С 1 января 2021 г. в России начал действовать переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 г. для всех граждан, впервые устраивающихся на работу после этой даты, бумажная трудовая книжка не заводится – сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде. Ниже – подробное руководство для соискателей и работодателей о том, как правильно оформить прием на работу впервые с электронной трудовой книжкой.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это информационная система, в которой хранятся сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях и других трудовых событиях работника. Данные размещаются в личном кабинете гражданина на портале Госуслуги и доступны как работнику, так и его текущему или потенциальному работодателю.

• Ведение осуществляется Социальным фондом России (СФР).
• Доступ к сведениям возможен через подтверждённую учётную запись на Госуслугах.
• ЭТК полностью заменяет бумажный аналог для лиц, впервые поступающих на работу после .

Кто обязан оформлять ЭТК при первом приёме на работу?

Согласно ФЗ‑439 «О трудовых книжках» и поправкам, вступившим в силу с :

1. Граждане, которые впервые начинают трудовую деятельность после .
2. Лица, ранее имевшие бумажную трудовую книжку, но подавшие заявление о переходе на электронный формат (до ).

Для всех остальных сотрудников (устроенных до ) бумажная книжка может сохраняться, но работодатель обязан вести параллельно электронный учёт в СФР.

Подготовка соискателя: что нужно иметь перед первым днём работы

Чтобы процесс оформления ЭТК прошёл без задержек, соискатель должен подготовить следующий набор документов:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал и копия).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
• Документы об образовании и/или квалификации (диплом, аттестат, сертификаты – по требованию вакансии).
• Подтверждённая учётная запись на портале Госуслуги (уровень доверия «Подтверждённый»).
• Заявление о согласии на ведение трудовой деятельности в электронном виде (можно подать через работодателя или в МФЦ).

Если у кандидата уже есть электронная трудовая книжка, он должен предоставить выписку из ЭТК (формат СТД‑Р или СТД‑СФР) – документ, подтверждающий отсутствие бумажного варианта и наличие электронного учёта.

Действия работодателя при приёме на работу впервые с ЭТК

Подготовка внутренних процессов

• Назначить ответственного специалиста (кадровика, HR‑менеджера) за ведение электронных трудовых книжек и взаимодействие с СФР.
• Обеспечить доступ к личному кабинету работодателя на портале Госуслуги (или через систему 1С:ЗУП, если используется).
• Разработать внутреннюю инструкцию по приёму сотрудников с ЭТК (включая шаги проверки документов и подачи сведений в СФР).

Приём документов от нового сотрудника

• Проверить подлинность паспорта и СНИЛС.
• Убедиться, что у кандидата есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах (можно попросить показать код из SMS или вход в личный кабинет).
• Если сотрудник заявляет, что у него уже есть ЭТК, запросить выписку СТД‑Р/СТД‑СФР и сверить её с данными в личном кабинете работодателя.
• Получить письменное согласие сотрудника на ведение трудовой деятельности в электронном виде (заявление можно оформить в свободной форме или использовать типовой бланк, предоставленный СФР).

Оформление приказа о приёме на работу

В приказе указывается, что трудовые отношения оформляются с ведением электронной трудовой книжки. Пример формулировки:

«Принять на работу … с оформлением электронной трудовой книжки в соответствии с Федеральным законом от № 439‑ФЗ».

Передача сведений в Социальный фонд России

Согласно пункту 2 статьи 66 ТК РФ, работодатель обязан в течение одного рабочего дня после приёма сотрудника направить в СФР сведения о приёме на работу (формат ЕФС‑1). При наличии ЭТК эта передача осуществляется автоматически через личный кабинет работодателя на Госуслугах или через интеграцию с 1С.

• Заполнить форму ЕФС‑1 (раздел «Сведения о приёме на работу»).
• Указать, что сотрудник ведёт трудовую деятельность в электронном виде (поле «Форма ведения трудовой книжки» – «Электронная»).
• Отправить заявление в СФР и сохранить подтверждение о приёме (извещение о принятии сведений).

Информирование сотрудника

После успешной передачи сведений в СФР работник получает уведомление в личном кабинете Госуслуг о том, что его трудовая деятельность начала учитываться в электронном виде. Работодатель также выдаёт сотруднику выписку из ЭТК (СТД‑Р) по запросу.

Преимущества электронной трудовой книжки для работника и работодателя

Для работника

• Мгновенный доступ к своей трудовой истории в любое время через Госуслуги.
• Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа.
• Упрощённая процедура получения выписок и подтверждений при приёме на новую работу, получении кредита, оформлении пенсии.
• Возможность оперативно исправлять неточности (через работодателя или напрямую в СФР).

Для работодателя

• Снижение расходов на хранение, ведение и выдачу бумажных трудовых книжек.
• Уменьшение вероятности ошибок при ручном вводе данных.
• Быстрое получение актуальной информации о трудовом стаже сотрудника (например, при планировании отпусков или расчёте больничных).
• Автоматизация взаимодействия с СФР через электронный документооборот.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, для сотрудников, принятых до , допускается ведение обоих форматов. Однако с для новых сотрудников бумажная книжка не заводится.

Что делать, если у кандидата нет подтверждённой учётной записи на Госуслугах?

Сотрудник должен пройти процедуру подтверждения личности (через МФЦ, банк или почту России) перед первым днём работы. Работодатель может помочь с направлением в МФЦ, но ответственность за получение подтверждённой записи лежит на гражданине.

Нужно ли получать согласие сотрудника на переход на ЭТК, если он впервые устраивается на работу после ?

Согласие не требуется, поскольку законом предусмотрено обязательное ведение трудовой деятельности в электронном виде для данной категории граждан. Тем не менее, получение письменного подтверждения считается хорошей практикой и упрощает взаимодействие с СФР.

Как проверить, что у кандидата действительно электронная трудовая книжка?

Попросите предоставить выписку СТД‑Р/СТД‑СФР или войти вместе с кандидатом в его личный кабинет на Госуслугах и показать раздел «Трудовая деятельность». Отсутствие записи о бумажной книжке и наличие электронных записей подтверждают факт ЭТК.

Какие штрафы предусмотрены за несвоевременную передачу сведений в СФР?

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, за непредставление или несвоевременное представление сведений о приёме (увольнении) работника может быть наложен штраф от 5 000 до 10 000 рублей на должностное лицо и от 50 000 до 100 000 рублей на организацию.

Пошаговая инструкция для работодателя (кратко)

1. Назначить ответственного за ЭТК.
2. Проверить, что у соискателя есть подтверждённая учётная запись на Госуслуги.
3. Получить паспорт, СНИЛС, документы об образовании и, при наличии, выписку СТД‑Р/СТД‑СФР.
4. Получить письменное согласие на ведение трудовой деятельности в электронном виде (если требуется).
5. Оформить приказ о приёме с указанием «электронная трудовая книжка».
6. В течение одного рабочего дня заполнить и отправить форму ЕФС‑1 в СРФ через личный кабинет Госуслуг или 1С.
7. Сообщить сотруднику о successful submission и предоставить выписку из ЭТК по запросу.
8. Архивировать все полученные документы в соответствии с внутренней политикой хранения персональных данных.

Приём на работу впервые с электронной трудовой книжкой – это не просто формальность, а важный шаг к цифровизации трудовых отношений в России. Для соискателя это означает удобство и безопасность хранения своей трудовой истории, а для работодателя – снижение административной нагрузки и повышение точности учёта. Следуя представленным рекомендациям и нормативным требованиям, обе стороны смогут избежать ошибок, штрафов и задержек, а процесс трудоустройства пройдёт быстро и прозрачно.

Статья актуальна на 23 мая 2026 г. (данные из открытых источников и законодательства РФ на указанную дату).