Вопрос о том‚ может ли при первом заключении трудового договора дистанционному работнику быть выдана трудовая книжка‚ интересует многих специалистов‚ переходящих на удалённый формат занятости. Ниже разберём‚ как это происходит в 2026 году‚ какие нормы Трудового кодекса РФ регулируют процесс‚ и какие особенности оформления электронной трудовой книжки у удалённых сотрудников.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируется трудовая деятельность сотрудника: места работы‚ периоды занятости‚ стаж‚ а также сведения о полученных образованиях и профессиональных квалификациях. По закону‚ начиная с 2021 года‚ в организации ведётся электронная трудовая книжка‚ доступная как работодателю‚ так и самому работнику через личный кабинет на портале TrudOnline.
Электронная трудовая книжка: основные характеристики
- Ведётся в электронном виде‚ без бумажного носителя.
- Доступна для просмотра 24 часа в сутки через личный кабинет.
- Все изменения (приём‚ увольнение‚ перевод) вносятся в реальном времени.
- Подпись работодателя и работника ставится в электронном виде с помощью квалифицированной подписи.
Когда впервые оформляется электронная трудовая книжка у дистанционного работника?
При первом заключении трудового договора с дистанционным специалистом оформление электронной трудовой книжки происходит в следующем порядке:
- Подготовка документации: работодатель запрашивает у кандидата паспортные данные‚ СНИЛС‚ ИНН и‚ при необходимости‚ дипломы или профессиональные сертификаты.
- Создание записи в системе: в личном кабинете работодателя создаётся новая запись «Сотрудник»‚ в которую вводится информация о новом сотруднике.
- Заполнение электронного трудового договора: в системе автоматически генерируется договор‚ который подписывается обеими сторонами через электронную подпись.
- Оформление электронной трудовой книжки: после подписания договора в системе появляется запись о первом заключении трудового договора‚ которая и формирует первую строку в электронной книжке.
Таким образом‚ первая запись в электронной трудовой книжке появляется именно в момент подписания первого трудового договора‚ независимо от формы работы (офисная‚ удалённая или гибридная).
Особенности оформления для дистанционных сотрудников
Хотя форма оформления не отличается от обычной‚ у удалённых работников есть несколько специфических аспектов:
- Указание места работы: в книжке указывается не только название организации‚ но и режим работы – «удалённый»‚ «домашний офис»‚ «гибридный».
- Сведения о времени выполнения работы: фиксируется не только календарный стаж‚ но и часы/дни удалённой работы‚ что важно для расчёта отпуска и пенсионного возраста.
- Подтверждение факта работы: в случае спора удалённый сотрудник может предоставить подтверждения в виде электронных отчётов‚ скриншотов рабочих задач или подтверждений от клиентов.
- Взаимодействие с HR‑порталом: все изменения в книжке (продление договора‚ перевод в другой отдел) вносятся через онлайн‑формы‚ что ускоряет процесс.
Какие документы требуются для первой записи?
Для того чтобы система автоматически сформировала первую запись в электронной трудовой книжке‚ работодателю необходимо собрать следующие документы:
- Копия паспорта (страница с данными).
- СНИЛС (или выписка из личного кабинета ПФР).
- ИНН (при необходимости).
- Сведения о месте жительства (для подтверждения удалённого статуса).
- Документы‚ подтверждающие квалификацию (диплом‚ сертификат‚ портфолио).
- Электронная подпись работодателя и работника (для подписания договора).
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли оформить электронную трудовую книжку без подписания трудового договора?
Ответ: Нет. Трудовая книжка формируется только после того‚ как заключён и подписант трудовый договор. Без договора система не будет создавать запись.
Вопрос: Что делать‚ если работник уже имеет электронную книжку в предыдущей организации?
Ответ: При переходе в новую компанию в систему вносятся данные о предыдущем стаже‚ но новая запись создаётся заново – это будет первая запись в новой книжке.
Вопрос: Как проверить‚ что запись о первом заключении трудового договора появилась?
Ответ: В личном кабинете работника в разделе «Трудовая книжка» отображается первая строка с датой заключения договора‚ номером документа и подписью работодателя.
При заключении трудового договора впервые дистанционный работник получает возможность оформить электронную трудвую книжку‚ которая будет вестись в онлайн‑режиме. Процесс оформления полностью цифровой‚ требует минимум бумажных документов и проходит в рамках единой системы TrudOnline. Важно соблюдать все требования Трудового кодекса и своевременно обновлять данные в системе‚ чтобы избежать расхождений в стаже и других социальных выплатах.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению электронной трудовой книжки для удалённых сотрудников‚ рекомендуем обратиться к специалисту по персоналу или в службу поддержки TrudOnline.