Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина и служащих основанием для начисления пенсии, льгот и социальных гарантий. В данной статье рассматриваются исторические этапы её развития, текущие нормативные изменения, а также статистика использования бумажных и электронных вариантов трудовых книжек на 2026 год.
Исторический экскурс
- 1926 год – постановлением Совета Народных Комиссаров СССР трудовые книжки были заменены трудовыми списками.
- Середина XX века – возвращение к привычному формату трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности.
- 2019 год – принятие федеральных законов 439‑ФЗ и 436‑ФЗ, которые заложили основу для ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- 1 января 2020 года – ввод электронной трудовой книжки (ЭТК) в качестве дополнительного способа фиксирования трудовой истории.
Согласно информации из открытых источников, к настоящему времени (май 2026 г.) более 12 млн россиян выбрали электронную трудовую книжку вместо бумажной.
Структура и содержание трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из нескольких разделов:
- Личные данные – ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Сведения о работе – наименования работодателей, даты приёма, перевода, увольнения, должности с указанием структурного подразделения.
- Сведения о награждениях – информация о поощрениях, благодарностях, наградах.
В последних редакциях бланков трудовой книжки и вкладыша:
- Раздел «Сведения о работе» содержит 14 разворотов в книжке и 12 во вкладыше.
- Раздел «Сведения о награждениях» – 7 разворотов в книжке и 5 во вкладыше.
- Объём документа увеличен до размера паспорта, обложка украшена гербом Российской Федерации, общее количество страниц – 44.
Важно помнить, что вносить данные со слов работника в дубликат запрещено; все записи должны осуществляться на основании официальных документов (приказы, соглашения и т.д.).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Преимущества ЭТК
- Постоянный и удобный доступ к информации о трудовой деятельности через портал государственных услуг.
- Снижение риска потери или повреждения бумажного документа.
- Возможность быстрой выписки и предоставления данных работодателям, ПФР и другим учреждениям.
- Автоматическое обновление сведений при изменении места работы.
Как получить выписку из ЭТК
- Открыть портал государственных услуг (Госуслуги).
- Авторизоваться с использованием личной учётной записи (логин и пароль).
- Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка».
- Выбрать нужный период и сформировать выписку в PDF‑формате.
- Сохранить или распечатать документ по необходимости.
По данным на 2026 год, количество созданных и ликвидированных рабочих мест в организациях РФ продолжает отслеживаться в рамках государственной статистики, а сведения о трудовой деятельности граждан хранятся в цифровом виде в Социальном фонде России (СФР).
Статистика использования трудовых книжек
Ниже представлены ключевые показатели, отражающие текущее состояние как бумажных, так и электронных трудовых книжек:
| Показатель | Значение (на ) |
|---|---|
| Число россиян, выбравших ЭТК вместо бумажной | >12 млн человек |
| Общее количество созданных трудовых книжек (бумажных + электронных) за 2025 год | ≈ 3,8 млн |
| Количество аннулированных записей в ЭТК за 2025 год | 11 тыс. |
| Записей в ожидании оплаты (например, при оформлении дубликата) | 4 тыс. |
| Новых заявлений на выдачу дубликата трудовой книжки за 2025 год | 23 тыс. |
| Заявлений в обработке (на момент отчёта) | 1 тыс. |
| Всего обработанных запросов (с учётом новых, в обработке, завершённых и отклонённых) | ≈ 39 тыс. |
Эти цифры демонстрируют устойчивый рост популярности электронного формата и постепенное снижение доли исключительно бумажных трудовых книжек.
Практические рекомендации для работников и работодателей
Для работников
- Регулярно проверяйте актуальность данных в своей трудовой книжке (бумажной или электронной).
- При переходе на новую работу убедитесь, что работодатель сделает запись в течение пяти рабочих дней.
- При утере бумажной книжки немедленно обратитесь в отдел кадров предыдущего места работы для выдачи дубликата.
- Если вы используете ЭТК, сохраняйте логин и пароль от учётной записи на портале Госуслуг в безопасном месте.
Для работодателей
- Вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей на бумажном носителе, как того требует Минтруд (письмо от 5 … 2023 г.).
- Обеспечить своевременное внесение записей о приёме, переводе и увольнении сотрудников.
- При переходе сотрудника на электронную форму трудовой книжки предоставить ему необходимые реквизиты для доступа к личному кабинету на Госуслугах.
- Хранить копии всех приказов и соглашений, послуживших основанием для записей в трудовой книжке, в течение установленного срока (не менее 50 лет).
Трудовая книжка – это не просто формальность, а важный инструмент социальной защиты и пенсионного обеспечения. Переход на электронный формат значительно упрощает ведение и хранение сведений о трудовой деятельности, снижает административные нагрузки и повышает прозрачность процесса. Согласно последней статистике, уже более 12 млн россиян оценили преимущества ЭТК, и эта тенденция продолжает расти.
Соблюдение правил заполнения, хранения и предоставления данных из трудовой книжки гарантирует защиту прав работников и корректное начисление социальных выплат. Поэтому как работникам, так и работодателям следует уделять должное внимание этому документу, независимо от выбранного его вида – бумажного или электронного.