С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это исторический момент для рынка труда: бумажные трудовые книжки перестали быть основным документом, подтверждающим стаж, а вся информация о трудовой деятельности теперь формируется и хранится исключительно в цифровом виде в информационных системах Пенсионного фонда России (ныне Социального фонда России — СФР).
Многие работодатели и сотрудники задаются вопросом: «В какой именно программе нужно работать?». Ответ на него стал проще, но требует понимания архитектуры взаимодействия между работодателем и государством.
Основная платформа: Где хранится ЭТК?
Важно понимать фундаментальный принцип: единой программы-клиента под названием «Электронная трудовая книжка», которую нужно устанавливать на компьютер, не существует. Электронная трудовая книжка — это запись в centralized базе данных Социального фонда России (СФР).
Работодатель не «ведет» книжку в отдельном приложении, он передает сведения о трудовых событиях (прием, увольнение, перевод, награждение) в эту базу. Доступ к уже сформированным записям сотрудник и работодатель могут получить через:
- Личный кабинет застрахованного лица на портале Gosuslugi.ru (для сотрудников).
- Личный кабинет страхователя на портале es.sfr.gov.ru (для работодателей).
В какой программе работать работодателю?
Поскольку прямой программы от государства для ввода данных в массовом режиме (особенно для крупных компаний) нет, передача данных осуществляется через программные комплексы самого работодателя. Выбор инструмента зависит от размера компании и уровня автоматизации.
Специализированные бухгалтерские и кадровые программы (Наиболее популярный вариант)
Для большинства организаций, использующих популярное ПО, никаких новых программ покупать не нужно. Функционал по формированию отчетов для ЭТК (форма СЗВ-ТД и реестры для новых правил 2026 года) встроен в обновленные версии:
- 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП), лидер рынка, автоматически формирует необходимые файлы для обмена с СФР.
- 1С:Бухгалтерия предприятия (в расширенных конфигурациях).
- Программные продукты от других вендоров: Контур.Персонал, СБИС, Битрикс24 (HR-модули), HR-Tech и другие облачные сервисы.
В этих программах кадровик вносит данные о сотруднике как обычно, а система сама формирует файл выгрузки (обычно в формате XML или через прямое API-соединение), который отправляеться в СФР.
Личный кабинет страхователя на сайте СФР
Для микропредприятий и ИП, у которых нет дорогостоящего ПО, существует возможность ручного ввода данных. Это делается через браузер:
- Работодатель авторизуется в Личном кабинете страхователя на портале Социального фонда.
- Выбирает раздел, посвященный электронным трудовым книжкам.
- Вносит данные о событии вручную в веб-форму.
Этот метод удобен для компаний с численностью до 10-15 человек, но становится трудоемким при росте штата.
Сервисы электронного документооборота (СЭД) и операторы ЭДО
Многие компании интегрируют свои внутренние системы с сервисами операторов электронного документооборота (например, Диадок, Такском, Калуга Астрал). Эти сервисы выступают посредником, принимая данные из внутренней программы 1С и гарантированно доставляя их в СФР, предоставляя отчеты о статусе доставки.
Что изменилось после 1 января 2026 года?
Завершение переходного периода внесло коррективы в документооборот, хотя программная часть осталась прежней:
- Бумажные трудовые упразднены для новых сотрудников. Для тех, кто впервые устраивается на работу в 2026 году, бумажная трудовая не заводится вообще. Вся история, только в «цифре».
- Старые бумажные книжки; Для сотрудников, сохранивших бумажные книжки, они продолжают храниться у работодателя, но юридическую силу имеет именно электронная запись. Вносить изменения в бумажный вариант после 2026 года, согласно новым правилам, часто не требуется (зависит от финальных уточнений Минтруда в конце 2025 года), либо вносится только по заявлению работника для архива.
- Учет бланков. Как отмечается в разъяснениях Минтруда, книги учета движения трудовых книжек и учета бланков теперь ведутся только для оставшихся на руках бумажных экземпляров (если такие еще выдаются в исключительных случаях или хранятся в архиве), но основной фокус смещен на цифровые реестры.
Алгоритм действий кадровика в 2026 году
Процесс работы с ЭТК в любой из вышеперечисленных программ выглядит следующим образом:
- Издание приказа. Кадровик издает приказ о приеме, переводе или увольнении сотрудника.
- Ввод данных в программу. В программе (например, 1С) вносятся данные из приказа.
- Формирование отчета. Программа формирует файл сведений о трудовой деятельности (аналог СЗВ-ТД или его новый формат).
- Отправка в СФР. Файл отправляется через интернет-канал связи (часто напрямую из программы или через шлюз оператора).
- Получение протокола; Система получает подтверждение о принятии данных. Если есть ошибки — они исправляются и отправляются повторно.
Важные нюансы
Невероятно важно помнить, что ответственность за своевременность и достоверность данных лежит на работодателе. Даже если вы используете облачный сервис или аутсорсинг, именно организация-работодатель отвечает за то, чтобы программа обновила данные в базе СФР в установленные законом сроки (обычно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа с 2026 года).
Таким образом, «программой» для электронной трудовой книжки является связка: Ваше кадровое ПО (1С, СБИС и др.) + Интернет-канал связи + База данных Социального фонда России.