С 1 января 2020 года в России начался переход к обязательному ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК). Для кадровиков это означает кардинальное изменение рабочих процессов. Данная статья является подробным практическим руководством по ведению электронных трудовых книжек с учетом последних изменений законодательства.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина, который хранится и ведется в Социальном фонде России (СФР) (ранее ПФР). Это не просто цифровая копия бумажного документа, а новый юридический статус.

Какие данные хранятся в ЭТК?

• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
• Информация о каждом работодателе (наименование, ИНН, ОГРН).
• Данные о периодах работы (дата начала/окончания, должность, подразделение, основание для увольнения).
• Сведения о награждениях, поощрениях.

Кто и как должен вести ЭТК? Обязанности кадровика

Законодательство возлагает на работодателя четкие обязанности:

1. Формировать и передавать в СФР сведения о трудовой деятельности всех принимаемых на работу граждан в электронном виде.
2. Продолжать вести бумажную трудовую книжку (БТК) только в том случае, если сотрудник подал письменное заявление о желании продолжить ее ведение.
3. При отсутствии заявления от сотрудника обязан подавать сведения в СФР и одновременно вести бумажную трудовую книжку (до 1 января 2026 года — завершение переходного периода).
4. Для новичков (устраивающихся на работу впервые) с 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка не оформляется. Ведутся только электронные сведения.

Ключевой принцип: выбор сотрудника

Работник вправе выбрать:

• Только электронную трудовую книжку.
• Только бумажную (при условии, что у него уже есть БТК, оформленная до 1 января 2020 г.).
• Одновременное ведение (если не подал заявление о выборе).

Важно! Кадровик не может отказать сотруднику в ведении бумажной книжки, если он предоставил ее и подал соответствующее заявление.

Пошаговая инструкция для кадровика

Прием на работу нового сотрудника (без стажа)

Сотрудник устраивается впервые. Бумажная трудовая книжка не оформляется.

1. Оформить заявление о приеме на работу (универсальный бланк).
2. Внести сведения в программу для работы с СФР (например, 1С:ЗУП, «Электронные кадры», сервисы на базе Госуслуг для бизнеса).
3. Сформировать и отправить в СФР сведения по форме ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) в установленный законом срок (не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем приема).
4. Уведомить сотрудника о том, что его трудовая книжка ведется в электронном виде. Рекомендуется дать ему памятку с инструкцией, как проверить записи через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении СФР;

Прием сотрудника с уже имеющейся бумажной трудовой книжкой

Сотрудник предоставляет свою БТК. Необходимо выяснить его волю.

Сценарий А: Сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК

1. Принять заявление (образец можно разработать самостоятельно, указав реквизиты организации, ФИО сотрудника и фразу: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде»).
2. Сделать в бумажной книжке запись о приеме на работу, завершить ее (поставить подпись, расшифровку, дату, печать).
3. Выдать бумажную книжку сотруднику под расписку (приходная часть остается в организации).
4. Прекратить ведение БТК (она больше не является действующим документом для учета стажа).
5. Внести сведения о периоде работы в ЭТК через программу и отправить в СФР форму ЕФС-1.

Сценарий Б: Сотрудник хочет продолжать вести БТК (подал заявление)

1. Принять заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
2. Внести запись о приеме в БТК и вести ее в установленном порядке (как раньше).
3. Одновременно формировать и отправлять в СФР сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.
4. Хранить БТК в организации.

Сценарий В: Сотрудник не подал заявление (молчание)

Действуем по умолчанию: ведем оба документа.

1. Вносим запись в БТК (прием, увольнение и т.д.).
2. Формируем и отправляем в СФР те же сведения по форме ЕФС-1.

Этот режим действует до 1 января 2026 года. После этой даты, согласно закону, ведение бумажных трудовых книжек прекращается полностью, если только сотрудник не оформил их до указанной даты и не подал заявление.

Увольнение сотрудника

Процедура аналогична приему, но в обратном порядке.

1. Внести запись об увольнении в БТК (если она ведется) с указанием основания (статья ТК РФ).
2. Внести сведения об увольнении в программу для ЭТК.
3. Сформировать и направить в СФР сведения по форме ЕФС-1 (закрывающая запись о периоде работы).
4. Если БТК велась и выдавалась сотруднику, при увольнении ее необходимо вернуть, сделать в ней запись, завершить и выдать под расписку. Если БТК хранилась в организации — оформить приходную/расходную.

Техническая сторона: программы и отчетность

Для ведения ЭТК кадровику необходимы:

• Программное обеспечение, интегрированное с СФР. Чаще всего это модуль в 1С:ЗУП 3.0 или специализированные сервисы (например, «Электронные кадры» от СФР, Контур.Эльба и др.).
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) для руководителя или уполномоченного лица для отправки данных в СФР.
• Форма отчетности ЕФС-1. Сведения подаются ежемесячно (до 15-го числа) за предыдущий месяц. Отчет формируется автоматически в программе.

Где сотрудник может посмотреть свою ЭТК?

Работник имеет право на бесплатный доступ к своей ЭТК через:

1. Личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
2. Личное обращение в отделение СФР (с паспортом).
3. Через работодателя (по запросу работодатель может предоставить выписку из ЭТК).

Юридические аспекты и частые ошибки кадровиков

• Ошибка: Неправильное определение даты начала ведения ЭТК.
  Правило: Для сотрудников, принятых после , ведение ЭТК, обязательно. Для старых сотрудников — по их выбору (заявление).
• Ошибка: Ненаправление формы ЕФС-1 в срок.
  Правило: Срок — до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Штрафы для юрлиц — от 50 000 руб. (ст. 15.33.1 КоАП РФ).
• Ошибка: Внесение неполных или неверных сведений (особенно реквизиты организации, даты, основания увольнения).
  Правило: Данные в ЭТК должны полностью соответствовать записям в БТК (если она ведется) и приказу/трудовому договору.
• Ошибка: Утеря или неправильное хранение БТК, которые еще должны вестись.
  Правило: БТК хранятся в организации в соответствии с номенклатурой дел. При увольнении выдается сотруднику под расписку.
• Ошибка: Отказ сотруднику в выдаче его БТК при увольнении.
  Правило: Если БТК велась, она должна быть выдана сотруднику в день увольнения.

Как исправить ошибки в данных ЭТК?

Если ошибка обнаружена, работодатель должен:

1. Внести исправления в свою программу (сформировать корректирующий файл).
2. Направить корректирующие сведения в СФР в установленном порядке (также через форму ЕФС-1).
3. Если ошибка была и в БТК, одновременно внести исправления в бумажный документ (вычеркнуть ошибочную запись, сделать правильную, оформить служебную записку об исправлении, завершить подписями и печатью).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК, если у меня уже есть старая бумажная книжка?

Да, можно. Для этого необходимо подать работодателю письменное заявление о желании продолжать ведение бумажной трудовой книжки. При этом сведения о вашей работе все равно будут передаваться в СФР в электронном виде (форма ЕФС-1), но бумажная книжка будет вашим основным документом.

Что делать, если утеряна бумажная трудовая книжка, а электронная еще не велась?

Обратиться в отделение СФР с заявлением о восстановлении сведений о трудовой деятельности (на основании приказов, трудовых договоров, справок с места работы).
2. Получить в СФР выписку из ЭТК (или сведения для ее восстановления).
3. На основании этих документов работодатель оформит новую БТК (если сотрудник выбрал бумажный вариант) или продолжит вести ЭТК.

Обязан ли работодатель информировать сотрудника о записях в ЭТК?

Да. Работодатель обязан уведомить сотрудника о каждом внесении сведений в его ЭТК (прием, перевод, увольнение). Это можно сделать через служебную записку, email или личное сообщение. Рекомендуется иметь факт уведомления (например, подпись сотрудника на копии приказа).

Какой документ является основным для подтверждения стажа: ЭТК или БТК?

Электронная трудовая книжка является основным и единственным документом для подтверждения трудового стажа с 1 января 2026 года. Бумажная трудовая книжка, выданная сотруднику по его заявлению, имеет такую же юридическую силу, но ее данные должны в обязательном порядке дублироваться в ЭТК. В спорных ситуациях приоритет у сведений, находящихся в СФР.

Для кадровика ведение электронных трудовых книжек, это новая норма, требующая внимания к деталям, срокам и правильности данных. Ключевые правила:

• Всегда уточняйте волю сотрудника (заявление о выборе формата).
• Ведите отчетность (ЕФС-1) вовремя и без ошибок.
• Используйте актуальное ПО, интегрированное с СФР;
• Дублируйте записи в БТК и ЭТК, если это требуется по закону.
• Информируйте сотрудников и помогайте им получать доступ к своим данным через Госуслуги.

С 1 января 2026 года переходный период завершится, и электронный формат станет абсолютно доминирующим. Уже сейчас кадровикам необходимо действовать в рамках двойного ведения, чтобы к 2026 году все процессы были отлажены и соответствовали законодательству.

Примечание: Статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций всегда обращайтесь к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ, Федерального закона № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» и разъяснениям Минтруда и СФР.