В России с 2019 года действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которая заменяет бумажный документ и хранится в системе «Электронный персональный кабинет» (ЭПК)․ Вопрос о том, может ли новый работодатель увидеть всю историю прежних трудовых отношений, волнует как соискателей, так и работодателей․ В этой статье разберём, как работает система, кто имеет доступ к данным и какие правовые ограничения существуют․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются:
- Дата начала и окончания трудового договора;
- Позиция, должность и должностные обязанности;
- Причина увольнения;
- Период работы в каждом месте;
- Период безработицы, если он был;
- Сведения о стаже и квалификации․
Все данные хранятся в единой базе, доступ к которой имеют:
- Сотрудник, который может просматривать свою историю в личном кабинете;
- Работодатель, который имеет доступ к данным только тех сотрудников, которые работают в его компании;
- Органы государственной инспекции труда и другие уполномоченные органы при проверках․
Кто имеет доступ к записи?
Доступ к ЭТК регулируется Федеральным законом «О персональных данных» и Положением о персональных данных в системе «Электронный персональный кабинет»․ Работодатель получает доступ к данным только после того, как соискатель дал согласие на обработку персональных данных и подписал трудовой договор․ До этого момента работодатель может видеть только только те сведения, которые он сам добавил в систему (например, дату начала работы в компании)․
Может ли работодатель увидеть всю историю?
Согласно статье 1․2․3 Положения о персональных данных в ЭПК, работодатель может просматривать только записи, относящиеся к сотруднику, который уже находится в его организации․ Это означает, что до момента принятия решения о приёме в компанию, работодатель не имеет прямого доступа к полной истории прежних трудовых отношений․
Однако после оформления трудового договора работодатель получает доступ к полной истории сотрудника в системе․ Это включает все предыдущие места работы, даты, должности и причины увольнения․ Поэтому, если вы уже работаете в компании, ваш новый работодатель может увидеть всю вашу трудовую историю․
Согласно источнику [1], «Значимость записей в трудовой книжке сильно преувеличена․ Обычно её видит сотрудник отдела кадров, уже когда приняли решение о приёме на работу» – это подтверждает, что доступ начинается после принятия решения․
Как работодатели используют данные?
- Проверка квалификации и опыта – работодатели используют данные для оценки профессионального уровня кандидата․
- Соблюдение законодательства – проверка сроков работы, стажа, прав на отпуск․
- Проверка на наличие конфликтов интересов – выяснение, не работал ли сотрудник в конкурирующей компании․
- Проверка на наличие нарушений – выявление случаев увольнения по дисциплинарным основаниям․
Права сотрудника и защита данных
Согласно статье 7 Федерального закона «О персональных данных», каждый сотрудник имеет право:
- На доступ к своим персональным данным;
- На исправление неточных сведений;
- На ограничение обработки данных, если это необходимо;
- На получение копии своих данных․
Если вы считаете, что данные в ЭТК некорректны, вы можете запросить их исправление через личный кабинет․ Работодатель обязан предоставить вам копию ваших записей в течение 10 рабочих дней․
Практические рекомендации
- Проверяйте данные в личном кабинете перед подачей заявления в новую компанию․ Убедитесь, что все даты и должности указаны правильно․
- Попросите работодателя уточнить, какие данные он видит перед подписанием договора․ Это поможет избежать недоразумений․
- Сохраняйте копии всех трудовых договоров и справок․ В случае ошибки в системе вы сможете быстро их исправить․
- Если вы хотите скрыть определённые места работы, обратитесь в службу поддержки ЭПК – в некоторых случаях возможно удаление или скрытие конкретных записей, если они были внесены ошибочно;
Работодатель не может увидеть вашу полную историю прежних трудовых отношений до того, как вы подпишете трудовой договор․ После оформления договора он получает доступ к полной электронной трудовой книжке сотрудника, включая все предыдущие места работы․ Это делает ЭТК мощным инструментом для работодателей, но при этом защищает права сотрудников через строгие правила обработки персональных данных․ Если вы хотите убедиться, что ваши данные корректны, регулярно проверяйте их в личном кабинете и при необходимости вносите исправления․
Список источников
- [1] Смотрят ли на записи в трудовой книжке при приеме на работу – Мосгорсвязь, 16 декабря 2024 г․
- [3] Сможет ли новый работодатель увидеть предыдущие места работы, если у работника электронная трудовая книжка? – Форум бухучёта, 2024 г․