С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в России с 2021 года изменились правила работы с данными о трудовой деятельности. Эта статья подробно разбирает, как и при каких условиях работодатель может получить доступ к ЭТК сотрудника, а также как сам сотрудник может проверять и управлять своими данными.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, переводы, награждения) формируются и хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР).
Ключевые особенности:
- Обязательное ведение для всех работодателей с (для новых сотрудников) и постепенный перевод существующих.
- Данные хранятся в СФР на всю жизнь работника, независимо от смены работы.
- Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде.
Правовые основы доступа работодателя
Основным нормативным актом является статья 66.1 Трудового кодекса РФ. Согласно ей:
- Работодатель имеет право получать сведения из ЭТК только в рамках трудовых отношений и для выполнения своих обязанностей (например, при приеме на работу, оформлении отпуска, расчете стажа).
- Главное условие, добровольное согласие работника. Без письменного согласия работника доступ к его ЭТК работодателю запрещен.
- Доступ предоставляется через личный кабинет работодателя на портале СФР (или через сервисы, интегрированные с 1С и другими системами учета).
Как работодатель получает доступ: пошаговая инструкция
- Получение согласия сотрудника. Работодатель должен получить от сотрудника письменное заявление или согласие на предоставление доступа к его ЭТК. Рекомендуется иметь отдельный документ или включить пункт в трудовой договор.
- Регистрация в СФР. Работодатель должен быть зарегистрирован в системе СФР как пользователь (иметь учетную запись и квалифицированную электронную подпись).
- Запрос сведений. Через личный кабинет на сайте СФР работодатель направляет запрос на предоставление сведений ЭТК конкретного сотрудника (по его СНИЛС).
- Получение данных. После подтверждения запроса (и наличия согласия) система предоставляет работодателю доступ к данным ЭТК этого сотрудника.
Как сотрудник может проверить свою ЭТК?
Работник имеет приоритетное право на полный и бесплатный доступ ко всем своим данным. Способы:
Через портал Госуслуги (самый популярный способ)
- Необходимо иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах (с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи или в МФЦ).
- В разделе «Сведения о трудовой деятельности» (или через сервис «Трудовая книжка») отображается вся ЭТК.
- Можно скачать выписку в PDF, распечатать или отправить на email.
Через личный кабинет на сайте ПФР (СФР)
- Требуется регистрация на сайте ПФР с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через Госуслуги.
- В разделе «Трудовая книжка» доступны те же данные.
Через мобильные приложения
- Официальные приложения «Госуслуги» или «ПФР» для смартфонов.
- Функционал аналогичен веб-версии.
Бумажная выписка
- Может быть получена в отделении ПФР или МФЦ (по заявлению).
- Имеет юридическую силу, равную электронной.
Важные нюансы и частые вопросы
Что, если у меня еще бумажная трудовая книжка?
Если у работника есть действующая бумажная трудовая книжка, он может:
- Добровольно перевести ее в электронный вид (подать заявление в СФР). После этого все новые записи будут только в ЭТК.
- Продолжать вести бумажную параллельно с ЭТК до 2030 года (но это невыгодно, так как данные в ЭТК надежнее).
Как вносить исправления в ЭТК?
Если в записях обнаружена ошибка:
- Работник или работодатель (с согласия работника) подает заявление в СФР.
- На основании заявления и подтверждающих документов (приказов, трудового договора) СФР вносит исправление.
- Важно: исправления вносятся только на основании документов, а не по устному заявлению.
Кто отвечает за достоверность записей?
Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней с даты издания приказа (документа) направить сведения о трудовой деятельности в СФР для внесения в ЭТК. Если работодатель этого не сделал, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в СФР.
Краткий итог для сторон
Для работодателя:
- Доступ к ЭТК сотрудника — только с его письменного согласия.
- Доступ осуществляется через личный кабинет в СФР.
- Обязанность по внесению записей лежит на работодателе. Неисполнение — административная ответственность.
Для сотрудника (работника):
- Вы — полноправный владелец своих данных в ЭТК.
- Проверяйте записи регулярно через Госуслуги (подтвержденный аккаунт).
- При несоответствии данных — требуйте от работодателя направления правильных сведений в СФР или подавайте заявление в СФР самостоятельно.
- Вы всегда можете получить официальную выписку (электронную или бумажную).
Важно: Информация в статье актуальна на дату 23 мая 2026 года. Для получения самой точной и индивидуальной консультации рекомендуется обращаться к кадровым специалистам, юристам в сфере труда или напрямую в Пенсионный фонд России (СФР).
Источники: Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1), Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», официальные ресурсы ПФР и Госуслуг.