Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. С 1 января 2020 года в России параллельно с традиционной бумажной формой существует электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2026 года вступили в силу важные изменения, которые напрямую влияют на то, когда и что нужно подавать работнику.
Ключевые изменения с 2026 года
Согласно актуальным разъяснениям и нормам Трудового кодекса РФ (ст. 66, 66.1):
- Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не имевших трудового договора и не оформлявших трудовую книжку), трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Бумажный вариант им не выдается.
- Для всех остальных работников (имеющих стаж до 2026 года) сохраняется право выбора: они могут продолжить вести бумажную книжку или перейти на электронную.
Что такое электронная трудовая книжка?
Это не сам документ, а официальная запись в базе данных Социального фонда России (СФР). В ней хранятся все сведения о трудовой деятельности: приём, увольнение, должность, условия труда и т.д. Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР.
Какие сведения содержит ЭТК?
- Персональные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
- Информация о каждом работодателе (наименование, ИНН, ОГРН).
- Дата начала и окончания работы.
- Должность, структурное подразделение.
- Основание для приёма/увольнения (приказ, договор).
- Сведения о поощрениях и взысканиях (если они вносились).
Когда и кому нужно подавать заявление?
Здесь всё зависит от категории работника и выбранного формата.
Для новых сотрудников (принятых впервые в 2026 году)
Заявление не подаётся. Работодатель обязан самостоятельно в течение 5 рабочих дней с даты приёма на работу направить в СФР Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1). Это автоматически создаст электронную трудовую книжку. Бумажный бланк работнику не выдается.
2 Для действующих сотрудников (имеющих стаж до 2026 года)
Здесь есть два варианта:
Если работник хочет продолжать получать бумажную книжку, он должен подать работодателю письменное заявление об отказе от перевода на электронный формат.
Срок подачи: в любой момент, но важно понимать, что если заявление не подано, работодатель вправе перевести ведение на электронный формат, уведомив об этом работника.
Вариант Б: Переход на электронную книжку
Если работник согласен на ЭТК или не против перехода, специального заявления не требуется. Достаточно того, что работодатель начнёт направлять в СФР сведения по форме ЕФС-1. Однако для прозрачности рекомендуется подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки.
Как правильно оформить заявление об отказе от ЭТК?
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка: наименование работодателя, ФИО и должность руководителя (или в отдел кадров).
- «Заявление».
- Текст: чёткое указание на отказ от перевода трудовой книжки в электронный формат и просьба продолжать вести бумажную книжку. Можно сослаться на ст. 66.1 ТК РФ.
- Дата и подпись работника с расшифровкой (ФИО).
Образец:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.От специалиста Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу не переводить ведение моей трудовой книжки в электронный формат и продолжить её ведение на бумажном носителе в соответствии с частью 4 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ.
«___» __________ 20__ г.
_________________ / П.П. Петров /
Ответственность работодателя
Работодатель обязан:
- При приёме на работу уточнить у сотрудника его предпочтения по формату ведения трудовой книжки (если это не первый его работодатель в 2026 году).
- При наличии заявления об отказе, вести бумажную книжку и не передавать сведения в СФР по этому работнику.
- При отсутствии заявления — направлять сведения в СФР (вести ЭТК).
- При увольнении выдать работнику по его заявлению:
- Выписку из ЭТК (если велась электронная).
- Или трудовую книжку (если велась бумажная).
Штрафы за нарушение правил ведения трудовых книжек (в т.ч. за непредоставление сведений в СФР) предусмотрены для должностных лиц и организаций (ст. 5.27 КоАП РФ).
Таблица: Краткая инструкция по срокам и действиям
| Категория работника | Что нужно сделать? | Срок | Кто инициирует? |
|---|---|---|---|
| Новый сотрудник (первая работа в 2026 г.) | Автоматическое создание ЭТК. Бумажная книжка не выдается. | В течение 5 рабочих дней с даты приёма | Работодатель |
| Действующий сотрудник (стаж до 2026 г.), желающий бумажную книжку | Подать заявление об отказе от ЭТК | В любой момент до начала ведения ЭТК работодателем | Работник |
| Действующий сотрудник (стаж до 2026 г.), согласный с ЭТК | Ничего не подавать. Работодатель начнёт направлять сведения в СФР. | По инициативе работодателя | Работодатель |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я иметь и бумажную, и электронную книжку одновременно?
Нет. Одновременное ведение обоих форматов не предусмотрено. Если работник не подал заявление об отказе, работодатель переводит всё ведение в электронный формат. Бумажная книжка, если она была, после перехода изымается и хранится у работодателя как архивный документ.
Что делать, если я потерял бумажную книжку?
Необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Если ведение уже переведено на электронный формат, дубликат на бумаге не выдается. Вместо этого вы получите официальную выписку из ЭТК из СФР, которая имеет равную юридическую силу.
Как проверить, ведётся ли моя трудовая книжка в электронном виде?
Зарегистрируйтесь на портале Госуслуг или сайте Социального фонда России. В личном кабинете в разделе «Трудовая книжка» будут отображены все записи, если работодатель направлял о вас сведения.
А что с военными и другими специальными книжками?
Электронный формат касается только трудовых книжек обычных граждан; Книжки военных, моряков, водителей и т.д. регулируются отдельными нормативными актами и на данный момент не переводятся в электронный вид в рамках этой реформы.
Если вы впервые устраиваетесь на работу в 2026 году — будьте готовы к тому, что ваша трудовая книжка будет только электронной. Убедитесь, что работодатель направил о вас сведения в СФР.
Если у вас уже есть стаж — активно решайте, какой формат вам удобнее. Чтобы сохранить бумажную книжку, срочно подайте заявление об отказе от ЭТК.
Работодателям необходимо в первый день приёма на работу уточнять у сотрудника его выбор и действовать в строгом соответствии с его заявлением или отсутствием такового.
Всегда проверяйте актуальность записей в личном кабинете СФР. Это ваш главный инструмент контроля над своей трудовой историей.
Статья подготовлена на основе анализа законодательства РФ и актуальных разъяснений на 23 мая 2026 года. Для получения персональной консультации обращайтесь к юристу или в территориальный отдел Социального фонда;