Вопрос о необходимости выдачи трудовой книжки (бумажной или электронной) новому работнику часто вызывает сомнения у работодателей. С 2021 года в России происходит постепенный переход от традиционной бумажной формы к электронной трудовой книжке (ЭТК). Ниже – подробный разбор нормативных требований, практических рекомендаций и типичных ошибок.
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Закон вводит обязательный порядок ведения электронных трудовых книжек.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65) обязывает работодателя вносить запись о приёме на работу в трудовую книжку (бумажную или электронную) каждого сотрудника, проработавшего более пяти дней.
- Постановление Правительства РФ от № 1666 «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».
Кому необходимо оформлять трудовую книжку?
Первый трудовой опыт после 31 декабря 2020 года
Согласно пункту 8 ст. 2 закона № 439‑ФЗ, работники, которые впервые устраиваются на работу после 1 января 2021 года, оформляются только в электронном виде. Бумажная трудовая книжка им не выдаётся.
Сотрудники, имеющие уже оформленную бумажную ТК
Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка (например, он начал работать до 2021 года), работодатель обязан вести её дальше и одновременно вносить сведения в электронный реестр (СФР).
Исключения
- Работники‑инвалиды, для которых по состоянию здоровья предпочтительнее бумажный вариант (решение принимается индивидуально).
- Сотрудники, отказывающиеся от ЭТК, могут сохранить бумажную ТК, но в этом случае работодатель всё равно обязан передать сведения в СФР.
Как оформить трудовую книжку впервые в 2026 году?
Шаг 1 – Приём на работу
- Соберите обязательный пакет документов: паспорт, СНИЛС, ИНН. Если работник уже имеет электронную ТК, понадобится СТД‑Р (свидетельство о регистрации в СФР) или СТД‑СФР.
- Заполните форму ЕФС‑1 (единого федерального свода) в электронном виде и отправьте её в Систему Фондов России (СФР) через ЛКПР или специализированную программу.
Шаг 2 – Формирование записи в ЭТК
- После подтверждения в СФР система автоматически создаёт электронную трудовую книжку.
- Работодатель вносит запись о приёме на работу (дата, должность, тарифная ставка, основание приема) через личный кабинет работодателя в СФР.
- Работник получает уведомление и может просмотреть свою ЭТК в лицевом кабинете гражданина.
Шаг 3 – Подтверждение работником
Работник подписывает электронный акт приёма‑передачи (ЭАП) в системе. Подпись может быть выполнена с помощью ЭЦП, мобильного приложения «Госуслуги» или QR‑кода.
Что делать, если работник требует бумажную ТК?
С 2026 года завершён переходный период, и оформление бумажной трудовой книжки для новых сотрудников запрещено (см. пункт 8 ст. 2 закона № 439‑ФЗ). Возможные варианты:
- Разъяснить работнику, что закон требует электронный вариант, и предложить помощь в получении доступа к ЭТК.
- Если работник отказывается от ЭТК по личным причинам, работодатель всё равно обязан передать сведения в СФР и выдать справку о трудоустройстве;
Плюсы и минусы электронного и бумажного вариантов
Электронная трудовая книжка
- Плюсы:
- Отсутствие риска потери или порчи документа.
- Мгновенный доступ работника к своей трудовой истории из любой точки России.
- Автоматическое формирование справок и выписок.
- Сокращение административных расходов работодателя.
- Минусы:
- Необходимость наличия доступа к Интернету и базовых ИТ‑навыков.
- Требуется электронная подпись или подтверждение через «Госуслуги».
Бумажная трудовая книжка (для тех, у кого она уже есть)
- Плюсы: привычный формат, не требует ИТ‑инфраструктуры.
- Минусы: риск утери, необходимость физического хранения, двойное ведение записей (бумажной и электронной).
Ответственность работодателя
Невыполнение обязанности по оформлению (или своевременному внесению записей) влечёт за собой административную ответственность:
- Штраф для юридических лиц – от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Для индивидуальных предпринимателей – от 5 000 до 15 000 рублей.
- В случае систематических нарушений – возможность привлечения к ответственности в виде приостановления деятельности.
Практический чек‑лист для работодателя
- Проверьте, есть ли у кандидата уже оформленная трудовая книжка (бумажная или электронная).
- Если это первая работа после г., подготовьте электронный пакет документов (паспорт, СНИЛС, ИНН).
- Заполните и отправьте форму ЕФС‑1 в СФР в течение 5 рабочих дней со дня приёма.
- Внесите запись о приёме в ЭТК через личный кабинет работодателя.
- Получите подтверждение от работника (ЭЦП/Госуслуги) и сохраните копию акта.
- Если работник имеет бумажную ТК, сделайте запись в ней и одновременно в ЭТК.
- Храните электронные подтверждения в архиве минимум 5 лет.
Для сотрудника, который впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 г., оформление бумажной трудовой книжки не требуется. Работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку и внести соответствующую запись в СФР. При этом соблюдение сроков и правильное заполнение данных гарантируют отсутствие штрафов и упрощают дальнейшее администрирование кадров.
Переход к полностью электронному учёту трудовой деятельности уже завершён, и в 2026 году все новые сотрудники находятся под защитой современного цифрового инструмента – ЭТК.
Дата публикации: 23 мая 2026 г.