С 2020 года в Российской Федерации действует система электронной трудовой книжки (ЭТК), которая хранится в Социальном фонде России (СФР)․ Благодаря этому работодатель может оформить приём на работу даже если у сотрудника нет бумажного трудового книжка․ Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок действий и практические рекомендации․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 65․1) – допускает ведение трудовых отношений в электронном виде․
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О трудовой книжке» – вводит электронную трудовую книжку и порядок её ведения․
- Приказ Минтруда России от № 669н – утверждает форму СЗВ‑ТД и порядок её заполнения․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это персональный учёт трудовой деятельности гражданина, который ведётся в информационной системе Социального фонда․ В ней содержатся:
- личные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях;
- информация о периодах работы, должностях, окладах (по желанию работодателя)․
Доступ к ЭТК имеют сам работник (через личный кабинет на портале Госуслуги или сайт СФР) и работодатель (через свой личный кабинет в системе СФР)․
Когда можно принять на работу без бумажной трудовой книжки?
Приём на работу без выдачи бумажного трудового книжка допустим, если:
- работник даёт согласие на ведение его трудовой деятельности в электронном виде;
- у работника есть СНИЛС (если его нет – необходимо оформить в ПФР/СФР);
- работодатель имеет доступ к системе СФР и может внести запись о приёме․
Если сотрудник настаивает на бумажном варианте, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента приёма․
Пошаговая процедура приёма на работу без трудовой книжки
Подготовка документов от кандидата
- Запрос паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность)․
- Получение СНИЛС (если отсутствует – направить кандидата в отделение СФР для оформления)․
- Получение согласия на ведение трудовой деятельности в электронном виде (можно оформить как отдельное заявление или включить в трудовой договор)․
Оформление трудового договора
В трудовом договоре указываем:
- что трудовая деятельность будет отражаться в электронной трудовой книжке;
- обязанность работодателя внести запись о приёме в систему СФР не позднее пяти рабочих дней с даты начала работы;
- право работника получить выписку из ЭТК или запросить выдачу бумажного трудового книжка․
Внесение записи в электронную трудовую книжку
- Работодатель заходит в личный кабинет на портале Госуслуги → «Социальный фонд» → «Электронная трудовая книжка»․
- Выбирает раздел «Сформировать СЗВ‑ТД»․
- Заполняет форму:
- тип мероприятия – «Приём на работу»;
- дата приёма;
- должность, подразделение, условия труда;
- отметка «Отразить в трудовой книжке» (автоматически ставится)․
- Подписывает электронным подписью (УКЭП) и отправляет в СФР․
- Система формирует запись в ЭТК и отправляет уведомление работнику в его личный кабинет․
Информирование сотрудника
После успешной отправки СЗВ‑ТД работодатель должен:
- предоставить сотруднику копию отправленной формы (можно распечатать или направить в электронном виде);
- уведомить о возможности получения выписки из ЭТК через портал Госуслуги;
- при запросе выдать бумажную трудовую книжку (если сотрудник настаивает)․
Особенности и возможные сложности
Отсутствие СНИЛС
Если у кандидата нет СНИЛС, работодатель не может внести запись в ЭТК․ В этом случае:
- помогаем сотруднику оформить СНИЛС (через МФЦ, портал Госуслуги или отделение СФР);
- после получения СНИЛС повторяем процедуру внесения записи․
Отказ от электронной формы
Согласно ст․ 66 ТК РФ, работник имеет право требовать ведения трудовой книжки в бумажном виде․ В таком случае:
- выдаём трудовую книжку и делаем в ней запись о приёме;
- одновременно можно вести параллельно электронную учёт (не запрещено)․
Иностранные работники
Для иностранных граждан, работающих по патенту или разрешению на работу, также возможен приём без бумажной трудовой книжки, если у них есть СНИЛС (оформляется после получения разрешения на работу)․ Запись в ЭТК делается аналогично․
Преимущества электронной трудовой книжки для работодателя
- Снижение расходов на бланки и хранение бумажных документов․
- Быстрое внесение и доступ к данным о трудовой деятельности․
- Возможность оперативной выдачи выписок сотруднику по запросу․
- Сокращение рисков потери или повреждения документа․
Приём на работу работника без трудовой книжки полностью легален при условии использования электронной трудовой книжки и получения согласия сотрудника․ Процедура регламентирована Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 79‑ФЗ и приказом Минтруда № 669н․ Соблюдая представленные шаги, работодатель обеспечит корректное оформление трудовых отношений, minimises риски штрафов и упростит кадровый учет․
Помните: ключевой момент – получение явного согласия сотрудника на ведение его трудовой деятельности в электронном виде и наличие у него СНИЛС․ Без этих условий запись в ЭТК невозможна, и потребуется оформление традиционной бумажной трудовой книжки․