С 1 января 2020 года в России, согласно Федеральному закону № 439-ФЗ, была введена система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Этот шаг цифровизировал один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина․ Ключевой вопрос, который возникает у работников и работодателей: где именно формируется и хранится эта электронная версия?
Кто является оператором и хранителем данных?
Единым оператором и хранителем информации об электронных трудовых книжках является Социальный фонд России (СФР)․ Это государственная внебюджетная система, которая заменила собой Пенсионный фонд РФ (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) в части накопительных и страховых функций․
Таким образом, электронная трудовая книжка, это не документ в облаке работодателя, а запись в единой государственной базе данных СФР․ Именно там аккумулируется вся история трудовой деятельности человека․
Как данные попадают в СФР? Роль работодателя
СФР не собирает информацию самостоятельно․ Формирование записей в вашей электронной трудовой книжке происходит на основе сведений, которые передаёт ваш работодатель․
Механизм передачи следующий:
- При приёме на работу, увольнении, переводе или изменении условий трудового договора работодатель обязан подготовить и подать в СФР отчётность․
- Основной формат для передачи кадровых данных — Единая форма сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1)․ Этот отчёт подаётся в электронном виде через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или напрямую в личном кабинете СФР․
- В ЕФС-1 работодатель указывает все необходимые данные: ФИО сотрудника, СНИЛС, даты приёма/увольнения, наименование организации, должность, основания прекращения трудового договора и т․д․
- СФР получает эти сведения, проверяет их и автоматически вносит соответствующую запись в электронную трудовую книжку конкретного работника․
Важно: Работодатель не формирует саму «книжку» как файл․ Он лишь предоставляет первичные данные․ Вся работа по созданию, хранению и ведению единого архива лежит на СФР․
Где работник может посмотреть свою ЭТК?
Поскольку хранилище, база СФР, то и доступ к ней осуществляется через государственные цифровые сервисы․ Основные способы:
Личный кабинет на портале Госуслуг (gosuslugi․ru)
- Это самый популярный и удобный способ․
- Войдя в свой аккаунт на Госуслугах (необходима подтверждённая учётная запись), нужно найти раздел «Заявления» или воспользоваться поиском по сайту․
- В списке доступных документов найти пункт «Выписка из электронной трудовой книжки»․
- Система запросит согласие на предоставление данных и перенаправит запрос в СФР․ После обработки выписка будет доступна для просмотра и скачивания в формате PDF․
Личный кабинет на сайте Социального фонда России (sfr․gov․ru)
- Необходимо зарегистрироваться на портале СФР (также требуется подтверждённая учётная запись)․
- В личном кабинете есть специальный раздел «Электронная трудовая книжка»․
- Здесь можно не только просмотреть полную историю, но и получить официальную выписку, а также отслеживать статус поступления записей от работодателей․
Через работодателя
По письменному заявлению работника работодатель обязан предоставить ему выписку из его электронной трудовой книжки․ Эта выписка формируется на основе данных, которые сам работодатель передал в СФР, и заверяется его печатью․ Однако актуальность такой выписки зависит от полноты отчётности компании․
Особенности и важные нюансы
Отсутствие физического носителя
У электронной трудовой книжки нет бумажного экземпляра, который можно было бы получить «в руки» от СФР․ Её единственное воплощение — запись в информационной системе СФР․ Работник получает лишь выписку (электронную или на бумаге) по запросу․
Совместное существование с бумажной книжкой
Если на 1 января 2020 года у гражданина уже была бумажная трудовая книжка, он имеет право:
- Продолжать вести её параллельно с электронной (при этом работодатель обязан вносить записи и туда, и в ЭТК)․
- Написать заявление об отказе от бумажного носителя․ После этого все записи будут осуществляться только в электронном виде․
Для лиц, впервые устраивающихся на работу после 2020 года, оформляется исключительно электронная трудовая книжка․
Кто отвечает за корректность данных?
Первичную ответственность за достоверность и своевременность сведений несёт работодатель․ Если в вашей ЭТК есть ошибки (неверная дата, должность, название организации), сначала нужно обратиться с заявлением к своему последнему или предыдущему работодателю для исправления и повторной подачи корректного отчёта в СФР․
Краткий итог: схема формирования
- Работодатель формирует и подаёт в СФР отчёт ЕФС-1 с кадровыми данными о сотруднике․
- Социальный фонд России (СФР) принимает данные, проверяет их и формирует/обновляет запись в электронной трудовой книжке гражданина в своей единой базе․
- Работник может в любой момент посмотреть свою ЭТК через Личный кабинет на Госуслугах или на сайте СФР․
Таким образом, электронная трудовая книжка формируется исключительно в информационной системе Социального фонда России на основе отчётности, которую предоставляют все работодатели страны․ Это гарантирует универсальность, защиту от потери и подлинности документа на протяжении всей жизни гражданина․