С 1 января 2020 года в России стартовала масштабная реформа по переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году этот процесс стал полностью устоявшейся нормой. Сегодня мы подробно разберем, как правильно вести учет, какие существуют правила для новых сотрудников и как работодателям взаимодействовать с Социальным фондом России (СФР), чтобы избежать штрафов.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это не отдельный файл или документ на руках у работника, а информационная система, содержащая сведения о трудовой деятельности гражданина. Эти данные хранятся в базе Социального фонда России (ранее ПФР).
С 1 января 2021 года цифровая версия стала основной и обязательной для определенных категорий работников. Бумажный формат сохраняется только для тех, кто сделал выбор в его пользу до конца 2020 года и продолжил его вести параллельно.
Кому и как заводят электронную трудовую?
Правила оформления зависят от даты первого трудоустройства сотрудника:
Сотрудники, впервые устраивающиеся на работу с 1 января 2021 года
Для этой категории работников бумажные трудовые книжки не заводятся вообще. Вся информация об их стаже формируется исключительно в электронном виде. Работодатель обязан передавать сведения в СФР, а сотрудник может получить выписку (форму СТД-Р) по запросу или при увольнении.
Сотрудники, работавшие до 2021 года
Для них действовал переходный период (до конца 2020 года), когда нужно было выбрать формат:
- Оставили бумажную: Работодатель ведет бумажную книжку и параллельно сдает отчетность в электронном виде в СФР.
- Выбрали электронную: Бумажная книжка выдается работнику на руки, а дальнейший стаж фиксируется только в цифровом формате.
Важно: Перевести сотрудника, который вел бумажную книжку, полностью на электронную (без дублирования в бумаге) можно было только по его заявлению до конца 2020 года. В 2026 году для тех, кто сохранил бумажный вариант, работодатель обязан вести оба формата параллельно.
Обязанности работодателя: пошаговый алгоритм
Работодатель является основным источником формирования электронной трудовой книжки. Вот что необходимо делать:
- Регистрация событий: При приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении работодатель должен зафиксировать эти события.
- Передача данных в СФР: Сведения передаются в Социальный фонд в электронном виде. Обычно это делается ежемесячно (форма ЕФС-1), но при приеме и увольнении отчетность сдается не позднее следующего рабочего дня.
- Выдача формы СТД-Р:
- При увольнении работодатель обязан выдать работнику форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) в последний день работы.
- По письменному заявлению сотрудника форма СТД-Р выдается и в период работы.
- Исправление ошибок: Если в электронную базу внесены неверные данные, работодатель должен оперативно подать корректирующий отчет.
Как работнику получить информацию из ЭТК?
Сотрудник в любой момент может проверить свой стаж и правильность записей. Доступны следующие способы:
- Через портал Госуслуги (заказ выписки).
- В клиентской службе Социального фонда России.
- У работодателя (получение формы СТД-Р).
- В МФЦ.
Частые вопросы и важные нюансы 2026 года
Что делать, если в электронной книжке ошибка?
Необходимо обратиться к работодателю, допустившему ошибку. Он обязан подать в СФР корректирующие сведения. После обновления базы данных работник сможет получить актуальную выписку.
Можно ли полностью отказаться от бумажной книжки, если она велась?
Если сотрудник ранее выбрал ведение бумажной трудовой книжки, изменить этот выбор в 2026 году уже нельзя. Работодатель обязан продолжать вносить записи в бумажный документ и одновременно передавать данные в электронном виде.
Где хранится оригинал?
Оригинал электронной трудовой книжки хранится в информационной системе Социального фонда России. Работодатель лишь передает сведения, а работник получает выписки.
Ответственность за нарушения
Нарушение порядка ведения, хранения и передачи сведений об электронных трудовых книжках влечет за собой административную ответственность. Штрафы могут быть наложены как на должностных лиц, так и на организацию в целом. Особенно строго контролируются сроки подачи отчетности при приеме и увольнении сотрудников.
Резюмируя: Электронная трудовая книжка в 2026 году — это основной инструмент фиксации трудового стажа для новых сотрудников и обязательный цифровой двойник для опытных специалистов. Грамотное ведение ЭТК требует от работодателя внимательности к срокам передачи данных в СФР и правильного оформления форм СТД-Р.