Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный формат ведения учета трудовой деятельности работника, который постепенно вытесняет бумажные трудовые книжки. Переход на ЭТК регламентируется законом 439-ФЗ и является обязательным для всех работодателей. В этой статье мы подробно расскажем, как завести электронную трудовую книжку на сотрудника, какие шаги необходимо предпринять и какие преимущества это дает.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Она содержит ту же информацию о работнике: личные сведения, сведения о работодателях, должностях, стаже и приказах о приеме и увольнении. Основное отличие – ЭТК хранится в электронной форме на серверах Социального фонда России (СФР), а не у работника.
Преимущества использования электронной трудовой книжки
Переход на электронную трудовую книжку имеет ряд преимуществ как для работодателей, так и для сотрудников:
- Доступность: Сотрудник может в любой момент получить выписку из своей ЭТК через портал Госуслуг или сайт СФР.
- Безопасность: Электронная трудовая книжка защищена от подделок и повреждений.
- Удобство: Нет необходимости хранить бумажную трудовую книжку и беспокоиться о ее утере.
- Экологичность: Сокращение использования бумаги.
- Удаленная работа: ЭТК позволяет удобно вести учет трудовой деятельности удаленных сотрудников.
- Простота: Упрощение процессов ведения учета и предоставления информации.
Шаги по оформлению электронной трудовой книжки
Процесс оформления ЭТК на сотрудника состоит из нескольких этапов:
Получение заявления от сотрудника
Первым шагом является получение от сотрудника заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Заявление должно быть оформлено в письменной форме и содержать следующие данные:
- ФИО сотрудника
- Дата рождения
- Место работы
- Согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде
Заполнение данных в системе работодателя
Работодатель должен внести данные о сотруднике в систему ведения электронных трудовых книжек. Это можно сделать с помощью специализированного программного обеспечения или через портал Госуслуг.
Важно: При приеме на работу необходимо внести информацию о трудовой деятельности сотрудника на 1 января 2020 года, если он уже работал у работодателя.
Подписание заявления и передача в СФР
После заполнения данных в системе работодатель должен подписать заявление сотрудника и передать его в Социальный фонд России (СФР). Это можно сделать через портал Госуслуг или лично в отделении СФР.
Получение ЭТК сотрудником
После обработки заявления СФР выдает сотруднику доступ к его электронной трудовой книжке через портал Госуслуг или сайт СФР. Сотрудник должен активировать доступ, используя свой логин и пароль от портала.
Как вести электронную трудовую книжку
Ведение электронной трудовой книжки осуществляется работодателем с помощью специализированного программного обеспечения или через портал Госуслуг. Необходимо регулярно вносить сведения о приеме на работу, увольнении, переводах, изменениях в должности и заработной плате.
Важно: Работодатель обязан своевременно вносить сведения в ЭТК в соответствии с законодательством.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Получить выписку из электронной трудовой книжки можно через портал Госуслуг или сайт СФР. Для этого необходимо:
Войти в личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР.
Найти раздел «Трудовая книжка».
Выбрать период, за который необходимо получить выписку.
Загрузить выписку в формате PDF.
Что делать, если сотрудник отказывается от ЭТК?
В соответствии с законодательством, работодатель не может заставить сотрудника перейти на электронную трудовую книжку, если у него уже есть бумажная трудовая книжка. В этом случае необходимо продолжать вести трудовую книжку в бумажном виде.
Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Электронная трудовая книжка предоставляет сотрудникам и работодателям ряд преимуществ, упрощает процессы ведения учета и обеспечивает доступ к информации о трудовой деятельности. Соблюдение законодательства и своевременное внесение сведений в ЭТК – залог успешного перехода на новый формат ведения учета.
Полезные ссылки
- [Портал Госуслуг](https://www.gosuslugi.ru/)
- [Сайт Социального фонда России (СФР)](https://sfr.gov.ru/)
- [Закон РФ от N 103-ФЗ «О персональных данных»](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5046)
- [Федеральный закон от N 218-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учета трудовой деятельности»](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_183612/)
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов необходимо обратиться к квалифицированному юристу.