляется как отдельный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» с указанием «Бумажный»․
- Как изменить способ ведения после приёма? – Откройте документ «Приём на работу», измените поле «Способ ведения трудовой книжки» и сохраните․ 1С автоматически создаст новое заявление и обновит СЗВ‑ТД․
- Где хранится электронная трудовая книжка? – В базе 1С, в справочнике «Трудовая книжка» (таблица «Трудовая книжка»)․ Все записи доступны в реальном времени․
Пример оформления заявления (шаблон)
Ниже приведён пример заполнения ключевых полей заявления․ В 1С значения подставляются автоматически, но лучше проверить их вручную․
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности ФИО: Иванов Иван Иванович Дата заявления: Способ ведения трудовой книжки: Электронный Способ ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя: Бумажный Дата подачи заявления:
- При приёме нового сотрудника обязательно укажите Способ ведения трудовой книжки – Электронный в документе «Приём на работу»․
- Проверяйте, что флаг Отразить в трудовой книжке активирован – иначе заявление не будет автоматически создано․
- Сохраняйте и сдавайте отчёт СЗВ‑ТД в ПФР через 1С‑Отчетность до 15 дня следующего месяца․
- Если сотрудник меняет способ ведения, обновляйте документ «Приём на работу» и проверяйте, что новое заявление отражено в отчёте․
- В 1С:ЗУП 8․3 релиз 3․1․14․208 добавил возможность указать в приказе о приёме способ ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя – используйте эту функцию для более точного учёта․
Следуя этим шагам, вы гарантируете корректное оформление заявления о ведении электронной трудовой книжки, своевременную сдачу отчётов в ПФР и соблюдение всех требований законодательства․