Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2020 года в России действует обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде (электронная трудовая книжка – ЭТК). Для каждого работника необходимо определить, будет ли он вести трудовую книжку в бумажном виде или получать сведения исключительно в электронном формате. Это оформляется письменным заявлением о ведении трудовой книжки в электронном виде (или о сохранении бумажного варианта). Ниже представлен подробный обзор правовых основ, процедуры подачи, содержания документа и практических рекомендаций для работников и работодателей.

Нормативная база

Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовой деятельности» – вводит понятие электронной трудовой книжки и обязывает работодателей с формировать электронные сведения о трудовой деятельности.
Постановление Правительства РФ от № 1765 «О порядке формирования, хранения и предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – устанавливает сроки подачи заявлений и порядок их обработки.
Инструкция по ведению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 585н) – содержит образец заявления и порядок его заполнения.
Письмо Минтруда России от № 14‑2/10/2‑2023 – разъясняет, что с переходный period завершается и для лиц, впервые поступающих на работу с этой даты, формирование сведений осуществляется исключительно в электронном виде.

Кто должен подавать заявление?

Все работники, принятые на работу до , имели право выбрать способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) и подать соответствующее заявление не позднее .
Работники, принятые на работу с по , также могли подать заявление в течение первого месяца работы (или в любой момент до конца переходного периода).
С для лиц, впервые поступающих на работу, заявление не требуется – сведения формируются только в электронном виде автоматически.
Работники, которые уже находятся в трудовых отношениях и ранее не подавали заявление, могут сделать это в любой момент, но если они не подадут заявление до конца переходного периода , их трудовая книжка будет вестись одновременно в бумажном и электронном виде.

Сроки подачи заявления

Согласно нормативным актам, ключевые даты:

До – окончательный срок для работников, принятых до .
В течение первого месяца работы – для сотрудников, принятых с по .
Не позднее – рекомендуемый срок для уведомления работников о завершении переходного period (по информации из региональных источников, например, Алтайского края).

После истечения указанных сроков работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде одновременно с электронной формой, если работник не избрал электронный вариант.

Содержание заявления

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде должно содержать следующие реквизиты:

Наименование документа – «Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде».
Дата составления – день, месяц, год (например, ).
ФИО работника – полностью, как в трудовом договоре.
Должность, структурное подразделение – место работы.
ИНН и СНИЛС (по желанию, но рекомендуется для удобства учета в ПФР).
Текст заявления – пример формулировки:

«Я, [ФИО], работающий в должности [должность] в подразделении [подразделение], выражаю своё согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде и прошу продолжить ведение моей трудовой книжки исключительно в электронном формате в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и Федеральным законом № 439‑ФЗ».

Подпись работника и расшифровка подписи.

При желании сохранить бумажную трудовую книжку в заявлении указывается обратный выбор: «Прошу продолжать ведение трудовой книжки в бумажном виде».

Образец заполнения заявления

Ниже представлен типовой бланк, который можно использовать в любой организации (в т.ч. в программе 1С:Зарплата и управление персоналом).

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде
Я, Иванов Иван Иванович,
работающий в должности инженер-программист
отдела разработки программного обеспечения,
выражаю своё согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности
в электронном виде и прошу продолжить ведение моей трудовой книжки
исключительно в электронном формате
в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и Федеральным законом № 439‑ФЗ.

Подпись: _____________________ /Иванов И.И./

В программе 1С:ЗУП 8 ред.3 заявление формируется через документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». В карточке сотрудника необходимо указать:

Вид заявления – «Электронная трудовая книжка»;
Дата подачи;
Примечание (по желанию).

После сохранения документа сотрудник автоматически исключается из списка тех, кому ещё не оформлено заявление.

Как подать заявление работодателю

Сформировать заявление в печатном виде (ручка или печатный бланк) либо в электронном виде (PDF, Word) и подписать его.
Передать документы непосредственно в отдел кадров или через внутренний документооборот (например, через систему 1С:Документооборот).
Отдел кадров регистрирует заявление в журнале учета заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки и делает соответствующую отметку в личной карточке сотрудника.
Если работник выбрал электронный вариант, кадровая служба обеспечивает передачу сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ через ЕГИСЗ (Единую государственную информационную систему).

При подаче заявления в день приема на работу (например, ) необходимо оформить его в течение первого рабочего дня и передать в кадровую службу.

Последствия неподачи заявления

Если работник не подаст заявление до конца переходного периода и не изберет электронный вариант, его трудовая книжка будет вестись одновременно в бумажном и электронном виде (двойное ведение).
Это может привести к дублированию записей, увеличению трудоемкости кадрового учета и риску расхождения данных между бумажным и электронным вариантами.
Работодатель обязан обеспечить хранение обеих версий и предоставлять сведения в ПФР в электронном виде, независимо от выбора работника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли изменить выбор после подачи заявления?: Да. Работник может в любой момент подать новое заявление с измененным выбором (например, перейти с бумажного на электронный вариант или наоборот). При этом предыдущее заявление считается аннулированным.
Нужно ли нотариально заверять заявление?: Нет. Заявление оформляется в простой письменной форме и подписывается работником. Нотариальное заверение не требуется.
Что делать, если заявление потеряно?: Сотрудник может подать дубликат заявления. В кадровой службе делается отметка о потере оригинала и регистрации нового документа.
Как проверить, что сведения о трудовой деятельности действительно передаются в ПФР?: Работник может запросить выписку из своего лицевого счета в Пенсионном фонде РФ (через личный кабинет на сайте ПФР или через Госуслуги). В выписке будут отражены периоды работы и начисленные страховые взносы.
Обязан ли работодатель информировать сотрудников о необходимости подачи заявления?: Да. Согласно пункту 4 Постановления Правительства РФ № 1765, работодатель должен в письменной форме уведомить каждого работника о изменениях в трудовом законодательстве и о праве сделать выбор, подав соответствующее заявление.

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде является ключевым документом, определяющим формат учета трудовой деятельности сотрудника. Соблюдение установленных сроков и правил оформления позволяет избежать двойного ведения книжек, упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом РФ и обеспечивает прозрачность пенсионного обеспечения.

На момент 21 мая 2026 года переходный период по внедрению электронных трудовых книжек подходит к концу, и с 01 января 2026 года для всех newly hired сотрудников формирование сведений осуществляется исключительно в электронном виде. Поэтому рекомендуется уже сейчас проверить наличие заявлений у всех действующих сотрудников и, при необходимости, оформить недостающие документы.

Соблюдение данных требований не только обеспечит соответствие законодательству, но и повысит эффективность кадрового учета в вашей организации.