С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у работников и работодателей появилось множество вопросов о том, какие документы необходимо представлять при приёме на работу. В данной статье подробно рассмотрим правовые основания, порядок действий и практические рекомендации.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной ТК, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина (ФИО, дата рождения, СНИЛС, данные о приёме, переводах, увольнении и т.д.). Информация хранится в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР, ранее ПФР) и доступна через личный кабинет на портале Госуслуг или специальные мобильные приложения.

Согласно пункту 3 статьи 66.1 ТК РФ, при приёме на работу сотрудник обязан предоставить работодателю сведения о своей трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен её. Это значит, что электронная форма полностью заменяет бумажную, если работник выбрал её и оформил соответствующее заявление.

Правовая база перехода на ЭТК

• Постановление Правительства РФ № 590 от – установило новые сроки представления в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности, на основе которых формируются электронные трудовые книжки.
• Приказ Минтруда России от № 713н – утвердил форму СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем), которую сотрудник с ЭТК представляет при приёме на работу.
• Статья 66.1 ТК РФ – регулирует порядок предоставления сведений о трудовой деятельности при приёме, переводе и увольнении.
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – определяет ведение электронных трудовых книжек в информационных ресурсах СФР.

Нужна ли бумажная трудовая книжка, если у сотрудника уже есть ЭТК?

Короткий ответ: нет, не нужна, если сотрудник официально отказался от ведения бумажной ТК и предоставил работодателю сведения из электронной книжки в установленной форме.

Однако на практике существуют нюансы:

1. Сотрудник не отказался от бумажной ТК.
   В этом случае работодатель обязан принять представленную бумажную книжку, сделать в ней запись о приёме на работу и вести её по прежним правилам. При этом данные всё равно должны быть переданы в СФР в электронном виде (форма СТД‑Р или СТД‑ПФР).
2. Сотрудник впервые поступает на работу в 2025 году и позже.
   По действующим нормам новым работникам не предоставляется выбор между бумажной и электронной формой – их трудовая деятельность ведётся исключительно в электронном виде. Работодатель получает сведения непосредственно с Единого портала госуслуг после подтверждения приёма через сервис Госуслуг.
3. Утрата или повреждение бумажной ТК.
   Если у поступающего на работу нет бумажной книжки по причине её утраты, повреждения или иной причины, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника (с указанием причины отсутствия) оформить новую трудовую книжку. При этом данные о трудовой деятельности вносятся в электронную ТК.

Таким образом, наличие электронной трудовой книжки снимает необходимость предоставлять бумажный документ, за исключением случаев, когда работник сам решил сохранить бумажную форму или когда законодательство прямо требует её ведения (например, для отдельных категорий работников, указанных в специальных нормативных актах).

Как сотрудник предоставляет сведения из ЭТК при устройстве на работу?

Порядок действий выглядит следующим образом:

1. Сотрудник заходит в личный кабинет на портале Госуслуг (или в приложении СФР) и формирует выписку из электронной трудовой книжки за нужный период (обычно за всю трудовую деятельность или за последний период, требуемый работодателем).
2. Выписка может быть предоставлена в электронном виде (PDF‑файл, XML и т.п.) или в виде бумажной распечатки – оба варианта имеют одинаковую юридическую силу.
3. К выписке прилагается заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма СТД‑Р). Заявление подписывается сотрудником и передаётся работодателю.
4. Работодатель проверяет полученные данные, сверяет их с информацией, полученной из СФР (при необходимости делает запрос в фонд), и оформляет трудовой договор, приказ о приёме на работу и другие локальные акты.
5. После успешной проверки работодатель в течение следующего рабочего дня направляет в СФР сведения о приёме на работу (форма СТД‑Р) и, если сотрудник отказался от бумажной ТК, уведомление о переходе на исключительно электронное ведение.

Важно: запись в электронную трудовую книжку появляется только после подтверждения приёма на работу через сервис Госуслуг и успешной проверки всех загруженных документов. До этого момента сведения считаются «предварительными» и не отражаются в ЭТК.

Что должен делать работодатель?

Работодатель обязан:

• Требовать от сотрудника сведения о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) или бумажную трудовую книжку.
• Сверять полученные данные с информацией из СФР (при необходимости направлять запрос).
• Оформлять трудовой договор и приказ о приёме на работу в обычном порядке.
• Передавать в СФР сведения о приёме (или увольнении) не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
• Вести учёт движения трудовых книжек (журнал или книга учёта) – в случае ведения бумажной ТК; при исключительно электронном ведении эта книга может не вестись, но рекомендуется фиксировать факт получения электронных сведений.
• Хранить копии полученных выписок и заявлений в личном деле сотрудника в течение срока, установленного законодательством (обычно 50 лет).

Особенности для сотрудников, впервые поступающих на работу в 2025 году

С 1 января 2025 года новому работнику, который никогда ранее не был застрахован в СФР, предоставляется только электронная трудовая книжка. Процедура выглядит так:

1. Сотрудник подаёт заявление о назначении СНИЛС и регистрации в СФР (если ещё не застрахован).
2. После регистрации в СФР формируется электронная трудовая книжка.
3. При приёме на работу работник предоставляет выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) и заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
4. Работодатель получает сведения непосредственно из Единого портала госуслуг после подтверждения приёма через сервис Госуслуг – это исключает риск подделки документа.

Таким образом, для таких сотрудников вопрос о необходимости бумажной ТК отпадает полностью.

Возможные риски и рекомендации

Несмотря на упрощение процедуры, следует учитывать следующие моменты:

• Сокрытие стажа до 2020 года.
  Если у сотрудника есть бумажная ТК с записями до 2020 года, а он перешёл на электронную форму только после этой даты, работодатель может не увидеть ранний опыт работы. Рекомендуется запрашивать у сотрудника выписку за весь период или запрашивать подтверждение из архивов бывших работодателей.
• Технические сбои.
  При формировании выписки через Госуслуги могут возникать задержки. Лучше заранее уточнить у сотрудника срок получения документа и, при необходимости, принять временную бумажную выписку, пока электронная не будет готова.
• Неправильное оформление заявления СТД‑Р.
  Ошибки в заявлении могут привести к отказам в приёме на работу или к штрафам со стороны СФР. Следует использовать актуальную форму, утверждённую Приказом № 713н, и проверять все реквизиты (ФИО, СНИЛС, даты, наименования работодателей);
• Хранение данных.
  Электронные выписки следует хранить в защищённом информационном ресурсе организации (с ограниченным доступом, резервным копированием) в соответствии с требованиями к защите персональных данных.

Электронная трудовая книжка полностью заменяет бумажную при условии, что сотрудник официально отказался от ведения бумажного документа и предоставил работодателю сведения из ЭТК в установленной форме (выписка + заявление СТД‑Р). В этом случае работодатель не обязан требовать бумажную ТК, однако должен:

• Принимать и проверять электронные выписки;
• Своевременно передавать сведения в СФР;
• Соблюдать порядок оформления трудового договора и приказа;
• Учитывать возможные нюансы (стаж до 2020 года, технические задержки, хранение данных).

Для сотрудников, впервые поступающих на работу в 2025 году и позже, бумажная трудовая книжка вовсе не предусмотрена – вся трудовая деятельность фиксируется исключительно в электронном виде.

Соблюдение вышеописанных правил позволит избежать правовых рисков, обеспечить корректное оформление трудовых отношений и гарантировать своевременное формирование пенсионных прав сотрудников.