В России электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки. Она содержит сведения о месте работы, должностях, стаже, приказах и других кадровых событиях работника. С 2021 года все новые трудовые договоры оформляются в виде ЭТК, а с 1 января 2026 года переходный период по внедрению электронных трудовых книжек завершён. Ниже разберём, где именно хранятся данные ЭТК, как к ним получить доступ и какие требования к хранению бумажных копий остаются в силе.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК — официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Она создаётся и обновляется работодателем в электронном виде, а затем передаётся в государственные органы. В отличие от бумажной версии, ЭТК не требует физического хранения в офисе работника: все сведения находятся в единой базе данных.

Где хранится электронная трудовая книжка?

Основная база данных, в которой хранятся сведения о трудовой деятельности, находится в Социальном фонде России (СФР). Ниже перечислены ключевые места хранения и передачи данных:

• Серверы Социального фонда России — все сведения о трудовой деятельности, включая даты начала и окончания работы, должности, стаж и приказы, сохраняются в защищённой базе данных СФР.
• Единая база Пенсионного фонда России (ПФР), для некоторых кадровых событий (например, начисления пенсионного стажа) данные пересылаются в ПФР. Однако основная информация о трудовой книжке остаётся в СФР.
• Личный кабинет на портале Госуслуг, работник может просматривать сведения о своей ЭТК в личном кабинете, где данные автоматически подтягиваются из базы СФР.
• Сайт Социального фонда России — отдельный раздел «Электронная трудовая книжка» позволяет получить выписку или проверить актуальность данных.

Как данные попадают в базу СФР?

При первом трудоустройстве работодатель заполняет форму ЕФС‑1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности) и отправляет её в СФР. После проверки данные автоматически попадают в электронную трудовую книжку. При каждом кадровом событии (переход на другую должность, перевод в другое подразделение, увольнение и т.д.) работодатель обновляет сведения в системе, и они мгновенно отражаются в базе СФР.

Как получить доступ к данным ЭТК?

1. Через портал Госуслуг:
   • Войдите в личный кабинет по www.gosuslugi.ru.
   • Перейдите в раздел «Моя электронная трудовая книжка».
   • Выберите нужный документ (полная выписка, часть по конкретному работодателю и т.д.).
2. Через сайт Социального фонда России:
   • Перейдите на www.sfr.ru.
   • Войдите в личный кабинет, используя СНИЛС и пароль.
   • Найдите раздел «ЭТК» и скачайте выписку.
3. Через работодателя:
   • Работодатель может предоставить вам копию выписки из ЭТК по запросу.
   • Если вы хотите получить бумажную копию, оформите заявление в отдел кадров.

Переходный период и бумажная копия

С 1 января 2026 года переходный период по внедрению электронных трудовых книжек завершён. Это означает, что:

• Все новые трудовые договоры оформляются в виде ЭТК.
• Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, она хранится у работодателя до тех пор, пока работник не запросит её.
• При переходе на ЭТК работодатель выдаст бумажную копию работнику, если он не отказался от неё.

Требования к хранению бумажных трудовых книжек в организации

Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки остаются обязательным документом в некоторых случаях:

• Работодатель обязан хранить бумажную копию до момента её востребования работником.
• Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книги, одновременно применяются и бумажный, и электронный варианты.
• При увольнении работник может запросить бумажную копию, которую работодатель обязан предоставить в течение 10 рабочих дней.

Технические детали хранения

Данные ЭТК хранятся в защищённой базе данных СФР, которая обеспечивает:

• Шифрование данных при передаче и хранении.
• Регулярные резервные копии на отдельных серверах.
• Доступ только авторизованным пользователям (работодатели, работники, государственные органы).
• Возможность полноценного аудита всех изменений в базе.

Электронная трудовая книжка — это современный, удобный и надёжный способ ведения кадровой документации. Все сведения о трудовой деятельности хранятся в социальном фонде России и доступны работнику через портал Госуслуг или сайт СФР. При этом бумажные копии остаются в распоряжении работодателя до момента их востребования. Переход на цифровую форму упрощает работу с документами, повышает прозрачность и защищённость данных, а также облегчает доступ к информации как для работников, так и для государственных органов.