Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам уже давно доступен такой инструмент‚ как электронная трудовая книжка (ЭТК). Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника‚ куда работодатель вносит информацию о том‚ где‚ когда и сколько работал человек. Переход на электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже‚ что делает ЭТК невероятно удобным инструментом.
Однако‚ несмотря на очевидные плюсы‚ вокруг ЭТК до сих пор возникает множество вопросов. Один из самых частых — как правильно оформить письмо о электронной трудовой книжке и как подтвердить её наличие у сотрудника? В этой статье мы подробно разберем нюансы законодательства‚ сроки перехода и документальное оформление.
Краткая история внедрения ЭТК
Электронная трудовая книжка появилась в России несколько лет назад. Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей‚ так и сотрудников‚ которые не хотели переживать за сохранность бумажного документа.
- 2020 год: С момента введения электронной трудовой книжки начался переходный период. Работникам дали право выбора: остаться на бумажном носителе или перейти в цифровой формат.
- 2021 год: Стал переломным для кадровиков. С этого года при приеме на работу специалистов по кадрам обязали формировать данные только в электронном виде для новых сотрудников.
- 1 января 2026 года: В России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает‚ что трудовой стаж теперь будет подтверждаться преимущественно в электронном виде.
Что такое «письмо о электронной трудовой книжке»?
В контексте кадрового делопроизводства «письмо» может означать несколько вещей. Чаще всего под этим подразумевают:
- Уведомление работодателя: Письмо‚ которое компания обязана была направить сотрудникам в 2020 году с предложением перейти на ЭТК.
- Заявление работника: Письменное обращение сотрудника к работодателю о выборе формата (сохранение бумажной книжки‚ переход на ЭТК или отказ от бумажной версии при сохранении электронных данных).
- Официальные разъяснения Минтруда: Письма от Министерства труда РФ‚ которые проясняют спорные моменты ведения ЭТК.
Разъяснения Минтруда: на что обратить внимание?
Минтруд регулярно выпускает письма‚ регулирующие порядок работы с трудовыми книжками. Например‚ в письме от 5 числа (один из недавних разъясняющих документов) министерство напомнило важное правило: несмотря на полную цифровизацию сведений о стаже‚ вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе. Это означает‚ что даже если все сотрудники перешли на ЭТК‚ бумажный журнал учета для тех‚ кто сохранил физические книжки‚ должен заполняться по старинке.
Как подтвердить наличие у работника ЭТК?
С 2021 года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный бланк им больше не выдается. Но как работодателю подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки‚ если человек трудоустраивается после увольнения из другой компании?
Рассмотрев этот вопрос‚ специалисты пришли к следующему выводу: периоды работы для определения страхового стажа подтверждаются сведениями о трудовой деятельности‚ которые содержатся в информационных ресурсах Пенсионного фонда России (ныне — Социального фонда России). Работодатель может проверить данные через программы электронного документооборота (СБИС‚ Контур и др.) или запросив у работника выписку из СФР.
В каких ситуациях вести ЭТК нельзя?
Несмотря на то‚ что с 2021 года при приеме на работу кадры должны заполнять только электронные трудовые книжки‚ в некоторых ситуациях вести их невозможно или запрещено законом. К таким случаям относятся:
- Работа с государственными тайнами или допуск к сведениям особой важности.
- Служба в органах внутренних дел‚ Росгвардии и других силовых структурах‚ где порядок учета стажа регулируется отдельными ведомственными приказами.
В этих случаях подтверждение стажа идет исключительно через бумажные носители и ведомственные архивы.
Личный опыт: почему ЭТК — это удобно
Многие россияне уже оценили нововведение. Как отмечает одна из работниц: «Помню‚ когда на работе предложили перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ я обрадовалась. В XXI веке живем‚ кругом цифровизация‚ зачем нам залежи пыльных бумаг‚ которые можно потерять или испортить?»
Действительно‚ главный плюс ЭТК — безопасность. Больше не нужно бояться‚ что при переезде или смене работы документ потеряется‚ в него попадет вода или его испортит неаккуратный кадровик.
Переход на электронные трудовые книжки — это не просто дань моде‚ а необходимый шаг к прозрачности и безопасности трудовых отношений. Помните главное:
- С 1 января 2026 года переходный период завершен‚ цифровой стаж становится основным.
- Подтвердить наличие ЭТК можно через выписку из СФР или системы электронного документооборота.
- Книги учета движения бумажных трудовых книжек по-прежнему ведутся на бумаге (согласно письмам Минтруда).
- Впервые трудоустраивающимся с 2021 года бумажная книжка не выдается.
Своевременное и правильное оформление писем‚ заявлений и уведомлений по поводу ЭТК избавит как работодателя‚ так и работника от множества бюрократических проблем в будущем.